Jak ułatwić podpisywanie wielu dokumentów?

Na stanowisku asystentki często podaje się do podpisu wiele dokumentów. Czasem są to pojedyncze strony a czasem kilkudziesięciostronicowe umowy czy oferty. Poniżej znajdziesz kilka sposobów na ułatwienie sobie lub szefowi tej czynności.


Przede wszystkim, kładąc dokumenty do podpisu osobie upoważnionej:
  • sprawdzam, czy dokument jest prawidłowo przygotowany - napisany zgodnie z firmowymi wytycznymi (na papierze firmowym, z zastosowaniem zasad justowania i edycji wewnątrz firmy itp.), czy ma wszystkie załączniki i czy jest napisany poprawnym językiem;
  • dbam o to, aby osoba odpowiedzialna za przygotowanie lub sprawdzenie dokumentu parafowała się na każdej stronie (zwykle jest to lewy dolny róg dokumentu) - dopinguje to osoby w firmie do sprawdzania zawartości pism i dopilnowanie, żeby wszystko było poprawnie; 
  • dbam o bezpieczeństwo danych: wkładam dokumenty do teczki do podpisu lub kładę je pismem do dołu;
  • jeśli trzeba - stempluję pieczątkami imiennymi i firmowymi w odpowiednich miejscach, uzupełniam miejsca puste, które należy wpisać ręcznie;  
  • zaznaczam karteczkami indeksującymi miejsca, w których należy się podpisać;
  • piszę karteczkę z wyjaśnieniem - czego dotyczy dokument, kto jest odpowiedzialny za jego przygotowanie lub sprawdzenie, instrukcje dotyczące podpisywania (parafka na każdej stronie, lub podpisy tylko przy pieczątkach);
W przypadku bardzo dużej ilości stron warto pomóc przekładając kartki za osobę podpisującą.  

Teczka do podpisów

W teczkę wkładam pojedyncze kartki lub kilkustronicowe dokumenty - pisma, upoważnienia czy inne dokumenty.  Sztywne, kartonowe strony teczki i otwory pośrodku stron ułatwiają przekładanie kart. Ponadto dokumenty nie leżą na wierzchu i nie są dostępne na pierwszy rzut oka, co jest bardziej zgodne z polityką bezpieczeństwa danych. Teczki znajdziesz w ofercie sklepów z akcesoriami biurowymi, w sklepach wysyłkowych.

Karteczki indeksujące

Takimi kartkami zaznaczysz miejsca w których należy dokumenty podpisać. Niektóre umowy wystarczy podpisać tylko na ostatniej stronie, albo w kilku konkretnych miejscach - takie karteczki ułatwiają odnalezienie odpowiedniego miejsca, a nie szukanie i wertowanie stron. Karteczki indeksujące znajdziesz w sklepach papierniczych lub sklepów z akcesoriami biurowymi.

Zwilżacz do palców (glicerynowy)

Kilkoro producentów ma w swojej ofercie takie zwilżacze (m. in. BIC, Donau, Żeliko firmy Noex) - znajdziecie je w sklepach z wyposażeniem biurowym, papierniczych i w ofercie sklepów wysyłkowych. 
Te specyfiki ułatwiają przewracane kartek - bez nieeleganckiego oblizywania palców. 



zdjęcie via Wikimedia Commons

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!