Jak utrzymać porządek w skrzynce mailowej?

Masz chaos w skrzynce pocztowej? Przeczytaj moje poniższe porady, a będziesz wiedzieć co robić.




Kasuj

Ilekroć widzisz wiadomość od nieznanego nadawcy, spójrz na temat. Jeśli widzisz nieznane znaki, ten e-mail to spam i należy go natychmiast usunąć.

Używaj reguł 

Po usunięciu wszystkiego, co wyglądało jak spam i kompletnie nieistotne reklamy, trzeba zdecydować, co zrobić z pozostałymi mailami. Czy masz wiele e-maili od tej samej osoby lub wielu e-maili z tej samej firmy? Użyj reguł! Pozwalają one na automatyczne zapisanie nowych e-maili do odpowiednich folderów. To również sprawia, że punkt pierwszy z tej listy, będzie łatwiejszy: większość istotnych wiadomości e-mail zostanie odfiltrowanych i przeniesionych  do odpowiednich folderów.

Filtruj 

Możesz także użyć filtrów i reguł aby spam trafiał bezpośrednio do kosza. Filtry możesz samodzielnie skonfigurować do wyszukiwania haseł ewidentnie nie interesujących Cię i spamu (np. opcje binarne, seks itd.) i automatycznie przenieść te wiadomości do kosza.

Twórz foldery

Jeśli masz e-mail, który jest faktycznie biuletyn, dla którego zostały subskrybowane, złożyć odpowiedni folder dla nich i zastosować filtr, dzięki czemu można je przeczytać później, kiedy masz czas.

Czytaj i usuwaj

Usuń wszystkie e-maile, które nie będą już istotne i nie są warte zachowania. Pamiętaj też o skrzynce wychodzącej - tam też jest pełno emaili, które nie są już ważne (typu: "dziękuję za odpowiedź", "potwierdzam"). 

Flaguj 

Większość programów pocztowych takich jak Outlook daje możliwość oznaczania wiadomości z pierwszeństwem - flagą, znacznikiem koloru itd. 

Ja stosuję system znaczników koloru:
czerwony - do zrobienia
niebieski - załatwione
fioletowy - przeczytane, ważne
pomarańczowy - do przeczytania

Opróżniaj kosz

Pamiętaj, aby zajrzeć do kosza jeszcze przed usunięciem z niego wszystkich wiadomości. Upewnisz się w ten sposób, że automatyczne filtry nie wyrzuciły jakiejś istotnej dla Ciebie wiadomości. Potem opróżnij kosz i rób to codziennie.

Stwórz folder- Do przeczytania

Możesz do niego przenosić maile, które wydają Ci się być interesujące, ale nie masz czasu, żeby się nimi teraz zainteresować. Kiedy będziesz mieć wolną chwilę - otworzysz folder i przeczytasz te wiadomości. Po ich przeczytaniu - przenieś je do innego folderu albo usuń. Nie trzymaj też w tym folderze maili w nieskończoność. Jeśli nie przeczytasz ich w ciągu miesiąca, z reguły już tracą ważność, więc po prostu je wyrzuć.

Rezygnuj z subskrypcji

Jeśli zapisałaś się do newslettera, ale go w ogóle nie czytasz, albo Twój adres został pozyskany z publicznych źródeł i dostajesz maile, którymi w ogóle się nie interesujesz to pamiętaj, że masz prawo zrezygnować z otrzymywana maili.

Z reguły w każdym mailu na samym końcu powinna znajdować się formułka o przybliżonej treści: "Zgoda na otrzymywanie informacji handlowych może być odwołana w każdym czasie poprzez klikniecie tutaj / odesłanie maila o treści REZYGNUJ."

Zsynchronizuj pocztę

Zsynchronizuj pocztę na komputerze i w telefonie. W ten sposób, jeśli przeczytasz jakąś wiadomość w telefonie, lub ją usuniesz, to nie pojawi Ci się już w poczcie na komputerze. Unikniesz ponownego sprawdzania skrzynki. 


Jak wygląda Twoja skrzynka pocztowa. Masz w niej porządek, czy masz misz masz ;) ? 
A może masz jakieś swoje sposoby na utrzymanie w niej porządku? Napisz w komentarzu lub na fiszermonika@interia.pl 
Napisz też, jeśli potrzebujesz jakiejś porady dotyczącej wiadomości email. 

*zdjęcie via PicJumbo

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!