Papierologia to znienawidzona dziedzina przez niemal wszystkich pracowników. Nadmiar dokumentów może obrzydzić najpiękniejszy wiosenny dzień i zepsuć humor. Dziś poradzę Ci, jak zmniejszyć listę dokumentów.
Przede wszystkim, musisz wiedzieć, że są takie dokumenty, których pozbyć się nie możesz przez jakiś czas i należy je przechowywać w papierowych oryginałach:
- dokumenty kadrowe - 50 lat
to wszelkie umowy, zaświadczenia o zatrudnieniu itd. - dokumenty ZUS -10 lat
- dokumenty podatkowe - 5 lat
to na przykład wszelkie PIT-y, faktury i rachunki będące podstawą do odliczenia podatków, potwierdzenia nadania PIT-u itp.
Powyższe terminy są ogólne - aktualne szczegóły przeczytasz w artykule na stronie Poradnik Przesiębiorcy (LINK). To są do terminy przechowywania, które regulują różnego rodzaju przepisy prawne.
Są też dokumenty, których przechowywanie nie jest opisane w żadnych przepisach, ale rozsądek i własny dobry interes nakazuje je przechowywać:
Są też dokumenty, których przechowywanie nie jest opisane w żadnych przepisach, ale rozsądek i własny dobry interes nakazuje je przechowywać:
Umowy
Umowy pomiędzy kontrahentami też są ważne i też należy je przechowywać w oryginale. Według mnie trzeba je trzymać do czasu zakończenia zobowiązań wynikających z umowy (gwarancja, wszelkie wadia i zabezpieczenia) i dodać jeszcze 5 lat.
Gwarancje i paragony
Potwierdzenie zakupu artykułów z gwarancją należy przechowywać tak długo jak gwarancja jest ważna.
Poza powyższymi przypadkami, większość papierzysk według mnie jest niepotrzebna.
Co zatem zrobić, żeby pozbyć się tych zalegających teczek, segregatorów i innych ksiąg? Odpowiedź jest jedna, choć bardzo ogólna: DIGITALIZACJA.
Skan
Zeskanuj te rzeczy, które wg Ciebie mogą się przydać. Ja mam zeskanowane np. pełnomocnictwa. Oryginały zostały przekazane do osób upoważnionych albo wysłane do różnych instytucji, a mnie kopie potrzebne są tylko w celu ewidencji. Po co mi więc segregator z kopiami? Skanuję wszystko i wyrzucam papierowe wersje.Elektroniczne wersje
Wprowadź elektroniczne wersje różnych, dotąd papierowych, zbiorów:
Książka korespondencji:
Czy na pewno jest konieczna jej papierowa wersja? Według mnie nie. Ewidencję korespondencji prowadzę w komputerze - w pliku excel. Dzielę plik na dwie części - pocztę wychodzącą i przychodzącą, a każdy wiersz to osobna pozycja poczty przychodzącej lub wychodzącej.
Takie wersje elektroniczne różnych zbiorów dokumentów mają dużo zalet:
- można szybko wyszukać różne informacje,
- można je łatwo filtrować,
- dane są czytelne (nie tak jak w wersji papierowej),
- możesz wprowadzać różne udogodnienia (np. autouzupełnianie).
Wizytówki elektroniczne
Zawsze mnie denerwowały wizytówki papierowe, które znajdowałam w kieszeniach, portfelu, torebce, szufladach, w różnych miejscach - nawet jako zakładki w książkach. Teraz staram się od razu przepisać wizytówkę do komputera (Outlook) lub do smartfona.Mogę tam też dodawać uwagi, skąd znam osobę, o czym rozmawialiśmy itd.
Kalendarz i notes
Ja akurat jestem zwolenniczką notesów i kalendarzy w wersji papierowej, ale spróbuj - może Tobie sprawdzą się elektroniczne wersje dokumentów. Przy okazji nie obciążasz dodatkowo torebki, czy aktówki - smartfon i tak masz zawsze ze sobą, a możesz w nim zapisywać różne luźne myśli, ale także od razu planować spotkania i wyjazdy.Poza tym:
- zrezygnuj z otrzymywania papierowych katalogów producentów rzeczy wszelakich (wyposażenia biurowego, artykułów biurowych, artykułów magazynowych, gazetek reklamowych)
No chyba, że jesteś jedną z niewielu osób, która z nich korzysta. Obecnie znaczna większość producentów ma wersje online katalogów i wygodnie możesz oglądać je na ekranie komputera. - zrezygnuj z prenumeraty czasopism papierowych na rzecz prenumeraty elektronicznej. Jest jeszcze sporo osób, które lubią przeglądać płachty gazet przy porannej kawie, lub popołudniowej herbacie, ale wiele osób już i tak przegląda wiadomości na ekranie komputera lub smartfona.
Pisz w komentarzu, lub na fiszermonika@interia.pl
W moim biurze - jestem asystentem prezesa - od kilku lat digitalizuję wszystko, a przy okazji bardzo dokładnie opisuję skan dokumentu wraz z datą. Oczywiście dokumenty papierowe są też i przechowuje się je zgodnie z normą. Natomiast wyszukiwanie dokumentów na serwerze zajmuje tylko kilka sekund. Gorzej z szukaniem segregatora w archiwum, a potem szukanie właściwego dokumentu.
OdpowiedzUsuńCo do dziennika korespondencji - preferuję papierowy.
Kalendarz książkowy obowiązkowo.
Mam wrażenie, że coraz bardziej odchodzi się już w dzisiejszych czasach od papierowych dokumentów. Ale to nic złego :) Oczywiście, są takie rodzaje dokumentów, że wręcz należy je przechowywać w oryginałach. Ale większość można trzymać w informatycznych systemach sid, co pozwala zarówno na utrzymanie porządku i miejsca, jak i oszczędność papieru :) Poza tym, często łatwiej znaleźć coś w systemie, niż w stosach kartek.
OdpowiedzUsuńNo tak. Czasem nadmiar papierów może nieco nam napsuć krwi. Na całe szczęście obecnie natrafić można na ciekawe funkcjonalności takie jak na przykład ta: https://sente.pl/teneum/workflow-i-dokumenty/funkcjonalnosc, które to funkcjonalności mogą niezwykle ułatwić pracę :)
OdpowiedzUsuńMoim zdaniem najlepszym wyjściem jest ich archiwizowanie i przede wszystkim takie działania się zdecydowanie najlepiej sprawdzają. Ja korzystam nawet z specjalnych programów do takich rzeczy. W końcu archiwizacja poprzez https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/ da nam na pewno pełną swobodę w uporządkowaniu dokumentacji.
OdpowiedzUsuńJa pokusiłam się za namową przyjaciółki na najem pomieszczenia w Less Mess Storage, świetna sprawa i dobry ruch, bo pozbyłam się nadmiaru dokumentów, które już od kilku lat mi zalegały. Mają tam odpowiednie warunki i różnorodność pomieszczeń czyli dla każdego coś się znajdzie no i mam wreszcie miejsce na nowe dokumenty ;)
OdpowiedzUsuńMy od lat chowamy dokumenty w less mess i szczerze ich polecam, bo nigdy nie było z nimi żadnego problemu, kosztuje to mniej niż 100zł miesięcznie, a świety spokój bezcenny ;)
OdpowiedzUsuńPolecam ten Less Mess w Poznaniu na Ostrowskiej, świetne doradztwo, warunki i nie tylko cenowe (chociaż teraz mają super promocje) są naprawdę godne podziwu. Z takimi firmami dogonimy Europę.
OdpowiedzUsuńFajna sprawa z tymi magazynami. Dowiedziałam się o nich od znajomych, którzy już kiedyś wynajmowali w Less Mess Storage i byli bardzo zadowoleni.
OdpowiedzUsuńPolecam Less MEss Storage. Korzystam i jestem zadowolony
OdpowiedzUsuńSerdecznie polecam, less mess storage, bardzo kompleksowa obsługa i dobre warunki.
OdpowiedzUsuńPolecam nowy obiekt w Poznaniu przy Dabrowskiego ;)
OdpowiedzUsuńteż zdecydowanie jestem zwolenniczką przerzucania wszystkiego co tylko się da w wersje elektroniczne.no ale wiadomo, dokumenty papierowe gdzieś i tak trzeba trzymać, więc archiwum firmowe mamy we wspomnianym już tutaj Less Mess Storage. warunki do przechowywania papierów są idealne, ceny też w porządku, jak jakiegoś dokumentu nagle potrzebuję, to zawsze mogę podjechać i go zabrać, dla mnie mega rozwiązanie
OdpowiedzUsuńNajlepszym sposobem na pozbycie się zbędnej "papierologii" w firmie jest digitalizacja dokumentów. Jeśli chodzi o akta osobowe więcej przeczytacie na ten temat na stronie https://ksservice.pl/pracodawca/digitalizacja-teczek/.
OdpowiedzUsuńMyślę, że na pewno warto jest skorzystać z usług firmy https://archiveo.pl/ która właśnie wie co zrobić z dokumentami. Jak dla mnie sama archiwizacja jak i digitalizacja dokumentacji jest doskonałą sprawą.
OdpowiedzUsuńJeśli zaczynasz lub prowadzisz już biznes w Warszawie lub jego okolicach, to biuro https://wzpartners.pl/oferta/uslugi-ksiegowe/ jest idealnym miejscem. Dzięki profesjonalnej usłudze dobrego księgowego zaoszczędzisz czas i wysiłek, który musiałbyś włożyć w zarządzanie swoją firmą oraz dokumentacją. Ta firma oferuje szeroki zakres usług, w tym księgowość, listy płac, doradztwo podatkowe i inne ważne rzeczy dotyczące twojej firmy.
OdpowiedzUsuńW różnych branżach przydać się mogą różne usługi. Dla niektórych biznesów niezbędne mogą być takie usługi i produkty jak na przykład listwy magnetyczne: https://katalog.mix-graf.pl/pl/c/Oslony-magnetyczne/23 . Dlatego też warto wiedzieć, gdzie można szukać tego typu usług.
OdpowiedzUsuńCiekawe porady
OdpowiedzUsuńZdecydowałam się na współpracę z https://biuro-rkb.pl/ na podstawie rekomendacji i nie zawiodłam się. Ich doradztwo i wsparcie w kwestiach księgowych są na najwyższym poziomie. Jestem pod wrażeniem ich wiedzy i skuteczności. Każdemu przedsiębiorcy, który potrzebuje solidnego wsparcia księgowego, polecam ich usługi.
OdpowiedzUsuń