Jak domagać się wykonania zadania?

Praca asystentki to często proszenie o wykonanie różnego rodzaju zadań inne osoby z firmy. Często moja praca zależy od innych - od tego czy prześlą mi na czas swój raport / prezentację / maile.
Jak sobie radzę z opieszałością innych? Przeczytasz poniżej.

via: PicJumbo

Prostota i zrozumiałość

Przede wszystkim, Twoja prośba o wykonanie zadania powinna być klarowna i jednoznaczna. Po pierwsza odbiorca nie będzie się zastanawiał co miałaś na myśli, nie zostawisz niedomówień i pola do interpretacji. 
Najlepiej podaj:
  • co dokładnie ma być zrobione

    Jeśli prosisz kogoś o wykonanie jakiegoś zadania, to dobrze je zdefiniuj. Jeśli tego nie zrobisz to może się tak zdarzyć, że ktoś nie zrobi wszystkiego, na czym Ci zależało, albo zrobi nie tak jak chciałaś.
    Proszę, żebyś uzupełnił slajdy 5, 8 i 16 wszystkimi brakującymi danymi.
  • na kiedy ma być to zrobione

    Podanie ram czasowych w sposób jednoznaczny, a nie ASAP, albo "niezwłocznie"
    Proszę o przesłanie slajdów do mnie, do środy 23 listopada do godziny 16:00.
    Staraj się także z wyprzedzeniem wysyłać prośby o wykonanie czegoś. Trudno jest zrobić raport na "za godzinę", albo większe zestawienie na jutro, jeśli ktoś jest mocno zabiegany i spędza dużo czasu na spotkaniach. Jeśli to możliwe, to postaraj się jak najwcześniej wysłać prośbę, a potem regularnie o niej przypominaj.

    Ja mam też taki chwyt, że wysyłając maila z prośbą zaznaczam też opcję w Outlooku PRZYPOMNIENIE  - nie tylko dla mnie ale i dla adresata. Wtedy o konkretnej godzinie konkretnego dnia (może to być na przykład na dwa dni przed upłynięciem terminu) włącza się adresatowi przypomnienie o Twoim mailu.
  • dlaczego coś ma być zrobione

    Kiedy wyjaśnisz dlaczego coś ma być zrobione, do czego potrzebujesz tego zadania, to łatwiej będzie drugiej osobie się zaangażować jego wykonanie.
    Łatwiej przekonać kogoś do wykonania zadania, jeśli uzasadnisz swoją prośbę,
    niż po prostu odpowiedzieć na pytanie "do czego Ci to potrzebne" - "bo ja Cię o to proszę" albo "bo tak".
    Prezentacja jest mi potrzebna na spotkanie z Radą Nadzorczą. 
  • Twój raport pomoże mi zrozumieć aktualne procesy i je usprawnić.
    Jeśli prześlesz mi najczęściej zamawiane artykuły, to postaram się wynegocjować niższą stawkę.  
     
To był krok pierwszy - czyli prośba pierwotna. Ale potem często bywa, że wysyłasz maile, prosisz, przypominasz...
I NIC SIĘ NIE DZIEJE....
Co robić? Oto moje sugestie:

Przypominaj się


nawet jeśli nie ustawiłaś automatycznego przypomnienia dla adresata - przypominaj mu telefonicznie lub mailowo lub osobiście o swojej prośbie - że czekasz, że jutro chciałabyś dostać ten raport...
Czasem ludzie naprawdę mają dużo pracy i potrafią zapomnieć o różnych rzeczach, obowiązkach. Przypomnienie nie jest niczym złym, może zdziałać cuda.
Przypominaj się mailowo, telefonicznie, a jeśli to możliwe to osobiście:

Osobista wizyta

Jeśli pracujesz z osobą, którą poprosiłaś o wykonanie czegoś dla Ciebie, blisko siebie - dobrym sposobem jest też odwiedzić ją osobiście.
Takie stawienie się przy biurku dłużnika jest genialnym chwytem psychologicznym

  • pokazuje, że Ci zależy na tym zadaniu, 
  • dla osoby którą prosisz o coś - materializuje się ta prośba w sposób fizyczny,
    a ponadto 
  • twarzą w twarz trudno jest odmówić, albo znaleźć wymówkę. 
Osobiste spotkanie może też polegać na umówieniu krótkiego spotkania, które ma na celu zweryfikowanie postępów i ewentualne wytłumaczenie nieścisłości. 

Okaż życzliwość

Przy tym wszystkim pokaż swoją sympatię i zrozumienie. Wiadomo - każdy jest zarobiony, ma dużo zadań do wykonania. Ty też, jednym z tych zadań jest właśnie skuteczne egzekwowanie wykonania zadań od innych. Daj to do zrozumienia, że to jest Twój obowiązek, a nie przyjemność. 

Poza tym trudno jest odmówić kiedy jesteś miła. Z reguły ludzie odpłacają takim samym nastawieniem - jesteś oschła i nieprzyjemna: łatwiej będzie Ci powiedzieć, żebyś się wypchała. Będziesz empatyczna i sympatyczna - tym samym Ci odpłacą.

Ułatw wykonanie zadania

Postaraj się ułatwić zadanie - jeśli prosisz o raport, albo prezentację - wraz z prośbą wyślij szablon, jak dokładnie ma wyglądać docelowy dokument.
Jeśli zadanie jest skomplikowane - zrób krótkie spotkanie objaśniające, o co dokładnie Ci chodzi.

Oczywiście, nie zawsze jest tak różowo. Często znajdzie się ktoś, kto nie dotrzyma terminu.
Od ważności zadania (i od tego czy to był pierwszy raz, czy to recydywista) zależy, czy powinnaś poinformować przełożonych, czy po prostu postarać się sama jakoś sobie poradzić (czytaj - wykonać czyjeś zadanie).

Czy często Ci się zdarza, że ludzie zalegają wobec Ciebie z jakimiś obowiązkami? Jak sobie z tym radzisz? 

Komentarze

  1. Problem jest głównie wtedy, gdy dla mnie coś jest priorytetem, a dla kogoś już nie... Nawet dobrze umotywowana prośba o wykonanie zadania, życzliwość, wsparcie, przypomnienie nie są w stanie poruszyć niektórych współpracowników. Bo zawsze mają coś ważniejszego do zrobienia.

    OdpowiedzUsuń
    Odpowiedzi
    1. to prawda, dlatego też warto takim osobom dawać więcej czasu na wykonanie zadania, a także, jeśli ich część pracy jest kluczowa dla Twojego zadania - warto z nimi poważnie porozmawiać, może poprosić o delegowanie zadania na kogoś innego, a ostatecznym krokiem byłaby poważna rozmowa z nimi przy ich przełożonych (ale to ostateczność, bo takiej eskalacji nikt nie lubi). Ewentualnie trzeba kombinować inną drogą uzyskać cel- poprosić kogoś innego, zrobić samemu, lub jakoś ominąć ich część pracy.

      Usuń

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!