Jak usunąć wysłanego maila? Przydatne triki w Outlooku

Wiele z nas pracuje prawdopodobnie w środowisku Microsoft Office, a co za tym idzie korzysta z poczty Microsoft Outlook.
Podam Ci dzisiaj kilka przydatnych drobnych trikach, które mnie się w pracy bardzo przydają. Jak dla mnie numer 5 to tzw. gamechanger  :)
via: Negative Space


1. W kalendarzu Outlook możesz dodać ustawowe dni wolne od pracy. W ustawieniu kalendarza Outlooka wejdź w PLIK - OPCJE. Otworzy Ci się okno dialogowe, w którym po lewej stronie wybierz KALENDARZ, a tam w części OPCJE KALENDARZA wybierz przycisk DODAJ DNI WOLNE:


Wybierz opcje kraju, który Cię interesuje (możesz dodać kilka krajów - jeśli współpracujecie np. ze Szwecją, to przydadzą Ci się także wolne dni dla Szwecji). 

Dla mnie to bardzo korzystna funkcja, bo nie muszę ręcznie zaznaczać każdego wolnego dnia - wystarczy kilka kliknięć i już masz aktualizację dni wolnych w całym roku. 

2. Możesz też ustawić formatowanie warunkowe, aby maile od konkretnych osób wyświetlały się w skrzynce na jakiś wyróżniony kolor. 
Mnie wiadomości od Zarządu wyświetlają się czerwoną czcionką, dzięki czemu na pierwszy rzut oka widzę, że jest coś potencjalnie ważnego. 
Wystarczy wybrać w Outlooku w widoku poczty zakładkę WIDOK, następnie USTAWIENIA WIDOKU. Otworzy się okno dialogowe Ustawienia zaawansowane widoku: tam wybierz FORMATOWANIE WARUNKOWE.


Następnie, w kolejnym oknie dialogowym wybierasz już tylko reguły, które mają rządzić Twoim formatowaniem - np. maile od kogo mają być wyróżnione i w jaki sposób, np. czerwoną czcionką:


3. Możesz ustawić lub zlikwidować alert pojawiający się na pulpicie podczas nadejścia nowej wiadomości e-mail. 
Mnie raczej rozprasza takie powiadamianie, więc raczej staram się wyłączać alerty na pulpicie, a już zdecydowanie nie znoszę powiadomień dźwiękowych. Jak je wyłączyć (albo jeśli chcesz - jak je włączyć?): 
Możesz wyłączyć takie alerty, ale włączyć dla konkretnej osoby. W tym celu musisz ustawić regułę: 
W widoku poczty wybierz REGUŁY , a po otwarciu okna dialogowego wybierz od kogo maile chcesz wyróżnić powiadomieniem na pulpicie oraz zaznacz opcję WYŚWIETL W OKNIE ALERT O NOWYM ELEMENCIE. 


4. Jeśli często używasz jakiegoś tekstu w trakcie pisania maila możesz zautomatyzować i przyśpieszyć tę czynność w dwojaki sposób:

  • Ustawić tę treść jako podpis
    W trakcie pisania maila wejdź w zakładkę WSTAWIANIE, następnie PODPIS i ustaw Nowy podpis o treści jaka Ci odpowiada. Potem wystarczy tylko wstawić dany podpis.
  • Ustawić tę treść jako tzw. Szybkie części:
    W trakcie pisania maila zaznacz powtarzalny tekst i kliknij w zakładkę WSTAWIANIE, następnie SZYBKIE CZĘŚCI - potem w wysuwanym oknie wybierz opcję ZAPISZ ZAZNACZENIE W GALERII SZYBKICH CZĘŚCI.
    W trakcie pisania maila wystarczy potem wybrać z galerii odpowiednią treść, którą chcesz wpisać w wiadomości:

5. Zdarza Ci się niechcący wysłać maila nie do tej osoby, do której trzeba? Jeśli szybko zadziałasz to możesz samodzielne usunąć omyłkowo wysłaną wiadomość tak, aby adresat nie zdążył go odczytać. 
Jak?
Kliknij dwa razy w wysłaną wiadomość. Otworzy Ci się okno z Twoim mailem, wtedy kliknij w zakładkę AKCJE, a następnie ODWOŁAJ TĘ WIADOMOŚĆ:

Otworzy Ci się okienko dialogowe, w którym zaznaczasz USUNĄĆ NIEPRZECZYTANE KOPIE TEJ WIADOMOŚCI. Jeśli adresat nie zdążył jeszcze jej przeczytać, to wiadomość zostanie usunięta.

A jeśli zaznaczysz opcję POWIADOM O POMYŚLNYM LUB NIEPOMYŚLNYM ODWOŁANIU DLA KAŻDEGO ADRESATA - to będziesz wiedzieć, czy akcja się udała.


Daj znać, czy takie porady Ci się przydadzą. Ciekawa jestem, czy korzystasz z Outlooka i czy pisać w ogóle o takich mykach i trikach. Pisz w komentarzu lub na fiszermonika@interia.pl

Komentarze