Jak zorganizować konferencję? Część 5.5 - w dniu konferencji

W dniu konferencji właściwie wszystko jest gotowe. Jeśli całą organizację przeprowadziłaś zgodnie z poprzednimi poradnikami - to dzisiaj powinno wszystko dziać się gładko i na autopilocie. 
Czego jednak warto jeszcze dziś dopilnować?


  1. Bądź przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem rejestracji. 
  2. Przejdź się po całym miejscu, w którym będzie się odbywać konferencja- sprawdź czy wszystko wygląda zgodnie z Twoimi oczekiwaniami. 
  3. Sprawdź podłączenie laptopa do systemu konferencyjnego - czy działa audio. wideo, czy ekran projektora wisi prosto, czy klimatyzacja jest włączona, a żaluzje opuszczone, tak aby było prezentacje były dobrze widoczne na ekranie. 
  4. Wejdź do toalet - sprawdź czystość, uzupełnienie mydła, papieru toaletowego - jeszcze jest czas na zwrócenie uwagi obsłudze. 
  5. Przygotuj stanowisko recepcyjne: ustaw identyfikatory, przygotuj listę gości (wydrukowaną lub na komputerze) oraz paczki konferencyjne wydawane gościom konferencji. 
  6. Na początku prawdopodobnie będziesz witać gości przy recepcji. Pomóż rozdawać identyfikatory i paczki, najlepiej w okresie największego natężenia ruchu. 
  7. Odpowiadaj szybko na pytania : o wifi, o toaletę, o szatnię, o pobliskie restauracje, sklepy itd. Bądź zawsze na podorędziu. 
  8. Jeśli prowadzisz konferencję - bądź od samego początku w sali konferencyjnej, przywitaj gości, przedstaw się, omów agendę i zapowiadaj prelegentów. 
  9. Pilnuj czasu (najlepiej umów się z prelegentami na konkretny sygnał - niech na Ciebie zwracają uwagę, a Ty będziesz im pokazywać ile czasu im zostało). Ja na ostatniej konferencji przygotowałam cyfrowy licznik, który był widoczny zarówno dla gości jak i dla prelegentów. Zabrakło jeszcze może sygnału dźwiękowego po upływie przypisanego czasu, który potrafi zdyscyplinować największych gawędziarzy. 
  10. Właściwie w dniu konferencji głównie trzeba reagować na nagłe sytuacje, które oczywiście mogą się pojawić. Trzeba spokojnie się nimi zajmować. 
I tyle. Konferencja za Tobą. Jak Ci się podobał poradnik? Wypada jeszcze chyba zrobić podsumowanie konferencji - czyli, co zrobić po konferencji. 

*zdjecie via Flickr


Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!