Jak skutecznie rozmawiać i unikać nieporozumień?

W pracy asystentki i sekretarki duża część pracy to komunikacja. Wykonywanie poleceń innych, przekazywanie poleceń przełożonych innym pracownikom, pisanie listów, rozmowy z klientami i pracownikami. Jak robić to efektywnie?
Wikimedia Commons

Wszystko to wymaga umiejętności rozmowy w taki sposób, aby unikać nieporozumień. Według mnie to jedno z najtrudniejszych zadań w tej pracy, wcale nie wypełnianie tabelek w excelu.
Dobra komunikacja to

  1. Słuchanie: po obu stronach jest ważne, ale jeśli Ty słuchasz uważnie, to zwiększasz szanse na dobrą komunikację. 
    Jeśli słuchasz drugiej osoby uważnie:
    - usłyszysz więcej i lepiej zrozumiesz jej słowa;
    - uważne słuchanie pozwala Ci także dostosować swój język do rozmówcy - możesz używać słownictwa podobnego do tego, którego używa Twój interlokutor. Wtedy zyskujesz jego sympatię, on Cię lepiej rozumie i komunikacja jest bardziej efektywna.  
    - druga osoba uważa się doceniona i czuje się dobrze w Twoim towarzystwie;  
  2. Dopytywanie
    jeśli czegoś nie rozumiesz, lub uważasz coś za niedoprecyzowane lepiej spytaj niż się domyślaj, co druga osoba miała na myśli. 
  3. Przejmowanie inicjatywy: kiedy ktoś zbacza z tematu, warto go nań naprowadzić z powrotem.
    Dygresje niepotrzebnie wprowadzają chaos do rozmowy, potrafią zamglić temat i przeszkodzić w przekazaniu najważniejszych  
  4. Precyzyjne wyrażanie swoich myśli
    Mówienie skrótami myślowymi czy metaforami, nieprecyzyjne słownictwo, niepotrzebne dygresje sprawiają, że rozmówca może Cię źle zrozumieć. Od tego jak mówisz zależy to, w jaki sposób i w jakim stopniu zostaniesz zrozumiany. 
  5. Empatia:
    Umiejętność wczuwania się w czyjeś emocje pozwala lepiej dostroić się do rozmowy i dostosować swoje odpowiedzi do nastroju drugiej osoby. Empatia pozwala także lepiej zrozumieć stanowisko rozmówcy, czemu właśnie tak twierdzi i czemu na przykład tak bardzo upiera się przy swoim zdaniu. 

To są rzeczy, które możesz już mieć w sobie naturalnie lub wykształcone przez mądre wychowanie, albo możesz je sam wytrenować. Trening dobrej komunikacji polega na uważnym słuchaniu i świadomym wdrażaniu każdego z powyższych elementów krok po kroku. Początkowo każdy element może wydawać się trudny i nienaturalny, ale jak wiadomo - trening czyni mistrza. 

Starasz się trenować swoje umiejętności komunikacyjne? Może czytasz jakieś ciekawe książki na ten temat? A może masz jakieś ciekawe przykłady z życia - jak rozmawiać, albo jak nie rozmawiać? Pisz w komentarzach, chętnie przeczytam i dowiem się czegoś nowego. 



Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!