Jak skutecznie rozmawiać i unikać nieporozumień?

W pracy asystentki i sekretarki duża część pracy to komunikacja. Wykonywanie poleceń innych, przekazywanie poleceń przełożonych innym pracownikom, pisanie listów, rozmowy z klientami i pracownikami. Jak robić to efektywnie?

Wikimedia Commons

Wszystko to wymaga umiejętności rozmowy w taki sposób, aby unikać nieporozumień. Według mnie to jedno z najtrudniejszych zadań w tej pracy, wcale nie wypełnianie tabelek w excelu.

Dobra komunikacja to

1. Słuchanie: po obu stronach jest ważne, ale jeśli Ty słuchasz uważnie, to zwiększasz szanse na dobrą komunikację. 
   Jeśli słuchasz drugiej osoby uważnie:
   - usłyszysz więcej i lepiej zrozumiesz jej słowa;
   - uważne słuchanie pozwala Ci także dostosować swój język do rozmówcy - możesz używać słownictwa podobnego do tego, którego używa Twój interlokutor. Wtedy zyskujesz jego sympatię, on Cię lepiej rozumie i komunikacja jest bardziej efektywna.  
   - druga osoba uważa się doceniona i czuje się dobrze w Twoim towarzystwie;  
2. Dopytywanie: 
   jeśli czegoś nie rozumiesz, lub uważasz coś za niedoprecyzowane lepiej spytaj niż się domyślaj, co druga osoba miała na myśli. 
3. Przejmowanie inicjatywy: kiedy ktoś zbacza z tematu, warto go nań naprowadzić z powrotem.
   Dygresje niepotrzebnie wprowadzają chaos do rozmowy, potrafią zamglić temat i przeszkodzić w przekazaniu najważniejszych  
4. Precyzyjne wyrażanie swoich myśli
   Mówienie skrótami myślowymi czy metaforami, nieprecyzyjne słownictwo, niepotrzebne dygresje sprawiają, że rozmówca może Cię źle zrozumieć. Od tego jak mówisz zależy to, w jaki sposób i w jakim stopniu zostaniesz zrozumiany. 
5. Empatia:
   Umiejętność wczuwania się w czyjeś emocje pozwala lepiej dostroić się do rozmowy i dostosować swoje odpowiedzi do nastroju drugiej osoby. Empatia pozwala także lepiej zrozumieć stanowisko rozmówcy, czemu właśnie tak twierdzi i czemu na przykład tak bardzo upiera się przy swoim zdaniu. 

To są rzeczy, które możesz już mieć w sobie naturalnie lub wykształcone przez mądre wychowanie, albo możesz je sam wytrenować. Trening dobrej komunikacji polega na uważnym słuchaniu i świadomym wdrażaniu każdego z powyższych elementów krok po kroku. Początkowo każdy element może wydawać się trudny i nienaturalny, ale jak wiadomo - trening czyni mistrza. 

Starasz się trenować swoje umiejętności komunikacyjne? Może czytasz jakieś ciekawe książki na ten temat? A może masz jakieś ciekawe przykłady z życia - jak rozmawiać, albo jak nie rozmawiać? Pisz w komentarzach, chętnie przeczytam i dowiem się czegoś nowego.