To dalszy ciąg cyklu o organizacji spotkań. Część pierwsza znajduje się tutaj.
Pierwsze cztery punkty część organizacji telekonferencji są podobne do organizacji zwykłego spotkania (rozszerzenie każdego z punktów znajduje się w części pierwszej cyklu):
Masz jakieś dodatkowe podpowiedzi? Pisz koniecznie.
zdjęcie via StockSnap.io i zmienione na Canva
Pierwsze cztery punkty część organizacji telekonferencji są podobne do organizacji zwykłego spotkania (rozszerzenie każdego z punktów znajduje się w części pierwszej cyklu):
Zorganizowanie spotkania:
- Sprawdź, kto ma być na spotkaniu
- Sprawdź dostępność osób zaproszonych. Przy telekonferencji czas jest istotny - telekonferencja może być przeprowadzana przecież międzynarodowo, a nawet w różnych strefach czasowych. Jeśli ma to miejsce - sprawdź aktualny czas w miejscach, do których będziesz dzwonić.
- Zarezerwuj miejsce na spotkanie. Najlepiej cichą salę, oddaloną od ulicy, od pomieszczeń, w których jest głośno. W dniu telekonferencji najlepiej powieś na drzwiach kartkę - PROSZĘ O CISZĘ, TRWA TELEKONFERENCJA. Czasem zdarza się, że do sali wpada ktoś pomyłkowo, albo głośno puka, albo nagle sprzątaczka zacznie odkurzać hol tuż przed salą. Unikniesz w ten sposób niespodzianek.
- Wyślij zaproszenia na spotkanie a dwa lub trzy dni przed nim wyślij przypomnienie.
- Zrób agendę. Zapisz sobie pytania. Przygotuj dużo czystych kartek do notowania i długopisy, najlepiej dla wszystkich uczestników spotkania, żeby nikt nie musiał ich szukać w trakcie telekonferencji. Wyślij agendę do uczestników telekonferencji - znając ją obie strony będą mogły się do niej dostosować, a rozmowa będzie przebiegała według ustalonej ścieżki
Przygotuj sprzęt
- Sprawdź telefon. Wystarczy każdy telefon z zestawem głośnomówiącym, choć czasami zdarzają się także specjalne telefony do telekonferencji. Zadbaj aby każdy uczestnik znał wszelkie parametry techniczne- numer kierunkowy, dokładny numer aparatu na który będzie wykonywane połączenie.
- Możesz chcieć wykorzystać specjalne oprogramowanie do telekonferencji - np. Skype, ooVoo, lub GoToMeeting? Jest wiele wiele innych. Wystarczy poszukać.
- Przetestuj połączenie przed telekonferencją.
- Sprawdź, czy masz przycisk do wyciszenia głośnika, czasem taki przycisk bardzo się przydaje, żeby jakąś rzecz szybko omówić we własnym gronie, a dopiero wnioski przekazać stronie drugiej.
- Rozważ nagranie rozmowy - może przyda się jej odtworzenie, dla innego uczestnika, dla szefa, a może nawet dla uczestników rozmowy. Przed jej nagraniem - uprzedź wszystkich, że nagrywasz.
- Miej pod ręką telefon awaryjny. Przypadki chodzą po ludziach.
W trakcie rozmowy
- Połącz się na 5 minut przed rozpoczęciem spotkania. Unikniesz niespodzianek, będziesz mieć jeszcze czas na zmianę aparatu, jeśli coś nie zadziała.
- Przedstaw się, jeśli w pokoju jest więcej osób niż ty - przedstaw każdą z nich, albo pozwól im to zrobić osobiście. Jeśli druga strona się nie przedstawiła sama - poproś o to.
- Ustalcie zasady - najlepiej jest wyznaczyć jedną osobę nadzorującą - swego rodzaju moderatora. To on, jako jedyny, powinien przerywać innym, aby skracać zbyt długie wypowiedzi. To on będzie pilnował aby w jednym czasie mówił tylko jedna osoba. Inaczej trudno jest zrozumieć wypowiedź.
- Mów wyraźnie i głośno. Unikaj uwag do innych uczestników telekonferencji w tej samej sali, nie szeleść kartkami, staraj się unikać niepotrzebnego hałasu. Jeśli robisz notatki na komputerze - używaj cichej klawiatury.
- Rób notatki - pozwala to na lepszą koncentrację podczas rozmowy, o którą czasem trudno w trakcie telekonferencji.
- Jeśli musisz opuścić telekonferencję wcześniej niż planowany koniec, lub domyślasz się, że rozmowa może się przedłużyć, a Ty musisz wyjść o konkretnej godzinie - uprzedź o tym uczestników. Pozwoli to tak poprowadzić rozmowę, aby najważniejsze tematy poruszyć w obecności wszystkich zainteresowanych.
zdjęcie via StockSnap.io i zmienione na Canva
Świetne wskazówki! Fachowe kompendium wiedzy ;)
OdpowiedzUsuńBardzo dobry wpis. Pozdrawiam serdecznie.
OdpowiedzUsuń