Spotkanie poza firmą - czy to dobry pomysł

Ostatnio w mojej firmie zostały zorganizowane 3 spotkania poza firmą, w salach konferencyjnych należących do hotelu lub centrum konferencyjno szkoleniowego. Zastanawiałam się, czy to w ogóle jest dobry pomysł i tak powstał poniższy tekst. 

Przeczytasz w nim jakie są zalety zorganizowania spotkania poza firmą, a jakie są wady takiego rozwiązania. 

via: Wikimedia Commons

1. Brak okazji do rozproszenia się

Według mnie jedną z najbardziej istotnych zalet spotkań poza firmą jest fakt, że uczestników nie rozprasza praca na miejscu. 

W spotkaniach w firmie, w których biorą udział dyrektorzy, menedżerowie, kierownicy, często zdarzają się sytuacje, kiedy jest jakiś pilny dokument, który "koniecznie trzeba właśnie teraz podpisać" albo "bezwzględnie trzeba coś zobaczyć w fabryce". Kiedy spotkanie jest poza firmą  - nie ma takich problemów. Mogą się zdarzyć telefony, ale zdecydowanie mniej przeszkadza to w przebiegu zebrania.
Takie spotkania poza firmą także wydają się być ważniejsze niż te w firmie - co zwiększa frekwencję - więcej osób się na nich stawi punktualnie, nie zaplanuje na ten czas urlopu, czy nie będzie szukać jeszcze innych wymówek, żeby nie pojawić się na spotkaniu.  

2. Korzystasz z dobrej infrastruktury 

Kiedy organizujesz szkolenie nowych umiejętności, znajomości oprogramowania, nowej technologii - wtedy istotna jest dobra infrastruktura, która pozwoli bez zakłóceń przeprowadzić takie spotkanie, czy warsztaty. 
Chodzi o dobrej jakości sprzęt do prezentacji, wysokiej jakości połączenie internetowe, flipcharty z dużym zapasem papieru, wystarczającą ilość mazaków, wskaźników i innych urządzeń przydatnych podczas spotkania.  

Ponadto w hotelu jest też przerwa kawowa, którą można dobrać sobie, zależnie od potrzeb. Kawa, herbata, woda, czy przekąski - uzupełniane są w razie ubywania. Na miejscu można wykupić także od razu lunch, aby głód nie przeszkodził w przyswajaniu informacji.

3. Przerwij rutynę

Przeprowadzono wiele badań, których wyniki wskazują na to, że rutynowe czynności przytępiają umiejętność rozwiązywania problemów i kreatywność. Utrudniają także przyswajanie wiedzy.
Przez zmianę otoczenia, środowiska spotkania, umysły pracowników pracują w odrobinę inny sposób, inaczej przetwarzają informacje, a to sprzyja kreatywnym rozwiązaniom, nowemu podejściu do starych problemów (LINK). Zmiana miejsca spotkania może pomóc rozwiązać jakiś, do tej pory nierozwiązywalny problem, przyczynić się do załagodzenia konfliktu, zmotywować ludzi do zmiany, czy w inny, pozytywny, sposób wpłynąć na pracowników. 

4. Okazja do wyróżnienia pracowników

Zorganizowanie spotkania poza firmą, w sali konferencyjnej, z przerwą kawową i lunchem, to pewnego rodzaju wyróżnienie dla pracowników, którzy dzień w dzień siedzą w biurze i nie zawsze czują się zauważeni. 

Spotkanie w reprezentatywnym miejscu, poczęstunek, zaakcentowanie podczas spotkania wyjątkowości okazji i docenienie ich pracy da im poczucie wyjątkowości i poczują się w pewien sposób nagrodzeni. Takie specjalne względy dają większe poczucie wartości dla firmy, a nie bycia trybikiem w maszynie korporacyjnej. Z kolei, kiedy pracownicy czują się doceniani, wtedy są skłonni ciężej pracować, uczyć się nowych umiejętności, słuchać bardziej uważnie, a także jest mniej prawdopodobne, że opuszczą firmę na korzyść innej. 

Minusy takiego wynajmowania sali konferencyjnej poza firmą:

• cena

Za taką salę musisz dodatkowo zapłacić. Za zorganizowanie spotkania w firmie nie ponosisz dodatkowych kosztów (ewentualnie możesz zorganizować catering dodatkowo płatny). 

• dojazd

nie wszyscy pracownicy mają samochód, dojazd w inne miejsce niż dotychczas może im trochę utrudnić dojazd (wprawdzie może się okazać, że dla niektórych dojazd będzie wygodniejszy niż do firmy - nigdy tego nie wiesz). 

Według mnie te dwa mankamenty nie znoszą zalet, które opisałam powyżej. Jeśli tylko chcesz podnieść rangę spotkania, zaakcentować wagę szkolenia, zmotywować pracowników do nieszablonowych pomysłów i sprawić im przyjemność - rozważ takie rozwiązanie. 

Ciekawa jestem, czy w Twojej firmie zdarzają się takie spotkania? Bierzesz w nich udział? Czy te zalety, które opisałam - mają odniesienie według Ciebie? Napisz w komentarzu, lub na moim profilu facebookowym.