Jak zorganizować firmową wigilię?

Wigilia firmowa. Wszyscy pracownicy eleganccy, uśmiechnięci, zadowoleni. Atmosfera odświętna ale jednocześnie przyjazna i radosna. Jak zorganizować takie przyjęcie? Wymaga to sporej ilości drobiazgowych przygotowań i zaangażowania wielu sił i środków. Jest jednak kilka zasad, które pomogą Ci zorganizować udane i dopracowane przyjęcie wigilijne. Kliknij po moje wskazówki...

via: Picjumbo

1. Konwencja spotkania

Spotkania wigilijne lub noworoczne z reguły mają na celu zintegrowanie pracowników, często podzielenie się informacjami o rocznych wynikach firmy, a także złożenia życzeń pracownikom. 

To w pewien sposób narzuca styl spotkania - ma być uroczyście, elegancko i wytwornie. To oznacza, że kolacja powinna się odbyć w restauracji, z eleganckim dress codem, może nawet z tańcami. 

Jednak, jeśli w Twojej firmie uznacie, że spotkanie powinno się odbyć w siedzibie firmy i być tylko i wyłącznie poczęstunkiem w ciągu dnia - to też oczywiście można tak to zorganizować. Tekst będzie na temat spotkania wigilijnego w formie kolacji w restauracji. 

2. Termin firmowej wigilii

Termin powinien być dobrze przemyślany - z reguły takie spotkania odbywają się w weekend - w piątek lub sobotę. Wtedy pracownicy nie muszą martwić się, że na drugi dzień muszą iść do pracy, mają przynajmniej jeden dzień na odespanie zabawy. 

Termin powinien być znany na długo przed spotkaniem - tak aby można było zorganizować sobie opiekę nad dziećmi, wychodne u współmałżonka, kreację.

3. Miejsce spotkania

Określ docelową liczbę gości - to pozwoli Ci ograniczyć szukanie miejsca na przyjęcie do tych restauracji, które pomieszczą wszystkich zaproszonych. 

Czasem nie jest łatwe określenie docelowej liczby uczestników - poproś zaproszonych o potwierdzenie swojej obecności. Jeśli dopuszczasz, że Twoi goście mogą przyjść z osobą towarzyszącą - poproś także o potwierdzenie obecności osób towarzyszących.

Odrzuć miejsca, których nie chcesz brać pod uwagę - bo są mało reprezentatywne, bo są daleko od innych atrakcji, bo nie spełniają jakiegokolwiek z Twoich, lub Twoich przełożonych wymagań; Restauracja, czy sala muszą być dostosowane do okazji. Wigilia firmowa to uroczysta okazja i  wymaga restauracji eleganckiej i dość wykwintnej. Oczywiście wszystko zależy od przyjętej konwencji, bo możecie zrobić albo bardzo uroczyste przyjęcie, albo biesiadę folkową. 

Do wszystkich miejsc, które zostały na Twojej krótkiej liście wyślij zapytanie ofertowe: pytając o możliwość rezerwacji konkretnej sali, która może pomieścić wszystkich Twoich gości. Spytaj o ceny i wszelkie dodatkowe udogodnienia.
Obejrzyj wszystkie sale na żywo, zwróć uwagę na:

• obsługę: kelnerzy muszą być schludni, dyskretni i profesjonalni; 
• jedzenie: menu musi być zróżnicowane (jeśli gość jest wegetarianinem, powinien też mieć wybór); jedzenie powinno być elegancko podane; 
• wystrój: eleganckie stoły z białymi obrusami i porcelanową zastawą zawsze robią dobre wrażenie; dodatkowo można wybrać miejsce ciekawe ze względu na usytuowanie lub widok.  Restauracja odpowiednia na wigilię firmową powinna mieć dużo miejsca (oczywiście to zależy od ilości zaproszonych osób) i możliwość zsunięcia stołów (z reguły takie spotkania odbywają się w stylu przyjęcia zasiadanego - kilka stołów zsuniętych ze sobą, aby pracownicy mieli możliwość zintegrować się i porozmawiać ze sobą).
  Pamiętaj 
• czystość: zwróć uwagę, czy w restauracji jest czysto, czy podłoga jest umyta, stoliki są czyste, przyjemnie pachnie a kelnerzy są schludnie ubrani;
• dojazd i parking: goście do restauracji z reguły dojeżdżają samochodem, więc weź to pod uwagę. Dojazd powinien być dość łatwy a parking powinien być dostępny dla gości restauracji.

Dopiero wtedy podejmij decyzję. Pamiętaj - negocjuj ceny, zwykle manager na początku podaje cenę wyjściową, którą zwykle udaje się w trakcie negocjowania obniżyć o około 10-20%.

Zarezerwuj najlepsze miejsce, podpisz umowę i najlepiej zapłać zaliczkę. Wtedy Twoja rezerwacja będzie gwarantowana. Dopracuj umowę, zadbaj, żeby było w niej wszystko na czym Ci zależy - określ miejsce, termin, czas trwania, menu, muzykę. Dobrze mieć wszystko na papierze, żeby mieć się do czego odwołać. Potem, na podstawie tej umowy będzie Ci łatwo zrobić checklistę - przy sprawdzaniu przed przyjęciem, czy wszystko jest na miejscu.

4. Zaproszenia

Kiedy znasz już czas i miejsce przyjęcia - wyślij zaproszenia do swoich gości. Pamiętaj o wszystkich pracownikach:

• Jeśli wysyłasz zaproszenia mailem, a nie wszyscy mają adresy mailowe - zadbaj o to, żeby i oni dostali zaproszenie - wydrukowane, ręcznie. 
• Zarząd, choć to oni są gospodarzami, też powinni dostać zaproszenie, 
• Sprzątaczki, ochrona też są pracownikami, więc i oni powinny być zaproszeni.
• Ustal z przełożonymi, czy nie warto zaprosić np. Rady Nadzorczej, Zarządu firmy nadrzędnej, lub wyjątkowych klientów.  

W zaproszeniu zawrzyj: 

• czas i miejsce przyjęcia; 
• prośbę o potwierdzenie - z terminem i podanym sposobem potwierdzania (telefonicznie, mailowo, osobiście);
• dress code - white tie, black tie, informal, business smart, business casual

5. Menu

Jeśli przyjęcie odbywa się w hotelu lub restauracji - to zwykle decydujesz się na obsługę kompleksową - razem z cateringiem. Jeśli jest to inne miejsce (np. kino, teatr) to musisz znaleźć firmę, która taki catering zorganizuje.

Czego należy dopilnować w kwestii cateringu:

- pomyśl, co powinno się znaleźć w menu takiego przyjęcia. Kolacja wigilijna ma swoje dania tradycyjne, które powinny być na stole. Jednak, jeśli organizujesz spotkanie noworoczne, to nie ma już takich ograniczeń i możesz dać się ponieść fantazji.
Pamiętaj, ze restauracje mają ogromne doświadczenie i warto się zdać na propozycje szefa kuchni, lub menedżera restauracji, którzy potrafią skomponować różnorodne menu dla odpowiedniej liczby osób.
Wybierz z propozycji te pozycje, które najbardziej pasują do Twoich wymagań (Twojej firmy) i pomyśl czy nie chcesz czegoś zmienić, postaraj się negocjować ceny.
Na takiej kolacji zwykle część dań podają kelnerzy dla każdej osoby, a część stawianych jest na stołach i każdy nakłada sobie wedle smaku, apetytu i gustu. 

Planując kolację pamiętaj o ewentualnych wegetarianach (możesz w zaproszeniu zawrzeć prośbę o zgłaszanie alergii lub preferencje dotyczące jedzenia mięsa).

W umowie z firmą cateringową lub restauracją zawrzyj także szczegółowe menu i godziny podania potraw. To wygodna forma, która pozwoli Ci potem dopilnować szczegółów.

6. Dodatkowe atrakcje

Ponieważ jest to spotkanie wigilijne, warto zastanowić się, czy nie zorganizować dodatkowych atrakcji związanych ze świętami, jak np.: rozdawanie prezentów, konkursy świąteczne, a może warto przygotować jakiś koncert kolęd wigilijnych, albo po prostu tańce pod jemiołą.
To wszystko oczywiście zależy od punktu 7, czyli od budżetu.

7. Budżet przyjęcia

Jako koordynator przyjęcia musisz kontrolować budżet i przepływ gotówki

• zbierz informacje o przewidywanych kosztach stałych (wynajęcie restauracji, zaproszenia, koszty logistyki i obsługi) i zmiennych (związanych z ilością gości: catering)
• budżet awaryjny- uwzględniamy kwotę na nieprzewidziane dodatkowe wydatki (np. kwiaty, nadgodziny ekipy przygotowującej przyjęcie, dodatkowy catering, nieprzewidziane koszty logistyczne)
• ustal czas płatności- kiedy i za co trzeba zapłacić? W tym celu najlepiej usiądź ze wszelkimi umowami dotyczącymi przyjęcia (umowa z restauracją, cateringową, firmą od wysyłki zaproszeń, DJ-em, itd.) i spisz z nich terminy płatności zaliczek i rozliczenia całego przyjęcia. Wszystkie daty wpisz w harmonogram płatności (ja terminy wpisuję jako wydarzenia w kalendarzu outlook, ale możesz wpisać sobie te terminy w pliku Excel i wydrukować je i powiesić w widocznym miejscu. W miarę upływu czasu możesz je sobie oznaczać jako opłacone. 
• pamiętaj, aby w umowie zastrzec rodzaj płatności, termin i otrzymanie faktury VAT.
• przygotuj wstępny kosztorys, na który będziesz nanosić wszelkie poniesione koszty, oznaczać opłacone kwoty; 
• pamiętaj, aby regularnie przeglądać kosztorys i nanosić na niego zmiany.

A tutaj znajdziesz tekst o tym, w co się ubrać na firmowe przyjęcie: LINK.

Ciekawa jestem, czy w Waszych firmach organizowane są przyjęcia wigilijne lub noworoczne. Napisz, jak się one odbywają w komentarzu, lub na profilu facebookowym. 
Masz pytanie? Pisz do mnie na fiszermonika@interia.pl , chętnie odpiszę.