Jak elegancko odrzucić zaproszenie?

Jako asystentka otrzymuję wiele zaproszeń, próśb skierowanych do mnie, do Zarządu i do firmy ogólnie. Prywatnie też zdarza mi się otrzymywać zaproszenia, których nie mogę lub nie mam ochoty przyjąć.
Nie lubię odpowiadać nie, wiele osób ma z tym w ogóle problem, więc polecam przeczytać kilka moich porad poniżej. 

Moje wskazówki, jak napisać odmowę wsparcia finansowego znajdziesz TUTAJ.  

Po resztę porad kliknij dalej.

via: Wikimedia Commons

Od rodzaju zaproszenia czy prośby zależy nasza odpowiedź. Dla ułatwienia podzieliłam więc maile, które dostaję najczęściej na kategorie:

Zaproszenia na wydarzenia:

Często otrzymujemy wiele zaproszeń, którym albo nie jesteśmy zainteresowani, albo nie nikt z naszej firmy nie może wziąć udziału.
W takich sytuacjach:

• nie ignoruj zaproszenia, nie zostawiaj odpowiedzi na święte nigdy. Brak informacji zwrotnej na takie maile stawia Ciebie lub Twoją firmę w złym świetle. 
• nie zwlekaj z odpowiedzią - im szybciej odpowiesz tym lepiej - gospodarz będzie wiedział, ilu osób może się spodziewać. 

Odpisz krótko, ale grzecznie.

Najlepiej odpowiedzieć, że czujemy się zaszczyceni zaproszeniem, nie możemy niestety w nim wziąć udziału z jakiegoś arcyważnego powodu, ale życzymy udanego wydarzenia.

Oto przykład:

Szanowni Państwo,

serdecznie dziękuje za zaproszenie na jubileusz 777 lecia firmy.

Niestety, ze względu na wcześniej podjęte zobowiązania, nie będę mogła uczestniczyć w tych uroczystościach.

Proszę przyjąć moje serdeczne gratulacje z racji tak znamienitego jubileuszu a także życzenia na kolejne długie lata sukcesów.

Z poważaniem 

Dodatkowa wskazówka - 

możesz ustawić sobie szablon odpowiedzi. Najwygodniej jest to zrobić w programie mailowym (jakimkolwiek) ustawiając podpis. W końcu w podpisie możesz wpisać wszystko, nie tylko swoje dane kontaktowe. Każdy program mailowy ma funkcję ustawienia podpisu, dlatego jest to według mnie najłatwiejsza opcja.

Ustaw sobie kilka odpowiedzi na najczęściej pojawiające się u Ciebie zaproszenia, czy prośby. Potem tylko je uzupełnisz o dane szczegółowe, a sama odpowiedź zajmie Ci krócej niż pisanie jej od nowa. 

Jak Ty odpowiadasz na zaproszenia, kiedy nie możesz lub nie chcesz ich przyjąć?