Jak taktownie przerwać spotkanie?

Wielokrotnie zdarzało mi się przerywać ważne spotkania w pracy. 
Spotkanie Rady Nadzorczej, posiedzenie Zarządu, spotkania ze Związkami, ale i zwyczajne spotkania czasem trzeba przerwać. Wiele razy byłam proszona przez kolegów z pracy o wejście na spotkanie i wyproszenie jakiejś osoby, albo uzyskanie podpisu, albo przekazanie jakiejś informacji.


Powodem dla zakłócenia spotkania może być:
  • konieczność pilnego podpisania dokumentów, 
  • odebrania ważnego telefonu, 
  • wyjścia na inne spotkanie, lub przyjście gościa,
  • zareagowanie na nagłą sytuację, 
ale i wiele innych sytuacji, bo praca asystentki to często umiejętność reagowania na niespodziewane zdarzenia.

Od kilku osób słyszałam, że czują się źle przerywając takie spotkanie, bo wtedy oczy wszystkich uczestników są zwrócone na nich, bo muszą się usprawiedliwić i przeprosić. 
Jak w taktowny sposób wejść na spotkanie?


Jesteś na miejscu

Po pierwsze - pamiętaj, że częścią pracy asystentki jest organizacja kalendarza zwierzchników. To oznacza, że trzeba czasem przerwać przedłużające się spotkanie i dopilnować, aby szef o czasie dotarł na inne spotkanie.
Ty jesteś też pośrednikiem pomiędzy pracownikami a szefem, więc możesz też przekazywać ich pilne informacje albo prosić o podpisy. Twoja praca ma ułatwiać pracę innym. 

Bądź taktowna

Zapukaj, wejdź i przeproś, że przeszkadzasz. Wytłumacz, że sprawa jest pilna i
  • czy możesz poprosić o wyjście w pilnej sprawie "tęitęosobę",
  • czy możesz poprosić o pilny podpis na ważnym dokumencie, 
  • przypomnij o kolejnym spotkaniu, 
  • poinformuj o gościu, który czeka na zewnątrz, 
  • albo poinformuj o tym, o czym powinnaś (jeśli sprawa jest dyskretna - poproś adresata wiadomości o wyjście na zewnątrz, przepraszając resztę uczestników spotkania, albo przekaż notatkę na kartce).

Ustal zasady

Warto mieć ustalone wcześniej jakieś procedury postępowania w takich nagłych sytuacjach. Porozmawiaj ze swoim szefem jak powinnaś się zachowywać w takich momentach. Może wypracujecie jakieś swoje zasady? Może:
  • będziesz kontaktować się na komunikatorze, 
  • wyślesz smsa z informacją, 
  • może masz wchodzić zawsze na 10 minut przed planowanym końcem spotkania i przypominać ile czasu zostało, 
a może wypracujecie wspólnie jeszcze jakieś inne rozwiązanie?


Napisz, czy masz jakieś specjalne procedury na takie sytuacje? A może w Waszej firmie nikt nie śmie przerywać spotkań Zarządu?


Komentarze

  1. SuperPorady.Moc podziękowań i pozdrowień.

    OdpowiedzUsuń
  2. Przerwanie takiego spotkania zawsze jest bardzo trudne według mnie. Sam wiem coś o tym.

    OdpowiedzUsuń

Prześlij komentarz

Z przyjemnością przeczytam Twój komentarz!