Jak zorganizować spotkanie - cz. 1 (do 10 osób)

Masz do zorganizowania nieduże spotkanie? Oto krok po kroku jak zrobić to sprawnie.

Piszę ten post w oparciu o zastrzeżenie, że pracuję na programie Microsoft Outlook, w którym pracuję na kalendarzach swoich i udostępnionych. Jednak jeśli nie pracujesz w tym oprogramowaniu, to poniższe porady także Ci się przydadzą. 


Masz zorganizować spotkanie w siedzibie swojej firmy. Może Cię o to poprosić przełożony, dyrektor, lub sama chcesz je zorganizować.


  1. Sprawdź, kto ma być na spotkaniu. Jeśli to Ty je organizujesz - zastanów się po co, kto Ci będzie potrzebny na spotkaniu. Nie zapraszaj zbyt dużej ilości osób, bo to może sprawić, że spotkanie będzie chaotyczne, albo nie dla wszystkich przydatne. Nie wypada marnować czasu pracowników. Jeśli nie znasz powodu spotkania - dopytaj o temat, wtedy będziesz wiedziała, czy nie warto kogoś zaprosić, lub kogoś pominąć.
  2. Sprawdź dostępność osób zaproszonych - czy nie są na urlopie, czy nie mają spotkań w wyznaczonym czasie. Najlepiej, jeśli będziesz mieć dostęp do kalendarzy wszystkich uczestników. (Nie wiesz jak to zrobić?  - pod TYM LINKIEM znajdziesz łatwą pomoc programu Microstoft Outlook). W tym programie łatwo podejrzysz na jednym ekranie kalendarze wszystkich osób - w ten sposób szybko znajdziesz dogodny termin dla wszystkich.

    Jeśli nie mam pod ręką programu Outlook, albo nie każdy udostępnił mi swój kalendarz: w takich sytuacjach dzwonię do każdego uczestnika spotkania i dopytuję o wolne terminy. W trakcie rozmowy uprzedzam, jak długo może potrwać spotkanie - dla uczestników to ważne, aby wiedzieli ile czasu powinni sobie zarezerwować. Zapisuję dostępność każdego uczestnika na kartce. W ten sposób szybko i od ręki mam odpowiedź na temat wolnych terminów.

    Jeśli mam więcej czasu organizację spotkania i nie mam dostępu do Microsoft Outlook, korzystam z Ankiet Doodle. To proste narzędzie, w którym uczestnicy ankiety wybierają termin najkorzystniejszy dla nich, z tych podanych przez Ciebie. Program sam podsumowuje wyniki i podaje datę, którą wybrało najwięcej osób:
    Jeśli do tej pory nie znałaś tego narzędzia, to zachęcam Cię do sprawdzenia, bo jest łatwe w obsłudze, przydatne i bezpłatne. 
  3. Zarezerwuj salę na spotkanie. Jeśli masz już wszystkich uczestników spotkania dostępnych w jednym konkretnym terminie to ustal miejsce spotkania. W naszej firmie musimy rezerwować salę na konkretny termin. Nie można o tym zapomnieć, bo może się okazać, że mamy ludzi, ale nie mamy miejsca.  
  4. Wyślij zaproszenia na spotkanie. Ja to robię za pomocą programu Outlook, ale można to zrobić też zwyczajną wiadomością mailową. Wpisz: 
    uczestników
    temat spotkania
    miejsce spotkania
    czas przeznaczony na spotkanie
    dodatkowe notatki - na przykład: "proszę o przygotowanie zysków pionu za sierpień 2015 w maksymalnie trzech slajdach". 
  5. W dniu spotkania przygotuj salę:
    a) ustaw stół, krzesła, żeby każdy miał miejsce. 
    b) przewietrz salę otwierając okna. Jeśli jest gorąco - włącz klimatyzację, jeśli zimno zadbaj o włączenie ogrzewania.  
    c) przygotuj potrzebny sprzęt: flipchart (z uzupełnionymi kartkami, piszącymi mazakami), jeśli sala nie ma wbudowanego projektora - przygotuj sprzęt przenośny (zadbaj o wszystkie kable i piloty). Jeśli przyda Ci się laptop - sprawdź naładowanie baterii (lub weź ze sobą zasilacz). Ja zawsze biorę też notatnik, bo najłatwiej i najszybciej notuję na kartkach. 
    d) jeśli spotkanie ma być dłuższe, ustaw zapasowe chłodne napoje (soki, wody) wraz ze szklankami. Przygotuj drobne przekąski - ja zawsze szykuje trochę kruchych ciastek i czekoladki. 
  6. Godzina spotkania - sprawdź, czy wszyscy uczestnicy przyszli. Jeśli wiesz, że są osoby z tendencją do spóźnienia - zadzwoń do nich na 10-5 minut przed spotkaniem i przypomnij im, z prośbą o punktualne przybycie. Zaproponuj uczestnikom spotkania kawę, herbatę (o podawaniu kawy pisałam tutaj). Kiedy przyjdą już wszyscy uczestnicy, dzwonię do gabinetów członków Zarządu - informuję o tym, że wszyscy już czekają na rozpoczęcie spotkania. 
  7. Mamy w firmie taką umowę, że na 15-10 minut przed upływem spotkania, jedna z asystentek wchodzi na spotkanie i przypomina o upływie czasu. Było to spowodowane przedłużaniem się spotkań, co powodowało opóźnianie rozpoczęcia kolejnych. 

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

1 komentarz:

  1. Bardzo ciekawe wskazówki. Gdy pracowałam jako asystentka na szczęście większą część pracy wykonywał prezes (mała firma).

    OdpowiedzUsuń

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!