Jak napisać odmowę wsparcia finansowego? Przykłady

Jako asystentka odbieram korespondencję kierowaną do zarządu firmy, co oznacza także wiele próśb o wsparcie. Na mnie spoczywał obowiązek odpowiedzi na każdą z tych próśb. Listy były różne - z wnioskiem o przekazanie pieniędzy na leczenie, o pomoc fundacji, o szkolenia.

via: Free Stock Photos

Po ustaleniu z przełożonymi jakichś ogólnych zasad wiedziałam, że na niektóre z tych próśb z góry będziemy odpowiadać odmownie. Na inne odpowiadałam po konsultacji, wielokrotnie odmownie. Każdorazowo był to dla mnie spory dyskomfort. Dość często stawiałam się w skórze osób wysyłających te prośby, a dla mnie to niełatwe zadanie prosić o pomoc. Ta empatia sprawiała, że do odpowiedzi, szczególnie tych odmownych przygotowywałam się skrupulatnie i ważyłam każde słowo.
Uważam, że odmowa napisana w sposób odpowiedni, może budować pozytywny wizerunek firmy. 

Poniżej znajdziesz moje wskazówki.

Przede wszystkim uważam, że dobrą praktyką jest odpowiadać na wszystkie wnioski. Według mnie brak odpowiedzi na maile, listy, czy nieodbieranie telefonów buduje bardzo negatywną opinię. Odpowiadać wypada, niezależnie od podjętej decyzji dotyczącej sponsoringu, czy wsparcia charytatywnego. Natomiast wspierać warto wyłącznie wybrane projekty. Pozytywna odpowiedź na każdą prośbę o wsparcie skończyłaby się bankructwem.

Polityka CSR

Warto mieć politykę CSR (politykę społecznej odpowiedzialności), która mogłaby wskazywać sfery działań, które firma wspiera. Mając taką politykę łatwiej jest powołać się na jej zapisy, które jasno regulują jakie inicjatywy odrzucamy.

Jak napisać taką politykę to temat na osobny wpis, a nawet nie jeden.

Przeczytaj

Przeczytaj każdą wiadomość. Nie traktuj pobłażliwie i lekceważąco wiadomości, które mają w tytule PROŚBA O WSPARCIE (lub podobnie), ponieważ ta konkretna prośba może zainteresować Ciebie, albo Twoją firmę. Może okazać się ciekawym projektem, albo być wyjątkowo poruszająca. 

Przeanalizuj

Przeanalizuj prośbę. Czego dotyczy prośba, czy dla Twojej firmy udzielenie wsparcia będzie miało jakąś wartość dodaną prócz satysfakcji udzielenia pomocy? Rozważ rozgłos o firmie, reklamę, którą często wnioskodawcy oferują w zamian, pozytywny oddźwięk wśród pracowników.

Odpowiedz

Postaraj się odpowiedzieć na każdą wiadomość. Prawidłowo skonstruowana wiadomość według mnie powinna mieć następujące składowe:

• podziękuj za przesłane pismo, za docenienie firmy; 
• wyraź szacunek w stosunku do starań, jakie podejmuje strona wnioskodawcy; 
• poinformuj o zasadach, jakimi Twoja firma kieruje się podczas przyznawania wsparcia finansowego. Tu jest dobre miejsce do odesłania do polityki CSR, jeśli Twoja firma może się nią pochwalić; 
• jeśli prośba wnioskodawcy jest sprzeczna z Twoją polityką CSR, to zwróć uwagę na ten fakt i podaj ten argument przy odmowie; 
• jeśli prośba wnioskodawcy jest zbieżna z Waszą polityką CSR - napisz jaki jest inny powód dla odmowy; 
• wyraź nadzieję, że wydarzenie (czy cokolwiek innego), mimo Twojej odmowy, uda się sfinansować i okaże się sukcesem. 

Przykłady 

Poniżej przykładowe wiadomości, które otrzymywałam jako osoba wysyłająca prośby o dofinansowanie bezpłatnego spotkania dla blogerów:

Przykład 1
Podejmujemy współpracę z wybranymi portalami, serwisami i blogerami. W chwili obecnej mamy już rozwiniętą sieć kontaktów i współpracujemy w ramach niej. Oczywiście nie wykluczamy podjęcia współpracy z Państwem w przyszłości.
Dziękujemy za zainteresowanie.

Przykład 2

Bardzo dziękujemy za złożenie oferty, jednak z przykrością informujemy, że nasze plany sponsoringowe są już ustalone na najbliższy czas. Tak więc jesteśmy zmuszeni do udzielenia Państwu odpowiedzi odmownej.

Przykład 3 

Skupiamy swe działania w sferze społecznej, popierając realizację autorskich programów ogólnopolskich, których celem jest promowanie nowoczesnej oraz bezpiecznej edukacji dzieci i młodzieży, pomoc i rehabilitacja małych dzieci. 

Każdego dnia otrzymujemy wiele próśb o udzielenie pomocy, zarówno od organizacji, jak i od osób fizycznych. Nasze środki finansowe są niestety ograniczone, dlatego nie jesteśmy w stanie wesprzeć wszystkich potrzebujących, a dokonywanie wyborów odnośnie hierarchii potrzeb jest w większości przypadków niemożliwe.  

Nasza strategia działań społecznych oraz budżet nie pozwalają na angażowanie się w inicjatywy wykraczające poza wyznaczone programy, dlatego nie mamy możliwości wsparcia finansowo Państwa przedsięwzięcia.

Jakkolwiek uznajemy Państwa prośbę za ważną, to ze względu na ograniczone środki finansowe i brak powiązania z programami, nie mamy możliwości udzielenia Państwu wsparcia. Bardzo żałujemy, że nie mamy możliwości pomocy. Wierzę jednak, że znajdą Państwo sposób na pozyskanie potrzebnych środków.

Zdarza Ci się odpowiadać na maile o wsparcie? A może, zdarza Ci się wysyłać takie prośby. Jakie, według Ciebie, błędy popełniają odpowiadający?