Wielokrotnie zdarzało mi się przerywać ważne spotkania w pracy.
Spotkanie Rady Nadzorczej, posiedzenie Zarządu, spotkania ze Związkami, ale i zwyczajne spotkania czasem trzeba przerwać. Wiele razy byłam proszona przez kolegów z pracy o wejście na spotkanie i wyproszenie jakiejś osoby, albo uzyskanie podpisu, albo przekazanie jakiejś informacji.
Powodem dla zakłócenia spotkania może być:
- konieczność pilnego podpisania dokumentów,
- odebrania ważnego telefonu,
- wyjścia na inne spotkanie, lub przyjście gościa,
- zareagowanie na nagłą sytuację,
ale i wiele innych sytuacji, bo praca asystentki to często umiejętność reagowania na niespodziewane zdarzenia.
Od kilku osób słyszałam, że czują się źle przerywając takie spotkanie, bo wtedy oczy wszystkich uczestników są zwrócone na nich, bo muszą się usprawiedliwić i przeprosić.
Jak w taktowny sposób wejść na spotkanie?
Jesteś na miejscu
Po pierwsze - pamiętaj, że częścią pracy asystentki jest organizacja
kalendarza zwierzchników. To oznacza, że trzeba czasem przerwać
przedłużające się spotkanie i dopilnować, aby szef o czasie dotarł na
inne spotkanie.
Ty jesteś też pośrednikiem pomiędzy pracownikami a szefem, więc możesz też przekazywać ich pilne informacje albo prosić o podpisy. Twoja praca ma ułatwiać pracę innym.
Ty jesteś też pośrednikiem pomiędzy pracownikami a szefem, więc możesz też przekazywać ich pilne informacje albo prosić o podpisy. Twoja praca ma ułatwiać pracę innym.
Bądź taktowna
Zapukaj, wejdź i przeproś, że przeszkadzasz. Wytłumacz, że sprawa jest pilna i- czy możesz poprosić o wyjście w pilnej sprawie "tęitęosobę",
- czy możesz poprosić o pilny podpis na ważnym dokumencie,
- przypomnij o kolejnym spotkaniu,
- poinformuj o gościu, który czeka na zewnątrz,
- albo poinformuj o tym, o czym powinnaś (jeśli sprawa jest dyskretna - poproś adresata wiadomości o wyjście na zewnątrz, przepraszając resztę uczestników spotkania, albo przekaż notatkę na kartce).
Ustal zasady
Warto mieć ustalone wcześniej jakieś procedury postępowania w takich nagłych sytuacjach. Porozmawiaj ze swoim szefem jak powinnaś się zachowywać w takich momentach. Może wypracujecie jakieś swoje zasady? Może:
Napisz, czy masz jakieś specjalne procedury na takie sytuacje? A może w Waszej firmie nikt nie śmie przerywać spotkań Zarządu?
- będziesz kontaktować się na komunikatorze,
- wyślesz smsa z informacją,
- może masz wchodzić zawsze na 10 minut przed planowanym końcem spotkania i przypominać ile czasu zostało,
Napisz, czy masz jakieś specjalne procedury na takie sytuacje? A może w Waszej firmie nikt nie śmie przerywać spotkań Zarządu?
SuperPorady.Moc podziękowań i pozdrowień.
OdpowiedzUsuńDziękuję bardzo i również pozdrawiam :)
UsuńPrzerwanie takiego spotkania zawsze jest bardzo trudne według mnie. Sam wiem coś o tym.
OdpowiedzUsuńJeśli prowadzisz firmę, w której wykorzystujesz dysze - sprawdź ofertę w firmie https://www.dyszeprzemyslowe.pl/glowice-myjace
OdpowiedzUsuńNie każdy pracownik sobie z takim zadaniem poradzi, dużo zależy od tego jaką jest się osobą. Dlatego szukając osób do pracy trzeba patrzeć na wszystko, nie tylko na kompetencje zawodowe. W rekrutacji pomogą w tym narzędzia od https://extended.tools/ . Dzięki nim można zatrudnić osoby które realnie w pracy się odnajdą i będą wywiązywać się ze swoich obowiązków jak najlepiej.
OdpowiedzUsuń