Jak napisać protokół?

Protokół w sensie, o którym tutaj piszę to "oficjalne pisemne sprawozdanie z przebiegu rozprawy, posiedzenia, zebrania itp."(za Słownikiem Języka Polskiego). Jego celem jest odtworzenie przebiegu spotkania. Jak go napisać?

Protokół ma z reguły ustalony układ:
  1. Nazwa protokołu
    np. Protokół nr 2/2016 
  2. Miejsce i data sporządzenia
    Protokół nr 2/2016 z posiedzenia Zarządu w dniu 2 lutego 2016 r. w Łodzi
  3. Wyszczególnienie osób uczestniczących.
    W spotkaniu udział wzięli.... Np. zgodnie z załączoną listą obecności - należy załączyć listę obecności. 
  4. Imię i nazwisko przewodniczącego i protokolanta. 
  5. Porządek spotkania. 
  6. Opis przebiegu spotkania
    a) dosłowny - wierne odtworzenie spotkania.
    b) skrócony - skrót najważniejszych wypowiedzi.
  7. Podjęte uchwały i wnioski - których nie wolno streszczać. Muszą być zamieszczone w formie dosłownej. 
  8. Formuła zakończenia (Na tym protokół zakończono i podpisano)
  9. Podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta

Na co zwrócić uwagę podczas protokołowania?

Przygotuj się do spotkania. 

  • Zapoznaj się z agendą, z tematem. Jeśli nie podano tematu wcześniej, skontaktuj się z jego uczestnikami i dopytaj o szczegóły ich wystąpień. Może mają jakiś szkic swojego wystąpienia, prezentację? Wszystko to pomoże Ci znaleźć się w tematyce przedmiotowej. 
  • Jeśli piszesz od razu na komputerze, przygotuj sobie wcześniej szablon protokołu. Będziesz mogła pisać od razu na szablonie, co oszczędzi Ci potem czasu na sporządzenie ostatecznej wersji dokumentu. 
  • Jeśli piszesz odręcznie, to pamiętaj o tym, że później będziesz musiała sama siebie odczytać. Niektórzy mają tendencję do takiego skracania wyrazów, że potem nie mogą rozczytać swoich notatek. 
  • Na spotkaniu uważaj, nie pozwalaj myślom błądzić po suficie - koncentruj się na wypowiedziach uczestników, wszystko może okazać się ważne. 
  • Jeśli w treści protokołu piszesz o załączonym dokumencie, to pamiętaj, żeby go na pewno dołączyć: listę obecności, uchwały, wnioski uczestników na piśmie, inne dokumenty. 
  • W trakcie pisania protokołu używaj wyrazów neutralnych emocjonalnie, rzeczowych i zwięzłych sformułowań, typowo urzędowego słownictwa:
  • otwarcia posiedzenia dokonał, sprawozdanie przedstawiła, w dyskusji głos zabrali, uchwałę przyjęto, zakończył posiedzenie. 
Zdarzyło Ci się kiedyś protokołować? Napisz o swoich doświadczeniach. 

* zdjęcie via Free Stock Photos

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!