W dniu konferencji właściwie wszystko jest gotowe. Jeśli całą organizację przeprowadziłaś zgodnie z poprzednimi poradnikami - to dzisiaj powinno wszystko dziać się gładko i na autopilocie.
Czego jednak warto jeszcze dziś dopilnować?
- Bądź przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem rejestracji.
- Przejdź się po całym miejscu, w którym będzie się odbywać konferencja- sprawdź czy wszystko wygląda zgodnie z Twoimi oczekiwaniami.
- Sprawdź podłączenie laptopa do systemu konferencyjnego - czy działa audio. wideo, czy ekran projektora wisi prosto, czy klimatyzacja jest włączona, a żaluzje opuszczone, tak aby było prezentacje były dobrze widoczne na ekranie.
- Wejdź do toalet - sprawdź czystość, uzupełnienie mydła, papieru toaletowego - jeszcze jest czas na zwrócenie uwagi obsłudze.
- Przygotuj stanowisko recepcyjne: ustaw identyfikatory, przygotuj listę gości (wydrukowaną lub na komputerze) oraz paczki konferencyjne wydawane gościom konferencji.
- Na początku prawdopodobnie będziesz witać gości przy recepcji. Pomóż rozdawać identyfikatory i paczki, najlepiej w okresie największego natężenia ruchu.
- Odpowiadaj szybko na pytania : o wifi, o toaletę, o szatnię, o pobliskie restauracje, sklepy itd. Bądź zawsze na podorędziu.
- Jeśli prowadzisz konferencję - bądź od samego początku w sali konferencyjnej, przywitaj gości, przedstaw się, omów agendę i zapowiadaj prelegentów.
- Pilnuj czasu (najlepiej umów się z prelegentami na konkretny sygnał - niech na Ciebie zwracają uwagę, a Ty będziesz im pokazywać ile czasu im zostało). Ja na ostatniej konferencji przygotowałam cyfrowy licznik, który był widoczny zarówno dla gości jak i dla prelegentów. Zabrakło jeszcze może sygnału dźwiękowego po upływie przypisanego czasu, który potrafi zdyscyplinować największych gawędziarzy.
- Właściwie w dniu konferencji głównie trzeba reagować na nagłe sytuacje, które oczywiście mogą się pojawić. Trzeba spokojnie się nimi zajmować.
I tyle. Konferencja za Tobą. Jak Ci się podobał poradnik? Wypada jeszcze chyba zrobić podsumowanie konferencji - czyli, co zrobić po konferencji.
*zdjecie via Flickr
Witam. Wspaniały wpis. Poszukuję jakieś hotele z salami konferencyjnymi warszawa albo okolice. Z góry dzięki za odpowiedź.
OdpowiedzUsuńNasze konferencje to naprawdę spore imprezy! Chodzi o to, żeby zrobić wrażenie na współpracownikach i kontrahentach. Nie ma co oszczędzać na dobrym marketingu :) No, ale oczywiście warto rozsądnie planować. Z moich doświadczeń wynika, że najlepiej organizować takie wielkie wydarzenia z pomocą specjalistów. http://orchideagroup.pl/- firma, z którą współpracujemy organizowała niezliczone eventy! :D Jest bezkonkurencyjna :) Potrafią znaleźć najbardziej niesamowite miejsca na organizację konferencji, a wiadomo, że pierwsze wrażenie jest najważniejsze.
OdpowiedzUsuńMoim zdaniem najważniejszy jest tu. wybór odpowiedniej sali, oraz lokalizacja. Najlepiej, aby była także możliwość wynajmu noclegów, dlatego tak często konferencje odbywają się w dużych hotelach.
OdpowiedzUsuń