Jak pisać maile? Długo, czy krótko?

Wiecie co robię z długim e-mailem? Skanuję go wzrokiem, potem przechodzę do końca - bo z reguły na końcu jest clue. Jeśli jest tam sedno sprawy, to dobrze, jak nie ma - to zwykle maila zamykam i zaznaczam go do przeczytania później. 

Długie maile są zmorą pracy biurowej. Są niepotrzebne, nudne, rozwlekłe, zajmują czas i uwagę. 

via: Pixabay

Mój tekst - jak napisać maila, żeby go przeczytano (LINK), trochę już temat poruszał. Teraz jednak napiszę głównie o długości maila.

Dlaczego długie maile są niepotrzebne?

Mówi się, że czas to pieniądz i jest w tym trochę racji. Praca każdego z nas może być przeliczona na realną wartość pieniężną. Dużo czasu tracimy także na czytaniu niepotrzebnych e-maili. Im szybciej dojdę do sedna sprawy w mailu, tym szybciej zajmę się konkretnym działaniem. 

Żyjemy w czasach krótkich treści - łatwiej nam się przyswaja krótkie wiadomości, łatwiej jest nam się skupić w natłoku informacji na krótkim i jasnym przekazie. Krótkie i przejrzyste maile odbiorca przeczyta i zrozumie łatwiej, a co za tym idzie - także wykona naszą prośbę szybciej i chętniej. 

Dlatego

każdemu nadawcy maila powinno zależeć na tym, aby jego wiadomość była jak najbardziej treściwa. 

Dlaczego Twój mail może być za długi? 

1. Masz taki styl

Jeśli lubisz kwieciste przymiotniki, zdania wielokrotnie złożone i homeryckie porównania - zacznij pisać książki. W pracy musisz popracować nad zwięzłością stylu. 

Kiedy czytam maila, nie szukam polotu i swady, a lakoniczności.

• pomiń niepotrzebne przymiotniki i określenia; 
• trzymaj się tylko faktów, jeśli nie poproszono Cię o wyrażenie swojej opinii to powstrzymaj się od tego; 
• jeśli Ci trudno - ujmij treść maila w punktach - może to Ci pozwoli utrzymać się w ryzach; 

2. Przesyłasz maila dalej

Przesyłanie całej historii korespondencji czasem bywa przydatne. Jednak często streszczenie całej wymiany maili często nie wymaga od Ciebie dużego nakładu pracy, a odbiorcy oszczędza przesuwania kilku ekranów w dół, przekopywania się przez stopki i nagłówki kolejnych wiadomości, aby dotrzeć do głównego przesłania. 

• możesz streścić historię w punktach i napisać, czego oczekujesz od kolejnego odbiorcy; 
• jeśli uznasz, że historia korespondencji jest istotna - zamieść ją w załączniku maila, odbiorca w razie potrzeby, lub za Twoją wskazówką zajrzy do załącznika; 

3. Zawsze dołączasz podpis

Pełna stopka zawiera istotne informacje (imię, nazwisko, telefon, adres, a także informacje takie jak KRS, NIP, kapitał zakładowy), ale nie zawsze jest to konieczne.
Nie wklejaj pełnego podpisu, jeśli:

• wymieniasz z daną osobą maile już od dłuższego czasu - nie dołączaj do każdej odpowiedzi swoich danych teleadresowych (wyłącz opcję "dołączaj stopkę do odpowiedzi") 
• korespondujesz z osobą z Twojej firmy - wystarczy wtedy imię i nazwisko, i ewentualnie telefon. 

4. W mailu zawierasz kilka spraw

Jeden mail to jedna sprawa. 

Jeśli odpowiadasz na maila dotyczącego spotkania, nie pisz:

"a przy okazji, zrób dla mnie proszę raport ten i ten", bo z reguły odbiorca przeczyta tylko odpowiedź na jego pytanie i uzna, że dalej już nie ma nic istotnego i może przeoczyć Twoją prośbę. 

Napisz więc drugiego maila, gdzie już w temacie zasygnalizujesz, czego on dotyczy: 

Temat: raport sprzedaży za sierpień, do 20.09 

5. Masz za dużo treści do przekazania

Może w Twoim mailu jest za dużo treści do przekazania? Zastanów się wtedy, czy w ogóle mail jest odpowiednią formą przekazania wiadomości? 

• Może należy zadzwonić lub zorganizować spotkanie? 
• Może część maila warto przenieść do załącznika? Niekoniecznie musisz wklejać całą treść umowy do maila...

6. Piszesz rzeczy niepotrzebne

Piszesz raport z dnia do przełożonego, choć wcale Cię o to nie prosił? 

Wysyłasz maile z wiadomością do wielu osób, choć zainteresowana jest tylko jedna lub dwie? 

Spytaj odbiorców, czy te maile im się przydają? Wtedy prędzej i chętniej odpowiedzą Ci prawdę. Nie każdy umie sam z siebie powiedzieć Ci - "słuchaj, nie przesyłaj mi tych maili, bo wcale mnie nie interesują."

A Ty piszesz maile długie, czy umiesz pisać lakonicznie i zwięźle? Pisz w komentarzu, pisz na facebooku (TUTAJ LINK)