Jak napisać pismo przewodnie?

Na stanowisku asystentki lub sekretarki często trzeba napisać list przewodni. Jak napisać pismo przewodnie i co to w ogóle jest? 
via: Public Domain Pictures
Pismo przewodnie, to krótkie pismo wyjaśniające lub wprowadzające. Pisze się je zwykle przy dostarczaniu do urzędu, instytucji, firmy, osoby prywatnej jakiegoś dokumentu. 

List przewodni może być dołączony do:
  • formularza (np. PIT, CIT),
  • oferty,
  • umowy,
  • faktury, 
  • zgłoszenia na konferencję,
  • materiałów reklamowych, 
  • wielu innych dokumentów.

Pismo przewodnie ma spełniać 3 główne zadania i wyjaśnić:

  1. Co jest dołączone do pisma. 
  2. W jakim celu przesyłamy ten dokument. 
  3. Czego oczekujemy od adresata. 
Pisząc list przewodni postaw się w miejscu adresata, który otwiera list np. z jakąś umową. Bez listu przewodniego, musiałby bardzo uważnie się w nią wczytać, żeby dowiedzieć się czym jest, czego dotyczy i co ma z nią zrobić. 

Pismo przewodnie pozwoli przekazać asystentce lub sekretarce drugiej strony szybko przekierować dokument do właściwej osoby w firmie, albo odpowiednio go zarchiwizować. 

Jak napisać list przewodni? 
Pismo przewodnie musi być krótkie i rzeczowe. 
  1. Rozpocznij od zwrotu grzecznościowego (np. Szanowni Państwo). 
  2. Napisz co wysyłasz i w jakiej ilości: W załączeniu przesyłam 3 egzemplarze oferty (1 oryginał i 2 kopie).
    W tej części możesz powołać się na rozmowę, wcześniejszą prośbę adresata - W nawiązaniu do Państwa pisma z dnia 5 września 2016 roku w załączeniu przesyłam ofertę na zakup oprogramowania do fakturowania. 
  3. Napisz, czego oczekujesz od adresata: Po zapoznaniu się z ofertą proszę o informację zwrotną na adres email - monika.nowak@xxxx.pl 
    Ta trzecia część nie jest konieczna. Możesz po prostu napisać co jest zawartością załączonych dokumentów i nie musisz wyjaśniać, co należy z nimi robić. 
  4. Zakończ zwrotem grzecznościowym i podpisem. Z poważaniem, Pimpuś Sadełko. 

Przykładowy list przewodni:


Firma XXXX
ul. Łódzka 1
90-000 Łódź

Szanowni Państwo, 
w załączeniu przesyłam dwa egzemplarze umowy 123/2016 dotyczącej organizacji konferencji w dniach 15-16 października 2016. 
Uprzejmie proszę o podpisanie obu egzemplarzy i odesłanie jednego z nich na nasz adres firmowy.  

Z poważaniem, 
Monika Nowak


Czy zdarzyło Ci się pisać listy przewodnie? Napisz, czy coś szczególnego sprawiało Ci przy tym trudność. Jeśli chcesz mnie o coś zapytać - napisz do mnie w komentarzu lub na adres fiszermonika@interia.pl 
Udostępnij ten wpis, innym ta wiedza też może się przydać. 

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!