Jak zorganizować spotkanie - cz.2 (telekonferencja)?

To dalszy ciąg cyklu o organizacji spotkań. Część pierwsza znajduje się tutaj.

Pierwsze cztery punkty część organizacji telekonferencji są podobne do organizacji zwykłego spotkania (rozszerzenie każdego z punktów znajduje się w części pierwszej cyklu):

Zorganizowanie spotkania:

  1. Sprawdź, kto ma być na spotkaniu
  2. Sprawdź dostępność osób zaproszonych. Przy telekonferencji czas jest istotny - telekonferencja może być przeprowadzana przecież międzynarodowo, a nawet w różnych strefach czasowych. Jeśli ma to miejsce - sprawdź aktualny czas w miejscach, do których będziesz dzwonić.
  3. Zarezerwuj miejsce na spotkanie. Najlepiej cichą salę, oddaloną od ulicy, od pomieszczeń, w których jest głośno. W dniu telekonferencji najlepiej powieś na drzwiach kartkę - PROSZĘ O CISZĘ, TRWA TELEKONFERENCJA. Czasem zdarza się, że do sali wpada ktoś pomyłkowo, albo głośno puka, albo nagle sprzątaczka zacznie odkurzać hol tuż przed salą. Unikniesz w ten sposób niespodzianek. 
  4. Wyślij zaproszenia na spotkanie a dwa lub trzy dni przed nim wyślij przypomnienie
  5. Zrób agendę. Zapisz sobie pytania. Przygotuj dużo czystych kartek do notowania i długopisy, najlepiej dla wszystkich uczestników spotkania, żeby nikt nie musiał ich szukać w trakcie telekonferencji. Wyślij agendę do uczestników telekonferencji - znając ją obie strony będą mogły się do niej dostosować, a rozmowa będzie przebiegała według ustalonej ścieżki

Przygotuj sprzęt

  1. Sprawdź telefon. Wystarczy każdy telefon z zestawem głośnomówiącym, choć czasami zdarzają się także specjalne telefony do telekonferencji. Zadbaj aby każdy uczestnik znał wszelkie parametry techniczne- numer kierunkowy, dokładny numer aparatu na który będzie wykonywane połączenie. 
  2. Możesz chcieć wykorzystać specjalne oprogramowanie do telekonferencji - np. Skype, ooVoo, lub GoToMeeting? Jest wiele wiele innych. Wystarczy poszukać. 
  3. Przetestuj połączenie przed telekonferencją. 
  4. Sprawdź, czy masz przycisk do wyciszenia głośnika, czasem taki przycisk bardzo się przydaje, żeby jakąś rzecz szybko omówić we własnym gronie, a dopiero wnioski przekazać stronie drugiej.  
  5. Rozważ nagranie rozmowy - może przyda się jej odtworzenie, dla innego uczestnika, dla szefa, a może nawet dla uczestników rozmowy. Przed jej nagraniem - uprzedź wszystkich, że nagrywasz. 
  6. Miej pod ręką telefon awaryjny. Przypadki chodzą po ludziach. 

W trakcie rozmowy

  1. Połącz się na 5 minut przed rozpoczęciem spotkania. Unikniesz niespodzianek, będziesz mieć jeszcze czas na zmianę aparatu, jeśli coś nie zadziała. 
  2. Przedstaw się, jeśli w pokoju jest więcej osób niż ty - przedstaw każdą z nich, albo pozwól im to zrobić osobiście. Jeśli druga strona się nie przedstawiła sama - poproś o to. 
  3. Ustalcie zasady - najlepiej jest wyznaczyć jedną osobę nadzorującą - swego rodzaju moderatora. To on, jako jedyny, powinien przerywać innym, aby skracać zbyt długie wypowiedzi. To on będzie pilnował aby w jednym czasie mówił tylko jedna osoba. Inaczej trudno jest zrozumieć wypowiedź. 
  4. Mów wyraźnie i głośno. Unikaj uwag do innych uczestników telekonferencji w tej samej sali, nie szeleść kartkami, staraj się unikać niepotrzebnego hałasu. Jeśli robisz notatki na komputerze - używaj cichej klawiatury. 
  5. Rób notatki - pozwala to na lepszą koncentrację podczas rozmowy, o którą czasem trudno w trakcie telekonferencji. 
  6. Jeśli musisz opuścić telekonferencję wcześniej niż planowany koniec, lub domyślasz się, że rozmowa może się przedłużyć, a Ty musisz wyjść o konkretnej godzinie - uprzedź o tym uczestników. Pozwoli to tak poprowadzić rozmowę, aby najważniejsze tematy poruszyć w obecności wszystkich zainteresowanych. 
Masz jakieś dodatkowe podpowiedzi? Pisz koniecznie.


zdjęcie via StockSnap.io i zmienione na Canva

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

1 komentarz:

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!