Jak przekazać obowiązki?

Kończysz pracę? Idziesz na urlop? Zachorowałaś? Albo może awansowałaś i zmieniasz stanowisko? Warto mieć przygotowany plan przekazania obowiązków na każdą z powyższych sytuacji. Zaraz przeczytasz jak sobie przygotować taka procedurę przekazania obowiązków.

via: Pixabay

Hasła

Jesteś odpowiedzialna za pobieranie faktur z różnych platform, które wymagają logowania? Albo zamawiasz artykuły biurowe za pomocą platform sklepów, na które też musisz się zarejestrować? Spisz wszystkie hasła w sposób bezpieczny (to znaczy też w zaszyfrowanym pliku, do którego przekażesz hasło już tylko osobie zainteresowanej), które mogą się przydać osobie przejmującej Twoje obowiązki, lub prześlij prośbę o nadanie nowych loginów i haseł nowej osobie.

Kontakty

Przekaż kontakty do przedstawicieli firm, z którymi kontaktujesz się najczęściej. Przejrzyj swoją skrzynkę adresową i zrób spis osób - z adresem e-mail i telefonem oraz opisem w jakich celach te osoby mogą się przydać. 

Na mojej liście są między innymi: serwisant ksero, dostawca wody, przedstawiciel firmy z artykułami biurowymi, kurier, przedstawiciel operatora telefonii komórkowej, ochrona obiektu. 

Mail z informacją

Wyślij maila z informacją do osób lub firm, z którymi często współpracujesz - zamawiasz artykuły, usługi. Taka lakoniczna informacja pomoże łatwiej przejąć innej osobie obowiązki i nie będzie już musiała się tłumaczyć, kim jest i dlaczego to ona się kontaktuje, a nie Ty.

W mailu poinformuj, że Twoje obowiązki przejmuje ta i ta osoba, podaj imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu.

Przykładowy email może brzmieć następująco: 

"Szanowny Panie, 

informuję, że od dnia 1 kwietnia moje obowiązki przejmuje pani Anna Kowalska. Jej adres e-mail to anna.kowalska@firma.com a numer telefonu to 42 123 45 66. 

Z poważaniem,
Monika Fiszer"

Procedury

Dobrze jest mieć spis procedur, rutynowych obowiązków, ale i okazjonalnych zadań. Ja mam taki spis w programie OneNote, ale możesz go sobie zrobić Wordzie, albo w papierowej wersji - w segregatorze (co się przyda w przypadku awarii sieci, prądu itd.). 

• Podziel sobie swoje procedury na kilka głównych rozdziałów, np:
  
  ogólne informacje, księgowość, korespondencja przychodząca i wychodząca, materiały biurowe, maszyny biurowe, delegacje, formularze i szablony. 
• Przez kilka dni (np. cały tydzień) śledź i zapisuj poszczególne drobne zadania, niekoniecznie oczywiste.   
  
  Jakie zadania warto zapisać?
   
• TELEFONY: odbieranie telefonów, przełączanie, wyciszanie rozmów oczekujących, przekierowanie na czas nieobecności... 
• MAILE: jak zrobić stopkę, standaryzacja maili (np. standardowy zapis tematu), załączanie adresatów - do kogo należy wysyłać jakie wiadomości; 
• KORESPONDENCJA: jak ewidencjonować pocztę przychodzącą i wychodzącą, jak nadawać listy, przesyłki kurierskie, gdzie przechowywać dowody nadania, dekretacja pism, 
• SPOTKANIA: jak zapraszać na spotkania, rezerwować sale, kogo zapraszać na jakie spotkania, jakie spotkania są cykliczne, jak przygotować salę na spotkanie, 
• MASZYNY BIUROWE: obsługa drukarki, skanu, faksu, telefonu, system konferencyjny, itd.
• DELEGACJE: jak rezerwować hotel, lot, samochód, rejestracja delegacji w systemie firmowym,  
• OGÓLNE: jak otwierać biuro, jak zamykać, gdzie odkładać klucze, gdzie są dokumenty firmowe na firmowym serwerze, spis tzw. MPK - czyli miejsc powstawania kosztów, które przydają się do opisywania faktur lub przypisywania kosztów do poszczególnych wydziałów,

Spis procedur staraj się uzupełniać na bieżąco - jeśli Ci się przypomni o jakimś obowiązku, który wykonujesz, albo dojdzie Ci nowe regularne zadanie do wykonania - spisz je krok po kroku i dodaj do zestawienia.

Postaraj się też ten zestaw procedur uporządkować, zrób spis treści

• jeśli jest to elektroniczny plik - możesz dodawać hiperłącza w tekście, odwołujące się do innych procedur, 
• jeśli jest to papierowy wydruk - dodaj kolorowe przekładki i karteczki indeksujące, aby ułatwić jego przeglądanie, postaraj się także na każdej wydrukowanej kartce dodawać ścieżkę dostępu do pliku, z którego te dokumenty zostały wydrukowane.

Pamiętaj, że wszystkie te procedury nie powinny zawierać informacji poufnych. Dostęp do tego spisu / segregator powinny mieć osoby, które będą Cię zastępować okazjonalnie lub na stałe, ale nie wszystkie informacje mogą się tam znaleźć. Poufne informacje przekaż albo ustnie, albo przechowuj je osobno pod kluczem (czy to cyfrowym, czy to fizycznym kluczem).

Taki zestaw procedur, ścieżka postępowania w przypadku Twojej nieobecności ułatwi życie osobom Cię zastępującym, ale i Tobie - nie będziesz się denerwować, czy dają sobie radę bez Ciebie, nie będziesz odbierać kilkunastu telefonów dziennie, z pytaniami, gdzie jest coś tam, albo jak się wysyła faks. 

Masz taki spis procesów u siebie na stanowisku pracy? Sama to wymyśliłaś, czy było to odgórnie narzucone przez firmę? Uważasz, że takie spisy są przydatne, czy to niepotrzebne dodawanie sobie pracy?  Pisz w komentarzu lub na fiszermonika@interia.pl 

Jeśli uważasz, że to przydatny tekst - podziel się nim z innymi, będzie mi niezwykle miło.