Jak chronić dokumenty w biurze?

Jedną z wymaganych cech osobowościowych we wszelkich ogłoszeniach o pracę dla asystentek jest dyskrecja. Dyskretna asystentka lub sekretarka to konieczność. Nie wyobrażam sobie osoby niedyskretnej na tym stanowisku. Oprócz dyskrecji jest jeszcze umiejętność chronienia informacji w sposób bardzo techniczny. Poniżej rozpiszę jak dbać o ochronę informacji w biurze - nie tylko dla asystentki i sekretarki, ale dla każdego.
via: Flickr
Tajemnica przedsiębiorstwa – termin prawniczy wprowadzony ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
  • Art. 11 ust. 4. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, handlowe, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.
W świetle powyższej definicji wiele dokumentów warto chronić przed niepożądanym wzrokiem. Oto, jak to zrobić:

Dokumenty papierowe

Przechowywanie

Jeśli masz jakieś dokumenty papierowe w sekretariacie - trzymaj je najlepiej w jednym miejscu, pod kluczem. Przydają się do tego szafy na dokumenty, regały, komody z szufladami. 
Zachowuj porządek w dokumentach papierowych:
  • przechowuj je zgodnie z jakimś porządkiem (chronologicznie, według spraw, według kategorii). 
  • odkładaj na miejsce
Nie wszystko trzeba przechowywać w wersji papierowej. Przejrzyj dokumenty i jeśli tylko możesz - zdigitalizuj je (zeskanuj) i zniszcz papierowe kopie. Jeśli dostajesz nowy dokument - zastanów się, czy jest Ci on potrzebny w formie papierowej. Jeśli tak - umieść go zgodnie z przyjętym porządkiem. Jeśli nie - zeskanuj go od razu a kopię papierową zniszcz.

Praca bieżąca

Jeśli pracujesz właśnie z jakimiś dokumentami - zwróć uwagę, żeby niepożądane osoby nie widziały informacji na tych dokumentach:
  • kładź dokumenty tekstem do dołu;
  • jeśli wychodzisz z pokoju - albo zamknij pokój na klucz, albo włóż dokumenty do zamykanej szafki/szuflady i zamknij ją.

Niszczenie

Dokumentów papierowych nie wyrzucaj do kosza. Używaj niszczarek - różne informacje, nawet zwykła faktura, może być dla konkurencji źródłem pożytecznych informacji. W niektórych firmach, lub konkretnych wydziałach w firmie (na przykład kadry lub finanse) warto kupić niszczarki o podwyższonym poziomie bezpieczeństwa. Poziomy te określa norma DIN 66399, o której możesz przeczytać m.in. na stronach Wikipedii.


Dokumenty elektroniczne

Hasło 

Bezwzględnie Twój komputer musi mieć dostęp wyłącznie za pomocą hasła. 
I niech hasłem nie będzie Twoje imię i nazwisko. Nie zapisuj hasła na kartce i nie zostawiaj w widocznym lub oczywistym miejscu (na przykład na monitorze komputera, ani pod klawiaturą). 

Blokada komputera

Blokuj komputer za każdym razem, gdy wychodzisz (do łazienki, do kuchenki, do innego pokoju). Blokuj, czyli wciśnij ALT+CTRL+DELETE i wybierz opcję "Zablokuj komputer". Ustaw także wygaszanie komputera po pięciu minutach, oraz otwarcie ponowne tylko po wpisaniu hasła - to tak na wypadek, gdyby jednak Ci umknęło zablokowanie komputera.

Przechowywanie

Odpowiedni porządek dotyczy tak dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. 
  • Przechowuj osobne dokumenty, sprawy w osobnych folderach. 
  • Po zeskanowaniu lub po stworzeniu od razu nadawaj im nazwy, które pozwolą na jednoznaczną weryfikację i szybkie odnalezienie pliku. 
  • Ja nadaję nazwy plikom, które zaczynają się datą np. "2016.12.14 Firma XXX pismo odmowa". W ten sposób pisma układają się w folderach chronologicznie i łatwo jest odnaleźć konkretny dokument. 

Kopia zapasowa

To już powinna Twoja firma informatyczna (lub dział IT) zapewnić - wszystkie dokumenty elektroniczne powinny być zapisywane na dysku sieciowym, a ten powinien być chroniony i mieć regularnie robioną kopię zapasową. 

Antywirus

Pamiętaj o ochronie antywirusowej. To też powinno należeć do obowiązków działu IT. Co jednak warto pamiętać: 
nie otwieraj załączników otrzymanych od nieznanych adresatów!

Może Ty masz jakieś podpowiedzi, co jeszcze warto robić, aby bezpiecznie przechowywać dokumenty - zarówno papierowe i elektroniczne? Napisz w komentarzu!

Komentarze

  1. Wszystkie dokumenty są bardzo ważne i właśnie powinny być odpowiednio zabezpieczone, w każdej postaci.

    OdpowiedzUsuń
  2. Zastanawia mnie jak wygląda kwestia cennych dokumentów i tajemnic przedsiębiorstwa podczas wyceny wartości firmy. Musiałbym chyba skorzystać z usług http://blueoak.pl/uslugi/wyceny_przedsiebiorstw/, żeby się o tym dowiedzieć...

    OdpowiedzUsuń
  3. Moim zdaniem w biurze powinny się znaleźć specjalne pojemniki z szufladami zamykanymi na klucz - https://somax.eu/267-pojemniki-z-szufladami. Dzięki nim bezpiecznie przechowamy najważniejsze dokumenty firmowe, które nie powinny leżeć razem z innymi papierami. Warto się w ten sposób zabezpieczyć na przyszłość.

    OdpowiedzUsuń
  4. Jestem przekonany, że odpowiednie zabezpieczeni dokumentów w firmie jest dość ważną sprawą. U mnie w pracy każdy ma osobiste identyfikatory https://www.maxsc.com.pl/grawer/identyfikatory/ więc zawsze można zweryfikować daną osobę, która chce mieć dostęp do danych.

    OdpowiedzUsuń
  5. My do zabezpieczenia dokumentów firmowych używamy specjalnego systemu archiwizacyjnego https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/. Za jego pomocą każdy dokument zostaje w odpowiedni sposób ponumerowany i odnotowany w komputerowej bazie danych. Dzięki temu możliwe jest prześledzenie pełnej drogi jaką odbywa w przedsiębiorstwie każda dokumentacja.

    OdpowiedzUsuń
  6. Świetny blog. Bardzo przyjemnie czyta się Twoje wpisy, które są naprawdę bardzo wartościowe. Nie sposób się z Tobą nie zgodzić, iż ochrona danych, poprzez wykonanie wszystkich wymienionych wyżej czynności jest bardzo, ale to bardzo ważna. Właściwe przechowywanie, tworzenie kopii zapasowych i posiadanie aktywnego systemy antywirusowego, w znacznym stopniu ograniczą ryzyko utraty ważnych danych.

    OdpowiedzUsuń
  7. Ja podobnie jak poprzednicy uważam, że najwygodniej jest taką archiwizację dokumentów prowadzić w wersji elektronicznej. Zajmuje to mniej miejsca, czasu i pieniędzy. Są firmy, takie jak na przykład https://www.archiwizacjadokumentow.com.pl/ które dostarczają nowoczesnych, innowacyjnych systemów dla przedsiębiorstw. Warto się nad tym zastanowić.

    OdpowiedzUsuń
  8. Fajnie napisane. Pozdrawiam i gratuluję.

    OdpowiedzUsuń
  9. Fajny artykuł. Pozdrawiam serdecznie.

    OdpowiedzUsuń
  10. Bardzo ciekawie napisane. Jestem pod wielkim wrażaniem.

    OdpowiedzUsuń
  11. Według mnie żeby we właściwy sposób chronić dokumenty w firmie, to najlepiej mieć do tego odpowiednie szafy na dokumenty. Takie właśnie profesjonalne, przystosowane do tego. Można takie wybrać i zamówić na https://sejf-szafanabron.pl/ , gdzie też wybór jest różnorodny. Zależy co potrzebujemy, ile mamy miejsca itp. W takich dokumenty będą bezpieczne.

    OdpowiedzUsuń
  12. Oczywiście sama dokumentacja w naszych firmach jest bardzo ważna i należy także coś więcej wiedzieć na temat jej archiwizacji. Całkiem niedawno ja również takie prace zleciłam firmie https://archiveo.pl/ i to był bardzo mądry pomysł.

    OdpowiedzUsuń
  13. Odpowiednie przechowywanie dokumentów w biurze jest niezbędne jeśli chcemy uniknąć kłopotów w razie ich dostania się w niepowołane ręce czy w razie zagubienia. Przesyłanie dokumentów także powinno odbywać się sprawdzonymi środkami transportu, dokumenty trzeba odpowiednio zabezpieczyć wtedy.

    OdpowiedzUsuń

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!