Agenda, czyli porządek lub program spotkania, to bardzo ważny aspekt każdego spotkania i stanowi istotną część jego przygotowania i planowania. Pomaga ona w sposób efektywny poprowadzić rozmowy, ustalić priorytety i stanowi dobrą checklistę podczas spotkania.
Poniżej znajdziesz moje wskazówki, co jest ważne w jej sporządzaniu.
 |
| via: Pexels |
Dobra agenda:
- zawiera informacje: o czym jest spotkanie i podsumowanie tematów, które będą poruszane
- przypisuje tematy do osób odpowiedzialnych za nie
- pomaga zachować porządek w trakcie spotkania
Przy budowaniu agendy nie jest ważne ile osób bierze udział w spotkaniu - jest ona ważna przy spotkaniu dwuosobowym i dwudziestoosobowym.
1.
Kiedy widzisz potrzebę zorganizowania spotkania, spisz najważniejsze punkty do poruszenia i stwórz szkic agendy.
2.
Wyślij zaproszenia uczestnikom i poinformuj ich o porządku obrad.
3.
Zachęć ludzi do udziału w redagowaniu agendy, poproś ich o napisanie notatek i skomentowanie szkicu.
Ten punkt można opuścić, jeśli uczestników będzie dużo - według powyżej 5 uczestników spotkania już warto się zastanowić, czy prosić o uwagi do agendy. Sama rozmowa o kształcie porządku obrad może się nadmiernie rozciągnąć.
4.
Upewnij się, że porządek obrad nie rozrasta się zanadto i że trzyma się najważniejszego punktu spotkania. Pamiętaj, że czas spotkania jest ograniczony, więc nie warto zawierać zbyt wielu punktów w agendzie. Jeśli masz za dużo ważnych tematów do poruszenia, rozważ zorganizowanie dwóch spotkań zamiast jednego, lub wydłuż czas spotkania.
5.
Wydrukuj kilka kopii agendy, tak aby każdy uczestnik spotkania miał ją przed sobą. Wtedy łatwiej będzie trzymać się ustalonego porządku, a i notatki będzie można robić bezpośrednio na tym papierze.
6.
Agenda nakreśla ramy spotkania. Prowadź spotkanie trzymając się tego porządku i zwróć też uwagę innym, żeby trzymali się harmonogramu, szczególnie jeśli rozmowa zaczyna schodzić na manowce.
7.
Na koniec spotkania podsumuje wszystkie omówione problemy (pomoże Ci w tym agenda) i poproś o uwagi i ewentualne sugestie dotyczące potencjalnych tematów na następne spotkanie.
Często pracownicy narzekają na nieefektywność spotkań i że przez ich nadmiar nie mogą normalnie pracować. Jak to wygląda w Twojej pracy? Macie dobrze przygotowane agendy? Masz wpływ na przebieg spotkań? Pisz w komentarzu, lub na fiszermonika@interia.pl
Komentarze
Prześlij komentarz
Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!