Jak zmniejszyć ilość maili w skrzynce?

Ilość przychodzących maili może być zmorą w pracy. Na prywatnej skrzynce także.

Dziś zbiorę w jedną listę sześć sposobów na zmniejszenie ich liczby.

1. Wypisz się z list subskrypcyjnych 

Jeśli nie są Ci potrzebne newslettery, albo nie masz czasu, żeby je przeczytać - wypisz się z listy subskrypcyjnej. Zwykle w mailu na samym końcu, małymi literkami jest link do wypisania się:

albo tak:

Ja często się zapisuję do różnych newsletterów, a potem się okazuje, że wcale nie czytam tego, co dostaję mailem. Muszę się pilnować i zmieniać ustawienia newsletterów. 

2. Wyślij maila o usunięcie maila z listy mailingowej

Czasem nigdzie się nie zapisywałeś, ale dostajesz maile. Prawdopodobnie Twój mail jest ogólnie dostępny, lub kiedyś korespondowałeś z firmą, i teraz zasypują Cię niechcianymi wiadomościami. Wyślij maila z prośbą o usunięcie Twojego maila z ich bazy danych i nie nadsyłanie maili na ten adres. 

3. Ustaw reguły anstyspamowe

Z reguły każda skrzynka e-mail posiada możliwość ustawienia reguł przeciwko niechcianym mailom. Możesz ustalić swoją "czarną listę nadawców" - każdy mail od nadawcy z tej listy będzie trafiał automatycznie do folderu ze spamem. Możesz ustawić też słowa klucze: jeśli w temacie maila któreś z nich się pojawi, mail od razu trafi do folderu ze spamem. 

4. Załatwiaj sprawy przez telefon

Krótkie sprawy, nie wymagające śladu na piśmie, załatwiaj telefonicznie. Jedno pytanie możesz zadać telefonicznie, od razu uzyskasz potwierdzenie, zaprzeczenie lub po prostu informację. W ten sposób nie generujesz ani sobie, ani drugiej osobie niepotrzebnych maili, a dodatkowo uzyskujesz inny, bliższy kontakt z drugą osobą, co też jest istotne - i w pracy i w życiu prywatnym. 

5. Regularnie usuwaj niepotrzebne maile

Zrób sobie nawyk - ustal sobie czas każdego dnia, albo każdego tygodnia (ja to robię zwykle raz na tydzień, a jak mam czas to i codziennie a pod koniec dnia pracy) na usuwanie maili, których nie musisz trzymać na przyszłość. 

6. Ustaw asystenta nieobecności

Jeśli Cię nie ma w pracy, ustaw asystenta nieobecności. Poinformuje on osoby wysyłające do Ciebie wiadomości o tym, że nie ma Cię w pracy i nie będzie do Ciebie wysyłał niepotrzebnych przypomnień kilkakrotnie. Jeśli to pilna sprawa, to skontaktuje się z kim innym. A jeśli niepilna - to poczeka do Twojego powrotu. 

*zdjęcie via Flickr