Raport dla szefa wracającego z urlopu

Dwa tygodnie bez szefa nieubłaganie się kończą... W poniedziałek wraca Prezes, więc warto mu przesłać informację o tym, co się wydarzyło przez te dwa tygodnie jego urlopu oraz czego może się spodziewać w pierwszym tygodniu po powrocie.
via: PicJumbo
Dziś przeczytasz, jak przygotować taki raport. Może Ci się przydać nie tylko dla Twojego przełożonego, ale możesz go napisać także dla Twojego kolegi lub koleżanki z biurka obok, którą zastępowałaś w trakcie wakacji.

Celem takiej notatki jest poinformowanie szefa o wydarzeniach, jakie miały miejsce w trakcie jego nieobecności w biurze i ułatwienie mu zaadaptowania się w pierwszych trudnych dniach po powrocie z plaży.

Przywitanie
Nie zapomnij o tej części. Warto dać znać, że cieszysz się z powrotu (szczególnie koleżance lub koledze, może szefowi się nie podlizuj zanadto).


Co się wydarzyło
Każdy wracający z urlopu z reguły pyta - co się działo, kiedy mnie nie było. I czasem nie jest łatwo sobie przypomnieć. Jeśli przygotujesz taki raport zawczasu - możesz korzystać z kalendarza, z notatnika - więc nie raczej nie pominiesz żadnych istotnych faktów.
To mogą być informacje typu:
  • byli klienci z propozycją rozszerzenia dotychczasowej umowy,
  • zepsuł się sprzęt i trzeba podjąć decyzję o naprawie lub zakupu nowego, 
  • dzwonił taki a taki pan i prosił o kontakt po powrocie z urlopu

Co się wydarzy

Jeśli masz dostęp do kalendarza Twojego przełożonego - wpisz mu w kalendarz wszystkie planowane spotkania. Jednak nawet jeśli to zrobię, to i tak staram się w raporcie ująć najważniejsze spotkania - tak, żeby nic nie umknęło.

Warto też wpisać jakieś terminy do wykonania, np.:
  • do 15 trzeba wysłać prezentację na spotkanie
  • do 18 musimy przygotować agendę
  • do 21 jest założona wstępna rezerwacja biletu lotniczego, trzeba zdecydować o ewentualnej delegacji, 
Forma
Warto zrobić listę takich informacji - wszystko, co jest w punktach czyta się łatwo i wygodnie, poza tym łatwo rzucić okiem i odnaleźć najistotniejsze sprawy, albo do nich wrócić, a nawet można je odhaczyć jako załatwione, zapamiętane.

Najlepiej takie listy uszeregować od najważniejszych spraw do mniej ważnych. Powroty po urlopie są trudne, szef przy pierwszym czytaniu może nie dokończyć listy z powodu przegrzania obwodów. Ale te najważniejsze punkty już przeczyta. 

Poza tym - staraj się pisać zwięźle. Pisz o faktach, nie przekazuj opinii lub nie rozbudowuj zdań nadmiernie. To ma być krótki raport, przekazujący najważniejsze sprawy. 


Zdarzało Ci się kogoś w taki sposób poinformować po powrocie z urlopu, lub dłuższej nieobecności? Czy raczej robisz to ustnie, bez planu? Uważasz, że to dobry pomysł? Pisz do mnie na fiszermonika@interia.pl lub w komentarzu do tego tekstu. 

Komentarze