Jak się lepiej skoncentrować? 6 porad

Jako asystentka, jesteś w centrum firmy. Tu spotykają się ludzie z różnych działów, przychodzą do Ciebie i próbują czegoś się dowiedzieć i coś załatwić. Poniżej przeczytasz jak sobie poradzić, kiedy potrzebujesz się skoncentrować na pracy.

Nie jesteś asystentką? Te porady też Ci się przydadzą, bo każdy potrzebuje się od czasu do czasu skupić na wykonywanym zadaniu, a koncentracja nie zawsze jest łatwa. Obecnie ilość rozpraszaczy jest bardzo duża.
via: Pixabay
1. Wydrukuj plan dnia.

Dzięki temu nie będziesz musiała zaglądać non stop do outlooka, minimalizować okien programów, w których pracujesz. Plan będziesz mieć zawsze pod ręką. Ja lubię wydrukować z Outlooka plan dnia z kalendarza z miejscem na notatki - w ten sposób notuję sobie jeszcze sprawy pojawiające się na bieżąco z boku harmonogramu. Czasem też na jednym ekranie pracuję, a na ekranie pomocniczym ustawiam sobie widok kalendarza. W ten sposób wystarczy tylko zerknąć.

2. Jeśli do pracy jedziesz komunikacją miejską, poświęć chwilę na zapoznanie się z planem dnia już w drodze do pracy. W ten sposób już przed wejściem do biura przypomnisz sobie sprawy zaplanowane, nastawisz się też na konkretne spotkania. Możesz sobie też wynotować na co warto zwrócić uwagę, co warto zrobić. 

3.  Ogólnodostępne przedmioty

Przychodzą do Ciebie ludzie z całego biura po: koszulki, koperty, wnioski urlopowe, a Ty za każdym razem wstajesz od biurka i sięgasz do szafki? Naszykuj takie często użytkowane przedmioty w miejscu dostępnym dla wszystkich - żeby mogli się sami obsłużyć, a nie Ciebie niepokoić. Mogą to być na przykład półeczki na dokumenty - opisz je czytelnie, żeby w razie czego nie dopytywali gdzie co jest. 
Postaraj się także, aby w Twoim biurze w widocznym miejscu był kalendarz i zegar. W ten sposób unikniesz częstych pytań - "która jest godzina", "w jaki dzień tygodnia wypada 1 września?" i tym podobnych. 

4. Zachowaj porządek na biurku 

Moje porady na ten temat znajdziesz TUTAJ. Nadmiar dokumentów, przedmiotów na biurku mnie nie pozwala się skupić - wzrok wędruje do kolejnych papierów, a myśli podążają w ich stronę.
Ponadto, mając wszystko na miejscu i pod ręką nie tracisz czasu na ich poszukiwanie lub ciągłe wstawanie od biurka sięgając po coraz to inny przedmiot. Takie wstawanie od biurka też potrafi rozproszyć myśli. 

5. Odgrodź się od zakłóceń

Wiele bodźców może odciągnąć Twoją uwagę od pracy. Postaraj się więc ograniczyć ilość bodźców:
  • jeśli to możliwe - ustaw biurko tyłem lub bokiem do innych, ograniczysz ilość bodźców wzrokowych; 
  • ustaw przegródkę na biurku lub jakąś inną naturalną "zasłonę"- kwiatek, półki na dokumenty, która w delikatny sposób ogranicza dostęp do Ciebie. Przeszkadza to w ten sposób nawiązanie kontaktu wzrokowego, który jest zwykle pierwszym krokiem do nawiązania rozmowy; 
  • jeśli nie jesteś asystentką i Twoja praca na to pozwala - nałóż słuchawki na uszy (z muzyką lub bez) ograniczysz w ten sposób bodźce słuchowe; 
  • zamknij drzwi do pokoju - to ograniczy ilość zaglądających od niechcenia przechodniów. 
  • zamknij wszystkie niepotrzebne strony - portale społecznościowe, strony informacyjne, 
  • wyłącz powiadomienia o mailach (te okienka pojawiające się w rogu ekranu w momencie przyjścia maila i wszystkie dźwięki). Ustal sobie jakieś wyznaczone godziny, w których będziesz zaglądać na skrzynkę mailową. Sprawdzanie maila, co parę minut sprawia, że musisz oderwać się od wykonywanego zadania.
6. Bądź asertywna. 
  • Jeśli masz do wykonania ważne i pilne zadanie wymagające dużej koncentracji - poinformuj o tym innych. Jeśli nie będą wiedzieć, że jesteś zajęta, to będą Cię zaczepiać, jeśli będą o tym wiedzieć, to jest większa szansa, że zostawią Ci przestrzeń do pracy. 
  • Przekaż klientom, że postarasz się zająć ich prośbą najszybciej jak to możliwe. Poproś o przesłanie mailem pytania, sprawy do załatwienia, żebyś nie musiała obciążać pamięci lub notowania ich próśb. 
  • Jeśli sprawą może się zająć ktoś inny, przekieruj "petenta" bezpośrednio do tej osoby. 
  • Częściej mów - "przepraszam, nie mogę się tym zająć" (oczywiście jeśli możesz, jeśli kierowane do Ciebie prośby nie leżą w Twoim zakresie obowiązków, tylko po prostu jesteś miła i uczynna). 

Masz jakiś swój sposób jak nie ulegać rozproszeniu? Napisz  w komentarzu! Chcesz dowiedzieć się czegoś więcej? Pisz na adres fiszermonika@interia.pl


Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!