Jak przeprosić za późną odpowiedź?




Nie raz Cię palce swędziały, żeby tak komuś odpisać? Tak często wygląda praca biurowa - na odpisywaniu na maile i przekierowywaniu ich do innych osób, licząc że ktoś się zajmie problemem. 

Jednak nie wypada pisać aż tak szczerze. Warto jednak odpowiadać na maile, jest szansa, że inni będą Cię traktować tak samo jak Ty ich. 
Jak przeprosić za opóźnienie w odpowiedzi? Proponuję w wiadomości zawrzeć następujące elementy:
  • powitaj i podziękuj za cierpliwość, 
  • przeproś za długie oczekiwanie, możesz podać powód (ale nie musisz),
  • napisz właściwą treść odpowiedzi, 
  • życz dobrego dnia i jeszcze raz przeproś, 
Tak by to wyglądało w nieformalnym mailu (np. do współpracownika):

Cześć Darku, 
mam nadzieję, że wszystko u Ciebie w porządku. Dziękuję za Twoją wyrozumiałość, kiedy czekałeś na moją wiadomość. Bardzo przepraszam, że trwało to tak długo. 
Otóż, odpowiedź na Twoje pytanie jest nastepująca .....

Wszystkiego dobrego i raz jeszcze przepraszam, za tak późną reakcję, 
Monika 

W wersji formalnej możesz napisać tak jak poniżej:

Szanowny Panie, 

w imieniu kolegów przygotowujących ofertę bardzo przepraszam za zwłokę.
Opóźnienie wynika ze skumulowania licznych prac nad wcześniej otrzymanymi zapytaniami oraz przetargami.
Pańskie zapytanie zostało przeanalizowane przez dział Handlowy. Każda nasza oferta jest rozpatrywana indywidualnie i z dużą uwagą, aby nasi klienci otrzymali rozwiązania dopasowane do ich potrzeb. W załączniku przesyłam ofertę, proszę o przesłanie akceptacji. 

Z poważaniem, 
Monika Fiszer 

Zdarza Ci się często odpisywać z opóźnieniem na maile? A może odpowiadasz jak najszybciej się da? 
Ja staram się odpowiadać od razu, ale nie zawsze jest taka możliwość - mogę robić coś innego, albo odpowiedź wymaga głębszego namysłu lub odszukania jakichś informacji. 
Odczytany mail czasem gdzieś się zagubi w natłoku i potem odpisuję z przeprosinami.  

Jeśli masz jakieś uwagi, pytania, wątpliwości - pisz w komentarzu lub na adres fiszermonika@interia.pl 

Komentarze