Jak chronić dokumenty w biurze?

Jedną z wymaganych cech osobowościowych we wszelkich ogłoszeniach o pracę dla asystentek jest dyskrecja. Dyskretna asystentka lub sekretarka to konieczność. Nie wyobrażam sobie osoby niedyskretnej na tym stanowisku. Oprócz dyskrecji jest jeszcze umiejętność chronienia informacji w sposób bardzo techniczny. Poniżej rozpiszę jak dbać o ochronę informacji w biurze - nie tylko dla asystentki i sekretarki, ale dla każdego.
via: Flickr
Tajemnica przedsiębiorstwa – termin prawniczy wprowadzony ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
  • Art. 11 ust. 4. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, handlowe, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
W świetle powyższej definicji wiele dokumentów warto chronić przed niepożądanym wzrokiem. Oto, jak to zrobić:

Dokumenty papierowe

Przechowywanie

Jeśli masz jakieś dokumenty papierowe w sekretariacie - trzymaj je najlepiej w jednym miejscu, pod kluczem. Przydają się do tego szafy na dokumenty, regały, komody z szufladami. 
Zachowuj porządek w dokumentach papierowych:
  • przechowuj je zgodnie z jakimś porządkiem (chronologicznie, według spraw, według kategorii). 
  • odkładaj na miejsce
Nie wszystko trzeba przechowywać w wersji papierowej. Przejrzyj dokumenty i jeśli tylko możesz - zdigitalizuj je (zeskanuj) i zniszcz papierowe kopie. Jeśli dostajesz nowy dokument - zastanów się, czy jest Ci on potrzebny w formie papierowej. Jeśli tak - umieść go zgodnie z przyjętym porządkiem. Jeśli nie - zeskanuj go od razu a kopię papierową zniszcz.

Praca bieżąca

Jeśli pracujesz właśnie z jakimiś dokumentami - zwróć uwagę, żeby niepożądane osoby nie widziały informacji na tych dokumentach:
  • kładź dokumenty tekstem do dołu;
  • jeśli wychodzisz z pokoju - albo zamknij pokój na klucz, albo włóż dokumenty do zamykanej szafki/szuflady i zamknij ją.

Niszczenie

Dokumentów papierowych nie wyrzucaj do kosza. Używaj niszczarek - różne informacje, nawet zwykła faktura, może być dla konkurencji źródłem pożytecznych informacji. W niektórych firmach, lub konkretnych wydziałach w firmie (na przykład kadry lub finanse) warto kupić niszczarki o podwyższonym poziomie bezpieczeństwa. Poziomy te określa norma DIN 66399, o której możesz przeczytać m.in. na stronach Wikipedii.


Dokumenty elektroniczne

Hasło 

Bezwzględnie Twój komputer musi mieć dostęp wyłącznie za pomocą hasła. 
I niech hasłem nie będzie Twoje imię i nazwisko. Nie zapisuj hasła na kartce i nie zostawiaj w widocznym lub oczywistym miejscu (na przykład na monitorze komputera, ani pod klawiaturą). 

Blokada komputera

Blokuj komputer za każdym razem, gdy wychodzisz (do łazienki, do kuchenki, do innego pokoju). Blokuj, czyli wciśnij ALT+CTRL+DELETE i wybierz opcję "Zablokuj komputer". Ustaw także wygaszanie komputera po pięciu minutach, oraz otwarcie ponowne tylko po wpisaniu hasła - to tak na wypadek, gdyby jednak Ci umknęło zablokowanie komputera.

Przechowywanie

Odpowiedni porządek dotyczy tak dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. 
  • Przechowuj osobne dokumenty, sprawy w osobnych folderach. 
  • Po zeskanowaniu lub po stworzeniu od razu nadawaj im nazwy, które pozwolą na jednoznaczną weryfikację i szybkie odnalezienie pliku. 
  • Ja nadaję nazwy plikom, które zaczynają się datą np. "2016.12.14 Firma XXX pismo odmowa". W ten sposób pisma układają się w folderach chronologicznie i łatwo jest odnaleźć konkretny dokument. 

Kopia zapasowa

To już powinna Twoja firma informatyczna (lub dział IT) zapewnić - wszystkie dokumenty elektroniczne powinny być zapisywane na dysku sieciowym, a ten powinien być chroniony i mieć regularnie robioną kopię zapasową. 

Antywirus

Pamiętaj o ochronie antywirusowej. To też powinno należeć do obowiązków działu IT. Co jednak warto pamiętać: 
nie otwieraj załączników otrzymanych od nieznanych adresatów!

Może Ty masz jakieś podpowiedzi, co jeszcze warto robić, aby bezpiecznie przechowywać dokumenty - zarówno papierowe i elektroniczne? Napisz w komentarzu!

Monika - Twoja Asystentka

Piszę tego bloga dla Ciebie. Napisz co myślisz o blogu, o wpisach, o tematach, które Cię zaciekawiły, lub o które chętnie przeczytasz. Napisz, bo największą przyjemnością dla blogera są komentarze czytelników.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!