Jak zorganizować konferencję? Część 5.4 - dzień przed konferencją

Już jutro konferencja. Zaczyna ogarniać Cię panika?

Spokojnie. Przeczytaj poniższy tekst, a będziesz wiedzieć, co robić dzień przed konferencją - krok po kroku. 

1. Przygotuj wszystkie przedmioty do zabrania w jednym miejscu. Ja w jednym pokoju gromadzę:
   - rollupy i ścianki konferencyjne,
   - paczki konferencyjne,
   - laptop z kompletem kabli,
   - ładowarkę do telefonu,
   - pilota do prezentacji,
   - aparat fotograficzny,
   - identyfikatory dla gości, wraz ze szklanym pojemnikiem na identyfikatory,
   - smycze do identyfikatorów,
   - nożyczki i taśmę klejącą (zawsze się mogą przydać),
   - garść długopisów,
   - ankiety oceniające konferencję.
   Te wszystkie przedmioty możesz zawieźć na miejsce konferencji dzień wcześniej - jeśli tylko właściciel się na to zgodzi. Wtedy na spokojnie będziesz mogła ustawić je na miejscu dzień wcześniej, co oszczędzi nerwowego rozpakowywania na godzinę przed rozpoczęciem.
   Ja zwykle zawożę te rzeczy w dzień konferencji. 
2. Identyfikatory: jeśli jeszcze ich nie drukowałaś - już najwyższy czas. Wydrukuj identyfikatory, z imieniem, nazwiskiem i nazwą firmy. Duża czcionka jest ważna, żeby z daleka można było rozpoznać osobę, na której nam zależy. Dobrze, jeśli na odwrocie identyfikatora jest agenda. Identyfikator powinien być dość sztywny - albo drukowany na grubym papierze, plastiku, albo laminowany, albo wkładany w tzw. holdery (kieszonki plastikowe). Muszą być zawieszane na smyczach lub przypinane agrafką (lub żabką) do koszuli. Dopilnuj, aby dla nikogo ich nie zabrakło. Posegreguj je najlepiej alfabetycznie, tak aby jutro - w dniu konferencji - było łatwo i sprawnie znaleźć odpowiednie nazwisko.
3. Ankiety: jeśli do tej pory nie drukowałaś ankiet na konferencję -rozważ to. To szybki sposób na uzyskanie odpowiedzi, co warto poprawić na przyszłość a co zostawić. Aby zachęcić uczestników do wypełnienia ankiet - zorganizuj konkurs z nagrodami. Zachęć szefów do ufundowania drobiazgów (koszulek, jakichś technicznych gadżetów, może słodyczy lub alkoholu), może uda Ci się znaleźć sponsorów na nagrody - w ten sposób firmy mogą się promować, a Ty masz zachętę do wypełniania ankiet.   
4. Upewnij się, że wszystkie osoby, które jutro będą Ci pomagać - wiedzą o tym, i wiedzą o której godzinie i gdzie mają się stawić. Uwzględnij tu:
   - kierowcę i pomocnika do zawiezienia i wypakowania wszystkich powyżej wymienionych przedmiotów,
   - recepcjonistkę, która będzie witać gości i wydawać im identyfikatory i paczki konferencyjne, - prelegentów, upewnij się, że wiedzą wszystko i nie mają pytań,
   - zadzwoń do przedstawiciela hotelu (czy innego miejsca, w którym odbywać się będzie konferencja), czy wszystko jest w porządku, czy coś powinnaś jeszcze wiedzieć,  
5. Jeszcze raz przeczytaj tekst, którym będziesz witać gości konferencji. Bardziej sobie go sobie utrwalisz.  
6. Ubranie: wyprasuj sobie ubranie i przygotuj na wieszaku. Przygotuj zapasowe rajstopy, najlepiej włóż je od razu do torby. Ja czasem biorę dwie pary butów - szpilki i buty na płaskim obcasie (bo po kilkunastu godzinach potrafią nogi boleć tak mocno, że przestaje się myśleć racjonalnie). Naszykuj wszystko w jednym miejscu, żeby rano nie biegać po całym mieszkaniu. 
7. Spakuj do torby wszystko, co Ci się przyda na jutro. Drobiazgi, które mogą Ci uratować jutro dobre samopoczucie: bibułka matująca, perfumy w małym opakowaniu, miętowe drażetki, ładowarka do telefonu, plaster, grzebień lub szczotka. 

*zdjęcie via Flickr