Jak pozbyć się nadmiaru papierów w pracy?

Papierologia to znienawidzona dziedzina przez niemal wszystkich pracowników. Nadmiar dokumentów może obrzydzić najpiękniejszy wiosenny dzień i zepsuć humor. Dziś poradzę Ci, jak zmniejszyć listę dokumentów. 

via: Pexels

Przede wszystkim, musisz wiedzieć, że są takie dokumenty, których pozbyć się nie możesz przez jakiś czas i należy je przechowywać w papierowych oryginałach:

• dokumenty kadrowe - 50 lat
  to wszelkie umowy, zaświadczenia o zatrudnieniu itd.
• dokumenty ZUS -10 lat 
• dokumenty podatkowe - 5 lat
  to na przykład wszelkie PIT-y, faktury i rachunki będące podstawą do odliczenia podatków, potwierdzenia nadania PIT-u itp.

Powyższe terminy są ogólne - aktualne szczegóły przeczytasz w artykule na stronie Poradnik Przesiębiorcy (LINK). To są do terminy przechowywania, które regulują różnego rodzaju przepisy prawne.
Są też dokumenty, których przechowywanie nie jest opisane w żadnych przepisach, ale rozsądek  i własny dobry interes nakazuje je przechowywać:

Umowy

Umowy pomiędzy kontrahentami też są ważne i też należy je przechowywać w oryginale. Według mnie trzeba je trzymać do czasu zakończenia zobowiązań wynikających z umowy (gwarancja, wszelkie wadia i zabezpieczenia) i dodać jeszcze 5 lat.

Gwarancje i paragony

Potwierdzenie zakupu artykułów z gwarancją należy przechowywać tak długo jak gwarancja jest ważna. 

Poza powyższymi przypadkami, większość papierzysk według mnie jest niepotrzebna.

Co zatem zrobić, żeby pozbyć się tych zalegających teczek, segregatorów i innych ksiąg? Odpowiedź jest jedna, choć bardzo ogólna: DIGITALIZACJA.

Skan

Zeskanuj te rzeczy, które wg Ciebie mogą się przydać. Ja mam zeskanowane np. pełnomocnictwa. Oryginały zostały przekazane do osób upoważnionych albo wysłane do różnych instytucji, a mnie kopie potrzebne są tylko w celu ewidencji. Po co mi więc segregator z kopiami? Skanuję wszystko i wyrzucam papierowe wersje.

Elektroniczne wersje 

Wprowadź elektroniczne wersje różnych, dotąd papierowych, zbiorów: 

Książka korespondencji:

Czy na pewno jest konieczna jej papierowa wersja? Według mnie nie. Ewidencję korespondencji prowadzę w komputerze - w pliku excel. Dzielę plik na dwie części - pocztę wychodzącą i przychodzącą, a każdy wiersz to osobna pozycja poczty przychodzącej lub wychodzącej. 

Takie wersje elektroniczne różnych zbiorów dokumentów mają dużo zalet: 

• można szybko wyszukać różne informacje, 
• można je łatwo filtrować,
• dane są czytelne (nie tak jak w wersji papierowej),
• możesz wprowadzać różne udogodnienia (np. autouzupełnianie).

Wizytówki elektroniczne

Zawsze mnie denerwowały wizytówki papierowe, które znajdowałam w kieszeniach, portfelu, torebce, szufladach, w różnych miejscach - nawet jako zakładki w książkach. Teraz staram się od razu przepisać wizytówkę do komputera (Outlook) lub do smartfona.
Mogę tam też dodawać uwagi, skąd znam osobę, o czym rozmawialiśmy itd.

Kalendarz i notes

Ja akurat jestem zwolenniczką notesów i kalendarzy w wersji papierowej, ale spróbuj - może Tobie sprawdzą się elektroniczne wersje dokumentów. Przy okazji nie obciążasz dodatkowo torebki, czy aktówki - smartfon i tak masz zawsze ze sobą, a możesz w nim zapisywać różne luźne myśli, ale także od razu planować spotkania i wyjazdy.

Poza tym:

• zrezygnuj z otrzymywania papierowych katalogów producentów rzeczy wszelakich (wyposażenia biurowego, artykułów biurowych, artykułów magazynowych, gazetek reklamowych) 
  No chyba, że jesteś jedną z niewielu osób, która z nich korzysta. Obecnie znaczna większość producentów ma wersje online katalogów i wygodnie możesz oglądać je na ekranie komputera. 
• zrezygnuj z prenumeraty czasopism papierowych na rzecz prenumeraty elektronicznej. Jest jeszcze sporo osób, które lubią przeglądać płachty gazet przy porannej kawie, lub popołudniowej herbacie, ale wiele osób już i tak przegląda wiadomości na ekranie komputera lub smartfona. 

A Ty, jak się pozbywasz nadmiaru papierów? 
Pisz w komentarzu, lub na fiszermonika@interia.pl