Jak zorganizować konferencję - cz. 5.2: początek (miesiąc przed i wcześniej)


Poniżej znajdziesz rzeczy, które należy załatwić / przygotować na samym początku organizacji konferencji:

    1. Idea konferencji:
      Jeśli to Ty decydujesz: zastanów się nad tym, dla kogo chcesz zrobić tę konferencję, kto ma być jej odbiorcą i czego może oczekiwać od niej. 
      Jeśli decydują przełożeni: naciskaj, aby jak najszybciej poznać ideę, tytuł, temat konferencji. 
      Sprecyzuj jasno ideę konferencji - tytuł może być zagadkowy i intrygujący, ale wyjaśnienie konferencji musi być jasne. Inaczej ludzie nie będą wiedzieli, czy w ogóle warto im poświęcić czas, bo może go zmarnują. 
    2. Tytuł i temat konferencji (jak wyżej)
      Jeśli decydują przełożeni: naciskaj, aby jak najszybciej przekazali Ci tytuł i temat. Możesz im podpowiadać, inspirować, wyszukiwać potencjalne pomysły - na pewno docenią Twoje zaangażowanie i pomoc. 
      Jeśli to Ty decydujesz: określ temat konferencji. Dobrze byłoby, aby i zarówno tytuł i temat były czytelne dla uczestników. Może jednak tytuł być tylko intrygującą zajawką, ale temat powinien tłumaczyć - co będzie na konferencji. 
    3. Czas konferencji - przemyśl dobrze kiedy konferencja ma się odbyć. To jest ważne z kilku względów: 
      - czy w tym czasie w branży powiązanej z naszą konferencją (z tej branży, z której pochodzi największa część naszych potencjalnych uczestników) nie ma innego wydarzenia, które może obniżyć nam frekwencję;
      Przykład - organizujesz konferencję dla handlowców w Łodzi, a tymczasem w Warszawie jest znana, doroczna konferencja marketingowa z największymi znawcami tematu. Tu handel a tam marketing, myślisz... Jednak te tematy są mocno powiązane. Ja bym zmieniła termin.
      - czy w tym czasie w naszym mieście nie ma miejsca jakieś inne duże wydarzenie, które może nam logistycznie przeszkodzić (np. hotele będą miały zarezerwowane miejsca, a dojazd będzie utrudniony);
      Przykład - organizujesz konferencję w Łodzi. W tym samym czasie odbywają się rozgrywki Ligi Mistrzów w siatkówkę. Teoretycznie można organizować, ale te rozgrywki gromadzą wielu gości z całej Polski (a często też i z zagranicy), co oznacza, że hotele będą pełniusieńkie. Ja w tym roku zorganizowałam cykliczną konferencję firmową w trakcie trwania Fashion Week w Łodzi i był ogromny problem z miejscami w hotelach. 
      - zastanów się nad terminem rozpoczęcia - jeśli zapraszasz gości spoza miasta, w którym odbywa się konferencja, jej początek dobrze jest zaplanować na godzinę 10:00 (a minimum na 9:00). Goście wtedy będą mogli po prostu wyjechać rano, bez potrzeby ponoszenia kosztów za nocleg.
      Oczywiście, termin rozpoczęcia zależeć będzie także od planowanego przebiegu konferencji - jeśli masz dużo prelekcji, to musisz zacząć wcześnie, żeby mniej więcej co 1,5 godziny zorganizować przerwę kawową, zorganizować jedną dłuższą przerwę na lunch i zmieścić wszystkich prelegentów tego dnia. Jeśli planujesz jakiś bankiet na koniec dnia - pamiętaj, żeby dać gościom czas na dotarcie do hotelu, przebranie się i powrót na miejsce bankietu. 
    4. Miejsce konferencji: Kiedy ustalisz czas konferencji - należy znaleźć odpowiednie miejsce:
      - określ docelową liczbę uczestników - to pozwoli Ci ograniczyć szukanie miejsca konferencji do tych sal konferencyjnych, które pomieszczą zaproszonych gości.
      Czasem nie jest łatwe określenie docelowej liczby uczestników - ja często szacuję to w ten sposób: z listy zaproszonych osób z reguły przychodzi około 30% gości. Jeśli wysyłasz około 500 zaproszeń to może przyjść 160 gości. 
      - odrzuć miejsca, których nie chcesz brać pod uwagę - bo są mało reprezentatywne, bo są daleko od innych atrakcji, bo nie spełniają jakiegokolwiek z Twoich, lub Twoich przełożonych wymagań;
      - do wszystkich miejsc, które zostały na Twojej krótkiej liście wyślij zapytanie ofertowe: pytając o możliwość rezerwacji konkretnej sali konferencyjnej, sprzętu, cateringu, dopytaj o ceny i wszelkie dodatkowe udogodnienia. Obejrzyj wszystkie sale na żywo, sprawdź sprzęt i zaplecze (foyer, toalety, parking). Dopiero wtedy podejmij decyzję. Pamiętaj - negocjuj ceny, zwykle manager na początku podaje cenę wyjściową, którą zwykle udaje się w trakcie negocjowania obniżyć o około 10-20%;
      zarezerwuj najlepsze miejsce, podpisz umowę i najlepiej zapłać zaliczkę. Wtedy Twoja rezerwacja będzie gwarantowana. Dopracuj umowę, zadbaj, żeby było w niej wszystko na czym Ci zależy - określ miejsce, termin, czas trwania, catering, sprzęt. Dobrze mieć wszystko na papierze, żeby mieć się do czego odwołać. Potem, na podstawie tej umowy będzie Ci łatwo zrobić checklistę - przy sprawdzaniu przed konferencją, czy wszystko jest na miejscu.

      Pamiętaj - jest wiele miejsc, które mogą gościć Twoją konferencję: kino, teatr, hotel, aula studencka - zastanów się czego potrzebujesz, co jest dla Ciebie ważne.
    5. Catering
      Jeśli konferencja odbędzie się w hotelu- to zwykle decydujesz się na catering hotelowy (a nawet zwykle hotel to narzuca). Jeśli nie to musisz znaleźć firmę, która taki catering zorganizuje. Czego należy dopilnować w kwestii cateringu:
      - zaplanuj z czego ma się składać: przerwy kawowe, lunch? Może same przerwy, lunch we własnym zakresie a potem tylko bankiet wieczorny? Kiedy sama określisz, czego oczekujesz:
      - wyślij zapytania ofertowe w kilka miejsc (albo tylko do hotelu), poproś o propozycje menu;
      - dostaniesz kilka opcji, wybierz tę najbardziej dostosowaną do Twoich wymagań i pomyśl czy nie chcesz czegoś zmienić, postaraj się negocjować ceny; 
      - przerwa kawowa powinna zawierać: kawę, herbatę, soki i wodę oraz jakieś przekąski (to mogą być ciastka, ciasta, kanapki, to może być bardziej rozbudowana przerwa o drobne fingerfood). Pamiętaj tylko, że im więcej elementów - tym cena od osoby będzie wyższa, ale też wtedy będziesz mieć większe pole do negocjacji;
      - planując lunch lub bankiet pamiętaj o ewentualnych wegetarianach (możesz w formularzu rejestracyjnym zawrzeć pytanie o preferencje dotyczące jedzenia mięsa). Wg mnie najlepiej na konferencjach sprawdza się lunch w formie szwedzkiego stołu - ciepłe potrawy są ustawione w bemarach, sałatki osobno i każdy nakłada sobie na talerz to, na co ma ochotę.
      Z firmą cateringową także spisz umowę, której załącznikiem będzie szczegółowe menu i godziny podania potraw. To wygodna forma, która pozwoli Ci potem dopilnować szczegółów. 
    6. Zaproszenie prelegentów: 
      - wyślij zaproszenia z podaniem tematu, terminu i miejsca konferencji. Zapytaj, czy chcą  i mogą wziąć w niej udział jako prelegenci. Zależnie od Twoich przełożonych - możesz proponować im wynagrodzenie za prezentację, ale często prezentacja jest reklamą dla prelegenta i może on chcieć zaprezentować się za darmo;
      - poproś prelegentów o przesłanie tematu prezentacji jak najszybciej. Najpóźniej na miesiąc przed konferencją powinna być gotowa pełna agenda z tematami prezentacji;
    7. Budżet konferencji - jako koordynator konferencji powinnaś kontrolować budżet i przepływ gotówki
      • zbierz informacje o przewidywanych kosztach stałych (wynajęcie sali konferencyjnej, wyposażenie konferencyjne, zaproszenia, koszty logistyki i obsługi, ubezpieczenia) i zmiennych (związanych z ilością Uczestników: materiały drukowane dla delegatów, noclegi i wyżywienie)
      • budżet awaryjny- uwzględniamy kwotę na nieprzewidziane dodatkowe wydatki (np. kwiaty, nadgodziny ekipy przygotowującej konferencję, dodatkowy catering, nieprzewidziane koszty logistyczne)
      • ustal czas płatności- kiedy i za co trzeba zapłacić? W tym celu najlepiej usiądź ze wszelkimi umowami dotyczącymi konferencji (umowa z hotelem, firmą cateringową, firmą od wysyłki zaproszeń, firmą od nagłośnienia, itd.) i spisz z nich terminy płatności zaliczek i rozliczenia całej konferencji. Wszystkie daty wpisz w harmonogram płatności (ja terminy wpisuję jako wydarzenia w kalendarzu outlook, ale możesz wpisać sobie te terminy w pliku Excel i wydrukować je i powiesić w widocznym miejscu. W miarę upływu czasu możesz je sobie oznaczać jako opłacone. 
      • pamiętaj, aby w umowie zastrzec rodzaj płatności, termin i otrzymanie faktury VAT.
      • przygotuj wstępny kosztorys, na który będziesz nanosić wszelkie poniesione koszty, oznaczać opłacone kwoty; 
      • pamiętaj, aby regularnie przeglądać kosztorys i nanosić na niego zmiany. 
    8. Formularz rejestracji
      Do konferencji powinien być przygotowany formularz rejestracji. Dla mnie z reguły tworzyli taki formularz informatycy z mojej firmy. Dane były zapisywane w bazie, którą łatwo mogłam zapisać w formie pliku Excel.
      W formularzu powinny być następujące dane: imię i nazwisko, nazwa i adres firmy, NIP (jeśli wydarzenie jest płatne NIP będzie potrzebny do wystawienia faktury), wybór wydarzeń (jeśli są wydarzenia opcjonalne - na przykład warsztaty, bankiet, dodatkowe atrakcje), ewentualny wybór cateringu wegetariańskiego;
      W formularzu rejestracji powinna być formuła "wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez XXX zawartych w formularzu rejestracyjnym dotyczącym udziału w konferencji w celu rejestracji, w myśl przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z  2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zmianami)"
      Pamiętaj też, że zgodnie z polskim prawem bazę danych powinnaś zgłosić do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Więcej o tym przeczytasz na stronie GIODO.
    9. Przygotowanie wizualnej identyfikacji konferencji - najwygodniej byłoby zlecić firmie zewnętrznej (lub działowi marketingowemu) przygotowanie logo, plakatów, strony www. Jeśli czujesz się na siłach to zrób to sama, ale pamiętaj - wymaga to dużo cierpliwości i umiejętności. Dobrze, aby konferencja miała jakiś graficzny motyw przewodni, który pojawi się na wszystkich materiałach (strona www, plakaty, zaproszenia, agenda, identyfikatory). 
    10. Uczestnicy
       
      • aby wysłać zaproszenia musisz mieć bazę klientów. Handlowcy firmy powinni Ci taką bazę dostarczyć. Jeśli masz jakąś bazę sprzed roku (z poprzedniej edycji konferencji) wyślij ją do handlowców i dyrektorów wszystkich pionów i poproś o jej aktualizację.
      • zaproszenia dobrze jest wysłać kiedy będziesz mieć już gotową agendę i formularz rejestracji. Jednak możesz wysłać wstępne zaproszenie jeszcze wtedy, kiedy nie masz ustalonych tych szczegółów. Ja wysyłam takie wstępne zaproszenie jak tylko już znam datę i miejsce wydarzenia. To zaproszenie save the date. Wysyła się je po to, aby uczestnicy mogli sobie zarezerwować termin  w kalendarzu. Ja zwykle wysyłam krótką wiadomość mailową z informacją o terminie wydarzenia i krótkiej notatce, że wiadomość z większą ilością szczegółów prześlę wkrótce;
      • zaproszenie właściwe - z pełną agendą i linkiem do formularza rejestracyjnego - powinno być wysłane wg mnie najpóźniej miesiąc przed wydarzeniem. Pamiętaj, aby w zaproszeniu zamieścić datę końcową rejestracji - warto taką ustalić na dwa, trzy dni przed konferencją, aby mieć czas na wydruk identyfikatorów, ustalenie ostatecznej listy gości i podanie tej listy hotelowi, czy firmie cateringowej; 
      • miesiąc wcześniej, kiedy znane są Ci już terminy, agenda - warto zwrócić się do władz miasta (Wojewoda, Urząd Marszałkowski, Prezydent Miasta) o nadanie patronatu honorowego a do mediów o nadanie patronatu medialnego. Patronat medialny warto też zostawić zewnętrznej agencji PR, bo oni z reguły znają świat dziennikarski znacznie lepiej niż Ty.;
      • są tacy goście, do których warto wysłać oficjalne zawiadomienia - zaproszenia na piśmie; zrób listę takich gości, wydrukuj zaproszenia - daj do podpisu Prezesowi i wyślij je na miesiąc przed wydarzeniem; 
      • jeśli konferencja ma być otwarta dla wszystkich, nie tylko zaproszonych imiennie - to zamieść plakaty w publicznych miejscach i zadbaj o reklamę lokalną lub ogólnopolską (radio, prasa branżowa, telewizja);
      • utwórz bazę danych (pamiętaj o tym, aby bazę danych zgłosić do GIODO). 
*zdjęcie via Picjumbo

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!