Jak zaprosić VIPa, żeby przyszedł?

Organizujesz wydarzenie. Bardzo bardzo ważne. Wskazane jest, aby pojawiły się na nim BARDZO WAŻNE OSOBY. Uświetnią wydarzenie, nadadzą mu rozgłos i podwyższą jego rangę.
Jak zaprosić VIPa, żeby przyszedł?


Po pierwsze - zaproś bardzo wcześnie.

Ja zapraszałam na wydarzenie z czteromiesięcznym wyprzedzeniem. Na pewno połączysz się z Asystentem / Asystentką VIPa (po polsku BWO). Chociaż to nie bezpośredni zainteresowany będzie nas słyszał - i tak warto mu schlebić. Podkreśl, że dzwonisz z takim wyprzedzeniem, ponieważ zależy Tobie, Prezesowi, Twojej firmie, na obecności Bardzo Ważnej Osoby. 
Jeśli termin jest jeszcze nie ustalony - zaproponuj Asystentowi dopasowanie się do kalendarza VIPa. Niech to on zasugeruje termin. 

Naprawdę Bardzo Ważne Osoby nie potwierdzą spotkania na sto procent. Nigdy. Nawet dzień wcześniej Asystent BWO nie powie, że Pan Prezydent będzie na spotkaniu. No chyba, że sam dzwonisz w imieniu innego Prezydenta, wtedy to co innego. Pomimo braku stuprocentowej pewności, wiesz, że Asystent wpisał w kalendarz BWO Twoje wydarzenie. Ono już tam jest.

Po drugie - dzwoń regularnie z przypomnieniem. 

Regularnie, to nie znaczy nachalnie i co dziennie. Jeśli zapraszasz, tak jak ja - bardzo wcześnie (4 miesiące wcześniej), to wystarczy raz na miesiąc. Im bliżej wydarzenia, dzwoń częściej - raz na tydzień. Spytaj Asystenta, kiedy będzie możliwość potwierdzenia z większą pewnością. Asystent z reguły rozumie drugiego Asystenta, bo nierzadko jest w tej samej sytuacji. 

Spróbuj nawiązać nić porozumienia z Asystentem VIPa. 

Taka relacja bardzo pomoże w uzyskaniu dodatkowych informacji, lub może nawet spowodować, że Asystent, czując do nas sympatię, pokieruje tak kalendarzem VIPa, aby ten stawił się na naszym wydarzeniu. Nie oznacza to od razu, że masz odwiedzać gabinet Asystenta i wręczać mu gigantyczne kosze słodyczy. To nawet może być źle odebrane. Wystarczy, że w telefonicznej rozmowie wyrazisz ubolewanie z powodu jego trudnej pracy i nawału obowiązków, w trakcie oczekiwania na sprawdzenie kalendarza przez niego pogawędzisz chwilę o pogodzie, a na koniec rozmowy życzysz mu udanego dnia /weekendu /popołudnia, czy co tam zaraz będzie. 

Wysyłaj bieżące informacje organizacyjne do Asystenta VIPa.

Takie informacje są bardzo ważne: to 
  • aktualna agenda wydarzenia, 
  • plan dojazdu, 
  • lista innych gości. 
Często są to informacje, które pozwolą podjąć pozytywną dla Ciebie decyzję. Udowadniają, że wydarzenie jest dobrze zorganizowane, dopracowane w szczegółach, skoordynowane i jak najlepiej zaplanowane.

W dzień wydarzenia.

Zadzwoń jeszcze rano do Asystenta i potwierdź ostatni raz obecność VIPa. Dopytaj, czy wszystko jest jasne w sprawie organizacji. Poproś o podanie telefonu komórkowego do Asystenta, aby w razie czego móc dzwonić. Na miejscu przywitaj się z VIPem i z Asystentem. Podziękuj osobiście Asystentowi za sprawne załatwienie sprawy. Zadbaj, aby VIP od razu został przywitany przez Prezesa (lub inną najważniejszą osobę w Twojej firmie, na tym wydarzeniu). Takie szczegóły zapadną w pamięć zarówno VIPowi, jak i Asystentowi, i w przyszłości będzie Ci łatwiej starać się o ich obecność na innych wydarzeniach. Nie kasuj kontaktu do Asystenta VIPa, bo może Ci się jeszcze przydać.

Miałaś już doświadczenia z zapraszaniem ważnych osób? Ciekawa jestem jak Ci poszło, napisz w komentarzu!

*zdjęcie via SplitShire

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

4 komentarze:

  1. No trochę tych BWO było, gorzej, jeśli konferencja jest zbudowana wokół obecności BWO a ten do ostatniej chwili potwierdza a w dzień "W" coś mu wypada no i się zostaje z całym wydarzeniem na głowie, ale już bez BWO :) Co ciekawe część BWO to bardzo fajni ludzie a spotkałem też typ "pana boga i władcy" który wchodząc do hotelu zrzuca z siebie płaszcz, który musi zostać złapany przez asystentkę... I oczywiście wszyscy wokół są winni wszystkiemu, a on biedak, ten jeden jedyny ostatni i sprawiedliwy... :)

    OdpowiedzUsuń
  2. Jedyne doświadczenie jakie miałam to z tej strony uczestniczki spotkania z VIPem, który i tak się nie pojawił. Mam trochę złe wspomnienia, ale niestety nie wiem jak było to załatwiane. Mam dziwne przeczucie, że nie tak jak opisalaś, że coś poszło nie tak, że coś nie zostało dotrzymane od strony organizatorek.

    OdpowiedzUsuń
  3. wow, to jesteś doświadczony w tej materii. Pewni mogłabym się od Ciebie uczyć.

    OdpowiedzUsuń
  4. ja mam to szczęście, że to ja jestem osobą odpowiedzialną za zapraszanie VIPów, dlatego staram się zrobić wszystko na tip-top, a jeśli coś nie wychodzi, to mogę mieć żal do siebie.

    OdpowiedzUsuń

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!