Multitasking - jak pogodzić wiele zadań

Zdarza się czasem tak, zarówno w domu jak i w pracy, że musisz zrobić kilka rzeczy w niemal tym samym czasie. Jak to zrobić, aby wszystko było zrobione na czas i dokładnie? Poniżej znajdziesz kilka pomocnych porad:

via: Pixabay

Zrób listę

Zawsze warto mieć listę rzeczy do zrobienia:

• o niczym nie zapomnisz; 
• możesz nadać priorytety zadaniom na liście - numerami, kolorami, jak Ci wygodnie; 
• masz ogląd sytuacji ile spraw Ci jeszcze zostało i ile mniej więcej czasu powinny Ci one zająć;
• dzięki oglądowi sytuacji możesz mieszać te zadania, łączyć je w pary - na przykład w trakcie rozwieszania prania możesz zadzwonić do kogoś, w trakcie prasowania możesz wysłuchać podcastu, który masz na liście do odsłuchania; 
• inne zadania z kolei wymagają większej uwagi i koncentracji, te wykonuj osobno; 
• miło jest z listy wykreślać kolejne wykonane zadania; 

Złożone i skomplikowane zadania rozbij na kilka mniejszych. 

Na przykład: przygotowanie konferencji warto rozbić na: rezerwacja hotelu, zamówienie kateringu, przygotowanie identyfikatorów itd. (mój wpis na temat przygotowań do konferencji znajdziesz POD TYM LINKIEM).  

Wyznacz czas 

• przede wszystkim przy zadaniach wypisz termin ostateczny do wykonania zadania. 
• przeznacz na każde zadanie konkretny przedział czasowy i trzymaj się go. 
• na bardziej skomplikowane zadania wyznacz sobie osobny czas i rób je w skupieniu. Dobrym pomysłem jest nastawienie sobie alarmu (na przykład na godzinę skupionej pracy). Wielu osobom pozwala to na maksymalną koncentrację. Warto po tej godzinie robić coś zupełnie innego, co pozwoli umysłowi odpocząć i ponownie skupić się w pełni. 
• jeśli wiesz, że w danym czasie mogą się zdarzyć jakieś sytuacje rozpraszające Cię (na przykład dużo telefonów) - wyznacz sobie wtedy do zrobienia zadanie, które przerwać jest łatwiej niż inne - na przykład kserowanie jakiegoś dokumentu, 

Wykonuj zadania z góry

Jeśli wiesz, że o godzinie 10 będzie duże spotkanie, na które musisz mieć wiele rzeczy do zrobienia, a przy okazji należy na nie naszykować przekąski i napoje, to przygotuj się wcześniej. Postaw w sali przekąski na stołach, ustaw butelki z napojami i szklanki. Przygotuj salę na spotkanie, a podczas rozpoczęcia spotkania nie będzie już trzeba tych rzeczy wykonywać. 

Wiele zadań można sobie tak przygotować z góry. To bardzo wygodne i oszczędza wiele czasu i nerwów. 

Wykorzystuj czas oczekiwania

Czekasz na kogoś, na spotkanie, jedziesz pociągiem? Wykorzystaj to na zrobienie drobnych rzeczy w tym czasie - wykonaj telefon, napisz szkic listu, przeczytaj artykuł. To nie musi być zmarnowany czas. 

Deleguj zadania

Pamiętaj, że nie pracujesz sam. Możesz poprosić o pomoc innych. Z reguły ludzie są uczynni. Oczywiście nie proś ich "zorganizuj za mnie konferencję", ale możesz ich poprosić "zadzwoń proszę do tych hoteli i poproś o oferty na dwudniową konferencję". Sprecyzowane zadanie

Rób przerwy

Pamiętaj, że mamy ograniczoną wydajność. Choć czasem możemy pracować ze zdwojoną siłą i uwagą, to nie powinno to być regułą. Pracuj w swoim rytmie i rób przerwy, kiedy potrzebujesz. Twój umysł odwdzięczy Ci się koncentracją i skrupulatnością w trakcie pracy. 

Obserwuj siebie

Każdy inaczej pracuje i każdy ma trochę inne umiejętności koncentracji. Ja mogę mieć nie umieć się skupić pisząc tekst podczas słuchania podcastu, ale Ty możesz robić to doskonale. Zwróć uwagę co w Twoim przypadku działa najlepiej i wykorzystaj to w przyszłości. 

Pamiętaj jednak, 

że Twoja praca zyska na jakości, jeśli będziesz robić zadania jedno po drugim. W takim przypadku Twoja koncentracja jest na najwyższym poziomie a wykonywane zadania z większą precyzją i skrupulatnością. 

Niech wielozadaniowość w Twoim przypadku będzie tylko wyjątkiem od reguły i zdarza się jak najrzadziej. 

Napisz, czy często Ci się zdarza wchodzić w tryb multitasking? Czy lubisz to? Czy masz z tym problemy? Zapytaj mnie o wielozadaniowość - fiszermonika@interia.pl