Jak znaleźć dobrą asystentkę lub sekretarkę?

W ubiegłym tygodniu Maria z portalu Intermanners Diplomacy & Business Training zapytała mnie o to, jak znaleźć dobrą asystentkę?


Według mnie nie jest łatwo znaleźć dobrą asystentkę lub sekretarkę, ale poniżej znajdziesz kilka moich uwag na ten temat.



Kilka powodów dla których nie jest łatwo znaleźć dobrą sekretarkę lub asystentkę:
  1. To stanowisko nadal ma nie najlepszą opinię - osoby pozbawionej ambicji, niezbyt rozgarniętej, która potrafi sobie od czasu do czasu poradzić ewentualnie z podaniem kawy albo wydrukowaniem jakiegoś raportu. Przeglądając wyniki wyszukiwania w google po haśle sekretarka - trafiam głównie (poza ofertami pracy) na niewybredne żarty lub porno filmy. 
  2. Poza tym określenie dobra sekretarka lub asystentka, dla każdej firmy znaczyć może coś zupełnie innego - jedna firma szuka właśnie świetnie wyglądającej dziewczyny, zgrabnej, sympatycznej i uśmiechniętej, która będzie głównie witała gości i odbierała telefony, a inna firma może szukać bystrej, dyskretnej osoby o analitycznym umyśle, która będzie wspierać menedżera w jego codziennej pracy.
  3. Z powyższego argumentu wynika kolejny - niejasna definicja oznacza także nie do końca dobrze określone umiejętności i cechy osobowościowe, jakie powinna reprezentować sekretarka.  
Te powody powyżej powinny być wskazówką w jaki sposób poszukiwać idealnej osoby na stanowisko asystentki lub sekretarki:
  1. Zastanów się jakie obowiązki chcesz powierzyć osobie na tym stanowisku. 
  2. Obowiązki z punktu pierwszego wyznaczą Ci cechy charakteru i umiejętności, które powinna posiadać osoba poszukiwana. 
  3. Jedne i drugie (czyli obowiązki i kluczowe umiejętności) zamieść w ogłoszeniu o pracę. 
  4. Rozważ zamieszczenie wyłącznie kluczowych umiejętności, trudnych do nauczenia - jak dyskrecja, umiejętność nawiązywania kontaktów międzyludzkich, dobre maniery. Resztę umiejętności możesz wykształcić - wysłać zrekrutowaną osobę na szkolenie, lub przeszkolić samemu na miejscu. 
  5. Przeprowadź rozmowę rekrutacyjną:
  • Zwróć uwagę na wygląd zewnętrzny: dobrze dobrany strój, schludny, elegancki, zadbane dłonie, dyskretny makijaż w przypadku kobiet - powiedzą Ci, że jest to osoba dbająca o swój wizerunek. 
  • W trakcie rozmowy zwróć uwagę, czy osoba umie budować logiczne i składne zdania. Chaotyczne wypowiedzi, nielogiczne ciągi zdań, niegramatyczne sformułowania są trudne do wyplenienia. Sposób wysławiania się na tych stanowiskach jest kluczowy i stanowi także element pierwszego wrażenia. 
  • Dobrze jest przeprowadzić test in-basket (pisałam o nim tutaj), który pozwoli ocenić, jak kandydat radzi sobie z nadawaniem priorytetów różnym zadaniom w pracy. 
  • Kandydat na sekretarkę lub asystentkę powinien na którymś z etapów rozmowy kwalifikacyjnej spotkać się z osobą, z którą będzie blisko współpracował, której będzie asystował.
    Może się zdarzyć tak, że pomimo najlepszego wykształcenia, świetnych umiejętności i rewelacyjnych rekomendacji te dwie osoby po prostu nie będą się ze sobą dobrze porozumiewać. Można się z tego śmiać i nie dowierzać - ale musi być tzw. chemia
GDZIE SZUKAĆ?
  • klasyczne portale ogłoszeń to standard: tak jak pisałam powyżej, napisz rzetelne ogłoszenie, w którym opiszesz zakres obowiązków i wymagane umiejętności.
  • zlecenie dla biura rekrutacyjnego -  mnóstwo firm weźmie na siebie obowiązek poszukiwania odpowiedniej osoby, przeprowadzi też wstępną selekcję umiejętności, na osobiste spotkanie wyznaczy osoby już wstępnie
  • wśród pracowników własnej firmy - pomyśl o Twojej firmie, czy masz w niej osoby zaufane, sympatyczne i bystre? Jeśli tak, to może zaproponuj przejście na inne stanowisko po krótkim szkoleniu. Szkolenia na sekretarkę i asystentkę możesz znaleźć w większości dużych miast, są też szkolenia z narzędzi Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), których znajomość może być konieczna na tym stanowisku. 
*zdjęcie via Pexels

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!