Jak zorganizować konferencję? - cz. 5.3 Tydzień przed konferencją

Tydzień temu pisałam o tym, jak zacząć przygotowania do konferencji (tutaj o tym przeczytasz). Dziś napiszę o przygotowaniach na tydzień przed wydarzeniem.


  1. Idea konferencji: według planu jest już dawno zakomunikowana na stronie i wszystkim potencjalnym uczestnikom.
  2. Tytuł i temat konferencji: jak wyżej.
  3. Czas konferencji - jest już dawno ogłoszony i znany wszystkim: uczestnikom, prelegentom, sponsorom.  
  4. Miejsce konferencji: To najwyższy czas na odwiedziny w miejscu konferencji, jeśli jeszcze tego nie zrobiłaś. Wybierz się, zobacz na żywo salę, sprawdź gdzie będzie podany catering, gdzie będzie przerwa kawowa, gdzie jest szatnia i toalety. Weź w razie czego numer telefonu do kogoś z obsługi technicznej (żeby w ostatniej chwili nie biegać w panice i nie szukać kogoś, kto umie np. włączyć audio), zapisz sobie hasło do wifi (goście często pytają), Wyślij do hotelu slajdy do wyświetlania przed wejściem do sali lub do wydruku i wywieszenia na plakietkach przed salą. Jeśli miejsce jest duże - ja drukuję kilka małych znaków, które wskazują drogę do sali z konferencją. 
    Dopilnuj, aby na miejscu konferencji zadbać o stoisko recepcji konferencji. To powinien być stolik, przy którym goście konferencji rejestrują swoje przybycie, odbierają identyfikator i ewentualne paczki konferencyjne. 
  5. Catering
    Zadzwoń do firmy cateringowej i upewnij się, czy wszystko mają gotowe do działania, czy mają wszystkie informacje istotne do zorganizowania wszystkiego co potrzeba. Zdarzyło mi się już dzwonić do firmy cateringowej, zaskoczonej, że wydarzenie jest już za tydzień. Taki telefon pozwoli nam uniknąć przykrych niespodzianek.  
  6. Prelegenci
    Zadzwoń do każdego z prelegentów po kolei - przypomnij o wydarzeniu, jeśli jeszcze tego nie zrobili - poproś ich o przesłanie gotowej prezentacji na dwa dni przed konferencją. Powinnaś mieć wszystkie prezentacje zgrane na jednym laptopie, z którego wszystkie prezentacje będą w trakcie konferencji wyświetlane (prezentacje w razie czego wgraj na USB - w razie jakiejkolwiek awarii będzie można użyć innego laptopa). Zadbaj o to, aby prelegenci mieli wszystkie istotne informacje dotyczące miejsca i czasu konferencji - najlepiej wyślij im dokładną mapkę wskazującą miejsce konferencji. Pozwoli im to dotarcie na czas i bez stresu.
  7. Budżet konferencji: większość wydatków jest już zaplanowana, Przejrzyj raz jeszcze koszty i sprawdź, czy wszystko idzie zgodnie z planem.  
  8. Formularz rejestracji
    W tygodniu przed konferencją dobrze byłoby zamknąć rejestrację na trzy- cztery dni przed samym wydarzeniem. Łatwiej Ci będzie sporządzić ostateczną listę gości, wydrukować na czas identyfikatory, zgłosić ilość gości dla obsługi konferencji oraz dla firmy cateringowej, przygotować odpowiednią liczbę paczek konferencyjnych. 
  9. Przygotowanie wizualnej identyfikacji konferencji - najwygodniej byłoby zlecić firmie wszystkich materiałach (strona www, plakaty, zaproszenia, agenda, identyfikatory). 
  10. Uczestnicy
    - Zrób dokładną listę imienną gości, wszystkich - czyli obejmij na liście prelegentów, tłumaczy. siebie. Tę listę wydrukuj przynajmniej w dwóch egzemplarzach.
    - Drukuję dla każdego uczestnika konferencji identyfikator. Na identyfikatorze dobrze, aby najlepiej widoczne było imię i nazwisko oraz nazwa firmy. Czasem przydaje się też stanowisko. Ja na identyfikatorze umieszczam logotypy partnerów i patronów. Na odwrocie identyfikatora umieszczam agendę, która ułatwia uczestnikom orientację w planie dnia. Jeśli wcześniej znasz hasło do wifi - można je także umieścić na identyfikatorze, to jedno z częstszych pytań w trakcie konferencji, można sobie zaoszczędzić trochę czasu na odpowiedzi.
    - W tym ostatnim tygodniu wysyłam do uczestników konferencji list ze wskazówkami dotyczącymi konferencji - dokładne miejsce, dojazd różnymi środkami komunikacji, informacje na temat parkingu, informacje o atrakcjach w mieście w czasie trwania konferencji, dokładną agendę, wskazówki dotyczące samej konferencji i ciekawostki związane z miejscem. Zaoszczędzi to nam kilku telefonów z pytaniami na temat szczegółów organizacyjnych.
    - W tygodniu przed konferencją przygotowuję paczki konferencyjne: papierowe torby z wydrukami na temat firmy, ulotkami partnerów, patronów medialnych, USB z nagranymi prezentacjami, notesy i długopisy firmowe.
    - Jeśli będziesz prowadzić konferencję, przygotuj sobie tekst na przywitanie gości, na zapowiedzi. Wydrukuj go, aby mieć przed sobą, ale też powtórz sobie go kilkakrotnie - aby jak najrzadziej spoglądać na kartkę. Zastanów się nad sposobem pilnowania czasu trwania prelekcji i dawania sygnału prelegentom o upływającym czasie, który był im przypisany. 
  11. Ubranie: zaplanuj w co się ubierzesz. Sprawdzą się dobrze wszelkie kostiumy, zestawy - klasyczny garnitur lub garsonka. Przygotuj zapasową parę rajstop. 

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!