Czym jest kaizen?

Kaizen - to japoński termin określający ciągłe udoskonalanie.

Jest to bardzo popularna filozofia w biznesie, która każe każdy proces na każdym stanowisku, w każdej branży przemyśleć od nowa i starać się ulepszać. Wszystko może być przecież robione sprawniej, lepiej, dokładniej, szybciej, łatwiej - od pisania listu, przyjmowania korespondencji, od sprzątania i pakowania ciastek w pudełka aż do zarządzania ludźmi.

Każde stanowisko może korzystać z tej filozofii i takiego podejścia do pracy, również asystentka. Tu nie chodzi wcale o perfekcjonizm, ale o to, żeby łatwiej i wygodniej Ci się pracowało.

Pomyśl to co robisz, wszystkie działania, które wykonujesz w ciągu dnia, najdrobniejsze szczegóły: sposób przyjmowania listów, skanowania umów, przekazywania informacji od Zarządu, i inne rzeczy. Zastanów się: 

1. Co Ci zabiera najwięcej czasu? 

   Może jesteś w stanie ograniczyć czas wykonywania pewnych czynności? Może wystarczy tylko pewne segregatory, dokumenty przesunąć bliżej biurka? Przenieść do szuflady pod biurkiem najpotrzebniejsze narzędzia, żebyś nie musiała biegać po całym pokoju. Zrobić porządek na biurku, żeby nie szukać dokumentów, długopisów w trakcie pracy? 

2. Czego nie lubisz robić?  

   Ja na przykład bardzo nie lubiłam rejestrować faktur. Kiedy przyszłam do pracy robiono to odręcznie w książce korespondencji przychodzącej. Zrobiłam w związku z tym bazę w excelu, która od razu się sama uzupełniała, kiedy jakaś nazwa się powtarzała, można było łatwo i szybko wyszukać numer faktury lub nazwę  kontrahenta. Prosto i szybko. Zdecydowanie usprawniło to pracę. 

3. Czy ktoś w firmie narzeka na sposób załatwiania  jakichś spraw? Może te utyskiwania powtarzają się w odniesieniu do jakiejś konkretnej rzeczy? 

   Powtarzające się uwagi zwykle mają jakieś ziarno prawdy w sobie, i to ziarno uwiera jak ziarenko piasku w bucie. Zwróć na to uwagę, zastanów się jak można  naprawić sytuację. U nas często pojawiały się różne, różniste pretensje o drobne rzeczy. Kiedy zwracałam uwagę ludziom, żeby przekazywali je do przełożonych - mówili, że nie chcą, że głupio im, niezręcznie, że nie będą przecież zawracać głowy duperelami. No więc wymyśliłam anonimową skrzynkę uwag. Każdy może wrzucić tam pytanie, zażalenie, pretensję, których nie chce przekazywać osobiście. Raz na tydzień skrzynka jest otwierana, a odpowiedzi na pytania są zamieszczane w intranecie - do wiadomości wszystkich pracowników. 
   
   
   Może masz pomysły jak usprawnić swoją pracę, ale też prace domowe? Jeśli tak, to pisz - ja chętnie skorzystam, a może i inni też zainspirują się Twoim przykładem!

* zdjęcie via Commons Wikimedia