Podróż służbowa: rezerwacja hotelu

Prezes zlecając Ci organizację podróży służbowej, między innymi prosi Cię o rezerwację hotelu.
Na co zwrócić uwagę? A na końcu czeka na Ciebie anegdota :)

Lokalizacja hotelu

Czasem Szef chce, żeby hotel był blisko miejsca spotkania (firmy, do której jedzie) a czasem, żeby hotel był blisko lotniska, dworca, czy innego konkretnego miejsca. Dopytaj Szefa o preferencje. 

W moim wpisie o organizacji urlopu podałam mój sposób na rezerwację noclegów. W przypadku rezerwacji hoteli ten sposób także się sprawdza: 

w wyszukiwarkę google wpisuję nazwę miasta oraz hasło hotel a potem klikam na kategorię mapy. Otwiera mi się mapa z zaznaczonymi miejscami, w które możesz klikać, rozwijać, klikać w ich strony i bezpośrednio na ich stronach szukać informacji o możliwości rezerwacji.

Główne zalety takiego wyszukiwania: 

• możliwość wyznaczenia trasy od konkretnego miejsca do hotelu i sprawdzenie możliwości dojazdu;
• szybkie sprawdzenie klasy hotelu (po najechaniu kursorem na obiekt pojawia się jego klasyfikacja gwiazdkowa);
• szybkie sprawdzenie ceny wynajmu (po najechaniu kursorem na obiekt pojawia się najniższa cena wynajmu pokoju w tym hotelu).

Klasa hotelu

Z reguły biznesowe rezerwacje rozpoczynają się od dwóch gwiazdek kończąc na czterech. Niestety, kategoryzacja hoteli nie jest globalnie uniwersalna - ta sama liczba gwiazdek nie musi oznaczać tego samego standardu. 

W Polsce (za Encyklopedią Zarządzania) ilość gwiazdek oznacza:

* - obiekt o podstawowym standardzie i skromnym wyposażeniu pokoju (zawsze posiada łazienkę)

** - obiekt średniej klasy o funkcjonalnym pokoju

*** - dobry hotel klasy średniej, oferujący odpowiedni serwis i zadbany pokój

**** - komfortowy hotel o wysokim standardzie usług i zakwaterowania

***** - luksusowy hotel o najwyższym standardzie

Spytaj Szefa na jakim standardzie mu zależy. Czasem, w zależności od okazji, może być konieczne wynajęcie luksusowego hotelu, a czasem wystarczy podstawowy standard dwóch gwiazdek. 

Catering

Warto sprawdzić, czy hotel ma restaurację, czy restauracja oferuje nie tylko śniadania, ale i wszystkie posiłki. 

Parking

Parking jest istotny w podróżach służbowych. Zwykle szef przemieszcza się samochodem służbowym, który musi mieć parking, a zdarzają się hotele (często w zabytkowych kamienicach w centrum miast), które nie mają parkingu wcale lub mają bardzo mało miejsc parkingowych. 

Jak rezerwować hotel:

1. Zadzwoń do recepcji hotelowej i spytaj o wolne pokoje w konkretnych datach. Na przykład: 
   Proszę o informację, czy w terminie 10-12 listopada (czyli dwie noce 10/11 oraz 11/12 mają Państwo dwa wolne pokoje jednoosobowe ze śniadaniem.
2. Jeśli odpowiedź jest pozytywna, spytaj o cenę. 
3. Spytaj o sposób płatności - czy hotel może wystawić fakturę przelewową. Jeśli tak - poproś o to po realizacji usługi. Dane do faktury prześlesz w rezerwacji mailowej.
   Jeśli trzeba zapłacić na miejscu - kartą lub gotówką - uprzedź o tym Szefa, żeby nie był zaskoczony i nieprzygotowany.
4. Po uzyskaniu satysfakcjonującej Cię oferty wstępnie zarezerwuj pokoje (najlepiej mailem): 
   Proszę o rezerwację dwóch pokoi jednoosobowych ze śniadaniem, dla osób niepalących na dwie noce: tj. z 10 na 11 listopada oraz z 11 na 12 listopada. 
   Zwróć uwagę - że dodałam tu informację o tym, że goście będą niepalący. Jeśli szef pali - poproś o pokój w strefie palących.
   W stopce mailowej podaj dane niezbędne do wystawienia faktury (nazwę firmy, adres i NIP).
5. Spytaj o dobę hotelową - z reguły zaczyna się o 14:00. 
6. Spytaj o to, do kiedy rezerwacja jest gwarantowana. Czasem jest tak, że rezerwacja jest gwarantowana do konkretnej godziny. Jeśli wiesz, że szef przyjedzie do hotelu o 19:00 a rezerwacja jest gwarantowana do 17:00 - spytaj o to, czy pokój może być zarezerwowany do konkretnej godziny - dla bezpieczeństwa dodaj godzinę buforową (czyli zamiast podawać godzinę przyjazdu szefa o 19:00, podaj 20:00 - zdarzają się korki, wypadki, inne nieprzewidziane okoliczności). Czasem to wystarczy, a czasem trzeba podać numer karty kredytowej (wraz z numerem CVC oraz datą ważności tej karty), z której w razie nie pojawienia się gościa zostanie ściągnięta opłata za jeden nocleg.
7. Poproś o rezerwację miejsca parkingowego. 
8. Jeśli Szef ma jeszcze jakieś wymagania specjalne - poproś o nie w rezerwacji. Na przykład poproś o budzenie na godzinę 6:00. 
9. Domagaj się przesłania potwierdzenia rezerwacji na podany przez Ciebie adres mailowy. Sprawdź dokładnie potwierdzenie, czy zgadza się ze złożoną przez Ciebie rezerwacją. Jeśli tak - wyślij potwierdzenie Szefowi, będzie je mógł w razie czego odszukać w poczcie i pokazać w recepcji hotelowej w razie jakiegokolwiek nieporozumienia. 

I już. To tyle. Całkiem poręczne kompendium wiedzy :)

Aaaa, obiecana anegdota... Znajomy opowiadał mi, jak asystentka w jego firmie zarezerwowała hotel swojemu Prezesowi (było to kilka lat temu). Hotel był niedrogi, trochę oddalony od centrum, ale wszystko wydawało się na papierze w porządku. Kiedy Prezes na miejsce przyjechał, okazało się, że hotel jest jednocześnie lupanarem po staropolsku a po młodopolsku - salonem masażu. Czyli mniej oględnie burdelem. 

Morał z tego taki - najlepiej rezerwuj Prezesowi miejsce w hotelu znanej sieci, chyba, że znasz osobiście i widziałaś na żywo ten niesieciowy hotel. 

* zdjęcie via Gratisography