Na pewno wiesz, co to znaczy być zasypanym przez maile. Zdarzyło Ci się to przynajmniej po urlopie, kiedy masa maili zapchała Twoją skrzynkę. Pamiętaj o tym, że innym też się to zdarza.
W takim natłoku łatwo zgubić jakąś ważną wiadomość, usunąć przez pomyłkę albo rozmyślnie (jeśli to coś ważnego, to przyślą jeszcze raz). (PRZECZYTAJ: JAK UTRZYMAĆ PORZĄDEK W SKRZYNCE MAILOWEJ)
 |
| via: Pixabay |
Są jednak takie metody, które zwiększają szansę, że Twój mail nie zostanie skasowany i będzie przeczytany. Poniżej znajdziesz moje wskazówki, jak to zrobić.
1. Zwięzły temat
Nie pozostawiaj go pustego, nie pisz czegokolwiek. Temat powinien być zwięzłą informacją o tym, co jest napisane w treści. Przykładowe poprawne tematy:
"Spotkanie 22.11, zmiana godziny"
"Delegacja Czechy, rezerwacja hotelu"
"Protokół ze spotkania 10.11.2016"
"PILNE, oferta dla Czechów"
2. Treść
Też powinna być zwięzła i tak zedytowana, aby najważniejsze sprawy rzucały się w oczy. Pisz krótkimi akapitami, możesz też wypunktować treść, jeśli masz dużo podobnych rzeczy do napisania.
Takie teksty czyta się znacznie łatwiej, bo krótkie akapity pozwalają bardziej się skupić na ich treści
a potem jest też łatwiej odnaleźć w nich informacje.
Jednak nie przesadzaj ze zwięzłością - odbiorca musi wiedzieć o co chodzi. Jeśli skrócisz tekst zanadto, może być kompletnie nieczytelny a odbiorcy nie będzie się chciało tracić czas na dopytywanie i Twoja sprawa zostanie zepchnięta na sam dół priorytetów.
3. Zedytuj czcionkę
Najważniejsze informacje wyróżnij pogrubieniem, podkreśleniem lub innym kolorem czcionki. Rzucają się wtedy w oczy i łatwiej je też zapamiętać.
4. Wezwanie do działania
Jeśli piszesz maila, żeby uzyskać jakąś informację, albo skłonić kogoś do działania - napisz to wyraźnie. Najlepiej podaj ramy czasowe, do kiedy należy to coś wykonać. Przykład:
Szanowni Państwo,
informuję, że planowane na jutro (tj. 17 listopada)
spotkanie kierowników zostało przesunięte na czwartek 24 listopada.
Godzina rozpoczęcia i miejsce bez zmian: 10:00, duża sala
konferencyjna.
Proszę o przesłanie ewentualnych slajdów do mnie,
do środy 23 listopada do godziny 16:00.
5. Przeczytaj zanim wyślesz
Zanim wyślesz maila przeczytaj go ponownie, choćby szybko. Zdarzają się nie tylko literówki, ale i błędy logiczne, powtórzenia lub inne głupoty. W takim szybkim przeskanowaniu treści można je jeszcze wychwycić.
Sprawdź też adresata - czy na pewno do tej osoby chcesz wysłać wiadomość? Program do obsługi maili często podpowiada adresata i szybkim kliknięciem go zatwierdzamy, a potem może się okazać, że nie o tę Monikę nam chodziło.
Jeśli piszesz w treści o załącznikach do maila - sprawdź, czy na pewno dołączyłaś pliki. Sprawdź też, czy to są na pewno te pliki, o które Ci chodzi, a nie dołączyłaś przez pomyłkę umowy handlowej, której adresat w ogóle nie powinien widzieć.
6. Przedstaw się
Jeśli wysyłasz maila po raz pierwszy do danej osoby - przedstaw się w pierwszym zdaniu - kim jesteś i dlaczego piszesz. Przykład:
"Dzień dobry,
chciałabym
się przede wszystkim przywitać – po raz pierwszy kontaktuję się z Panią w
imieniu firmy XXX (do tej pory zamówienia składał Pan Jan Iksiński). Od tego momentu przejmuję od niego te obowiązki i dziś chciałabym zamówić artykuły zgodnie z załączoną specyfikacją"
7. Nie przesyłaj spamu
Staraj się nie wysyłać maili niepotrzebnych, nie przesyłaj reklam i ofert jak popadnie. Jeśli odbiorcy zauważą, że przesyłasz do nich tego typu spam, mogą nie zwrócić uwagi na te istotne maile.
To samo tyczy się maili "Do wiadomości" - tak zwanych CC, czyli carbon copy. Staraj się nie nadużywać tej opcji, jeśli nie macie takiego wymogu w firmie - nie wysyłaj ciągle maili do wiadomości przełożonego, bo ten będzie wszystkie wiadomości od Ciebie albo od razu usuwał, albo zostawiał na skrzynce bez czytania.
Masz jakieś inne wskazówki dotyczące pisania maili? Jakie masz doświadczenia - czy Twoje wiadomości są czytane, zdarza Ci się, że ludzie nie odpisują? Co wtedy robisz?
Napisz w komentarzu!
Komentarze
Prześlij komentarz
Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!