7 zasad - jak zachować porządek na biurku?

Uwielbiam czyste i puste biurko. Porządek na biurku sprawia, że wszystko wydaje się być łatwiejsze, nie przytłaczają mnie obowiązki a pracy wydaje się być mniej. Poznaj moje zasady, jak zrobić i utrzymać porządek na biurku.
zdjęcie via Pixabay



  1. Lubię mieć na biurku tylko to, nad czym aktualnie pracuję. 
  2. Segreguję bieżące dokumenty zalegające na biurku na 4 kategorie:
    WAŻNE PILNE
    to może być oferta, którą należy od razu podpisać i wysłać jej skan do odbiorcy i nadać kurierem. Właściwie tego typu dokumentami należy zająć się od ręki i lepiej ich nie odkładać w ogóle na półkę, tylko zabrać się za ich przepływ zaraz.
    WAŻNE NIEPILNE
    to może być umowa, którą należy sprawdzić pod kątem zapisów prawnych i porównać z wersją poprzednią, ale może być sprawdzona na za dwa tygodnie. Musi być jednak sprawdzona dokładnie a nie pobieżnie.
    Za takie sprawy staram się zabierać albo od samego rana - kiedy umysł mam świeży, albo pod koniec dnia, kiedy jest już w pracy niewiele osób i mniej osób wchodzi do gabinetu i dopytuje o drobiazgi, które potrafią rozproszyć uwagę.
    NIEWAŻNE PILNE
    wymaga szybkiej inicjatywy, ale nie jest super ważne.
    NIEWAŻNE NIEPILNE
    to rzeczy, które nie wymagają czasu ani nie są szalenie istotne. Jednak załatwić je należy. Unikam tego, aby te dokumenty leżały w nieskończoność na półce a ich ilość się tylko zwiększała. Na tę kategorię spraw przeznaczyłam półkę nie na wierzchu o ograniczonej pojemności, bo wtedy nie dopuszczam do sytuacji, składowania dokumentów w nieskończoność.

    Taka segregacja dokumentów pozwala mi na posiadanie trzech półek na dokumenty na biurku. Kategorię WAŻNE PILNE mam przed sobą na biurku, nie odkładam jej na półkę. W ten sposób jednocześnie jest mi łatwiej nadawać priorytety zadaniom i utrzymać porządek na biurku. 
  3. Akcesoria biurowe przechowuję  w ergonomicznej i efektywnej odległości.
    Rzeczy najczęściej używane trzymaj na wierzchu biurka
    u mnie to są długopisy, ołówki, zakreślacze, korektor w taśmie, karteczki samoprzylepne, spinacze biurowe, zszywacz i kalkulator. Do przechowywania drobniejszych akcesoriów biurowych używaj biurowych pojemników.

    Rzeczy rzadziej używane trzymaj w podręcznej szufladzie
    U mnie są to np. dziurkacz, zszywki, gumka do wycierania, linijka, pieczątka.
    W szufladzie używam przegródek i pudełeczek, bo mają tendencję do przesuwania się pod wpływem wysuwania i wsuwania szuflady.

    Rzeczy, do których sięgasz jeszcze rzadziej - wstaw do szaf, szafek, na półki.
    U mnie to są segregatory, katalogi, różnego rodzaju słowniki. 

    Taka organizacja miejsca na biurku pozwala oszczędzić czas na poszukiwanie akcesoriów, albo przemieszczanie się, aby sięgnąć po często używaną rzecz. 
  4. Odkładam rzeczy na swoje miejsca. 
    To zasada, która sprawdza się wszędzie - zarówno w domu jak i w biurze. Każdy przedmiot ma swoje miejsce, i na to miejsce powinien trafić po tym, jak skończysz go używać. 
  5. Staram się notować w jednym miejscu. 
    Zawsze pod ręką mam swój notatnik, w którym notuję wszystko. W ten sposób mam wszystkie ważne rzeczy zapisane w jednym miejscu. Łatwo mogę wrócić do wcześniej zapisanych uwag, a idąc na spotkanie zabieram tylko ten jeden notatnik i mam wszystkie notatki w nim zapisane.

    Czasem zdarza mi się zapisać coś na karteczkach samoprzylepnych, które przyklejone w widocznym miejscu rzucają się w oczy i pozwalają lepiej pamiętać niektóre ważne sprawy. Staram się jednak ograniczać tego rodzaju notatki, albo na koniec dnia przepisywać je właśnie do mojego notatnika.
    Nagromadzenie wielu miejsc i wielu notatek na biurku wzmaga chaos organizacyjny. 
  6. Digitalizacja
    Staram się przenosić większość dokumentów do komputera - skany, dokumenty w wersji elektronicznej zwykle mi wystarczają. Wizytówki od razu wpisuję w kontakty Outlooka i wyrzucam. W razie nieodpartej potrzeby mogę coś przecież wydrukować. Jednak po skorzystaniu z dokumentu - niszczę go, aby niepotrzebnie nie zagracał mi biurka.
    Jest świetny filmik na Youtube pokazujący ewolucję biurka, polecam:

  7. Sprzątanie na koniec dnia. 
    Na koniec dnia staram się sprzątnąć biurko, aby było nieskazitelne. Nawet, jeśli mam sporo rzeczy, którymi muszę się zająć następnego dnia rano to miło jest rozpocząć dzień od czystej przestrzeni. 
A Ty, jak dbasz o biurko? Lubisz porządek, czy raczej artystyczny chaos?

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!