Jak napisać pismo? - układ pisma

Na stanowiskach asystentki, sekretarki i office managera dużą część zakresu obowiązków stanowi redagowanie pism. Znajomość tej sztuki jest więc istotna, jeśli chcesz dobrze wykonywać zadania.

 

Poniżej przedstawiam kilka porad.

Format

Pisma oficjalne pisze się na kartkach formatu A4. Drukuje się w układzie pionowym, jednostronnie.

Ustaw marginesy

Marginesy służą temu, aby bezpiecznie wpiąć pismo do segregatora, aby tekst był czytelny nawet w razie zniszczenia brzegów kartki oraz czytelności pisma. Standardowo należy ustawić marginesy następująco:

• lewy - od 2,5 cm do 3 cm
• prawy - od 1 cm do 1,5  cm
• górny - od 1,5 cm do 2 cm
• dolny - od 2 do 3 cm.

Forma pisma

Ma ona trzy główne składniki:

• układ graficzny

Układ pism wychodzących na zewnątrz firmy jest podobno (nie czytałam jej nigdy) ustalony Polską Normą (PN-83/P-55366), która określa następujące części składowe pisma

1. Nagłówek
   
   Nagłówek to dane nadawcy. Często nagłówek jest elementem stałym papieru firmowego. Z reguły firmy mają papier firmowy - czyli papeterię z nadrukowanymi danymi firmy w nagłówku i stopce. W takim przypadku nie trzeba w treści pisma uwzględniać danych nadawcy. Jeśli redagujesz pismo w firmie, w której nie ma papieru firmowego - to zawsze trzeba pamiętać o danych nadawcy, czyli firmy.
2. Pole adresata (nazwa i adres)
   Edit: jak zwróciła uwagę Ania z bloga Dzieci i Pieniądze, nie napisałam, gdzie powinno się znaleźć pole adresata. Z reguły w Polsce umieszcza się to pole po prawej stronie pisma, tuż pod datą. O tak:
   
3. Znaki powoławcze (nr pisma, wasz znak, nasz znak, data)
   
   W pismach firmowych nie zawsze się używa znaków powoławczych  - to są często znaki sprawy, sygnatury sądowe, liczby z dziennika korespondencji. Takie znaki, symbole, potrafią przyporządkować list do sprawy, łatwo znaleźć pismo, ciąg chronologiczny całej korespondencji.
   Zawsze należy w prawym górnym rogu pisma wpisać miejscowość i datę sporządzenia pisma.
   
   W Polsce datę wpisuje się w kilku formatach:
   Łódź, dnia 22 lutego 2016 roku
   Łódź, 22 lutego 2016 roku (tego formatu ja zawsze używam)
   Słowną nazwę miesiąca można zastąpić liczbą
   Łódź, 22.02.2016 roku 
4. Określenie przedmiotu sprawy
   To jest taki jakby tytuł pisma, który często wygląda tak:
   
   Dotyczy: zwrotu weksli in blanco dotyczących umowy numer WTF/123/2016
   Sprawa: zapytanie o ofertę
5. Treść
   
   Treść oczywiście zależy od zawartości merytorycznej pisma. Skupię się tu tylko na układzie graficznym - treść powinna być rozłożona jasno i czytelnie. Wyjustowana od marginesu do marginesu, podzielona na akapity (ja preferuję pisma w układzie blokowym, oddzielając akapity od siebie odstępami jednego wiersza) - czyli jak najbardziej czytelna. 
6. Podpis
   Na który składają się sformułowania typu:
   Z wyrazami szacunku,
   Łączę wyrazy szacunku,
   Z poważaniem,
   
   
   Po każdym z powyższych zwrotów grzecznościowych nastąpić powinien przecinek, a w kolejnym wierszu poniżej - odręczny podpis sporządzającego. 
7. Elementy dodatkowe
   Te elementy to z reguły:
   lista załączników; lista dołączonych do pisma dodatkowych wyjaśnień, np.:
   1. Kopia dowodu osobistego Moniki Moniczyńskiej.
   2. Wypis z Krajowego Rejestru Sądowego dotyczący czegoś tam czegoś.
   rozdzielnik: lista osób, do których jedno i to samo pismo zostało skierowane, np. :
   1.  Sąd Rejonowy XX Wydział Gospodarczy Łódź Śródmieście
   2.  Kancelaria Notarialna Marian Marianowicz
   3.  Monika Moniczyńska 

• rozkład treści

Podzielę treść na 3 akapity:

1. Czemu piszę
   W pierwszym akapicie napisz, czemu piszesz pismo:
   W odpowiedzi na Państwa pismo z dnia 12 lutego 2016 roku, dotyczącego wezwania do stawienia się na rozprawie sądowej, niniejszym informuję.
   
   W nawiązaniu do rozmowy telefonicznej z dnia 12 lutego 2016 roku z panią Moniką Moniczyńską, zwracam się do Państwa z następującą sprawą.
   
   W odpowiedzi na ogłoszenie w portalu internetowym www.pracuj.pl z dnia 2 lutego 2016 niniejszym składam moją aplikację na stanowisko Asystentki Zarządu. 
2. Co chcę przekazać
   Tu masz miejsce na Twój przekaz. W poprzednim akapicie były wyjaśnienia - w odpowiedzi na co piszesz. Teraz jest miejsce, żeby zawrzeć sens pisma.
   
   W dniu przez Państwa wyznaczonym na rozprawę sądową nie mogę stawić się w sądzie, ponieważ w tym terminie mam wykupiony bilet na wakacje, których nie mogę przełożyć (do pisma załączam kserokopię biletu lotniczego). Proszę o przełożenie rozprawy na inny termin 
   
   
   W wyżej wspomnianej rozmowie telefonicznej otrzymałam ofertę zakupu czegoś tam czegoś w cenie 20 000 zł. Uprzejmie proszę o wykasowanie moich danych z Państwa bazy i nie przekazywanie do mnie Państwa ofert handlowych.
3. Konkluzja
   Krótkie podsumowanie pisma oraz zwrot grzecznościowy z prośbą o rozwiązanie sprawy:
   
   Uprzejmie proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
   
   Mając nadzieję na osobiste spotkanie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, pozostaję do Państwa dyspozycji. 

• pisownia

Pamiętaj o ortografii, gramatyce i interpunkcji. Warto też pozbyć się sierot (jednoliterowych wyrazów na końcu wiersza, spójniki, przyimki). 

Jeśli chcesz o coś spytać w tej sprawie, lub w innej - pisz w komentarzach. 

*zdjęcie via Pexels