Czy jest coś takiego w Twojej pracy, co doprowadza Cię do szału ze względu na swoją nieefektywność? Czy wiesz jak to naprawić? Poniżej znajdziesz trzy ogólne zasady ułatwiania sobie pracy.
Jako asystentka lub sekretarka jesteś odpowiedzialna za wykonywanie pracy sprawnie i bez zakłóceń. Oznacza to umiejętność zidentyfikowania sytuacji zaburzających efektywność i usprawnianie działań. To, że dotychczas coś było wykonywane w określony sposób nie oznacza, że tak musi pozostać.
Tych sytuacji nieefektywnych i miejsc powodujących zaburzenia pracy znajduje się sporo w Twoim bezpośrednim otoczeniu:
1. Organizacja miejsca pracy
Jesteś leworęczna, ale całe Twoje biurko jest dostosowane dla praworęcznych? Czy najczęściej używane rzeczy masz w zasięgu ręki i wzroku?
Jednym z najprostszych sposobów, aby zwiększyć wydajność i szybkość działania jest odpowiednia organizacja miejsca pracy:
- usuń rzeczy, z których rzadko korzystasz;
- pozbądź się widocznego bałaganu.
- umieść aparat telefoniczny po lewej stronie (jeśli jesteś praworęczna) , tak aby łatwo notować prawą ręką.
- przenieś pliki, dokumenty i inne potrzebne elementy, tak aby znalazły się w zasięgu ręki. zrób porządek na pulpicie komputera - posegreguj pliki w foldery i wszystkie tworzone dokumenty wklejaj do folderów;
Te zmiany powinny poprawić Twoją efektywność, zaoszczędzą Twój czas i poprawią Ci humor w pracy.
2. Codzienne zadania
Wiele procesów, procedur i obowiązków jest powtarzalnych. Warto więc wprowadzić pewne usprawnienia, które pozwolą wykonywać te zadania łatwiej i szybciej.
Zwróć uwagę na to, co robisz i jak to robisz. Jeśli zauważysz jakieś zadanie, które według Ciebie może być bardziej efektywne, skup się jak robisz to zazwyczaj i co możesz zmienić aby przebiegało szybciej.
Kolejnym razem wykorzystaj swoje spostrzeżenia i spróbuj wykonać to zadanie w nowy sposób. Jeśli ten sposób zadziała - przedstaw pomysł osobie odpowiedzialnej za proces, wraz z korzyściami jakie niesie ze sobą to rozwiązanie. Jeśli decyzja należy do Ciebie, to po prostu to zrób.
3. Twój przełożony
Jeśli widzisz, że Twój przełożony robi coś, co Ty mogłabyś robić zamiast niego, to przypomnij mu, że jesteś tam, aby ułatwić im pracę i codzienne obowiązki.
Szefowie mają często w zwyczaju robić pewne rzeczy tylko dlatego, że robili je zawsze, lub nie chcą Ci przeszkadzać.
Zanim Twój szef się przekona do tego rozwiązania może to zająć trochę czasu, ale w dłuższej perspektywie może to Wam obojgu zaoszczędzić wiele czasu.
W ogóle warto zwracać uwagę (oczywiście dyplomatycznie) jeśli masz pomysł na usprawnienie różnych zadań w biurze, także w pracy innych. Inicjatywa pokazuje Twoje zaangażowanie w pracę.
Niestety zauważam, że jest to często źle postrzegane przez innych współpracowników - jako wychodzenie przed szereg i lizusostwo. Dlatego napisałam o tym, żeby zrobić to dyplomatycznie, z wyczuciem.
Masz na koncie jakieś usprawnienia w pracy? Może takie, które mogą pomóc innym?
Napisz w komentarzach lub do mnie na adres fiszermonika@interia.pl
*zdjęcie via Picjumbo
Listy priorytetów bardzo się przydają
OdpowiedzUsuń