Jak sobie radzić z zadaniami wykluczającymi się

Dziś przeczytasz o tym jak sobie radzić z zadaniami wzajemnie się wykluczającymi. Wiele osób musi pracować w tym samym czasie nad kilkoma zadaniami- jedne z nich to codzienna zwykła praca, inne to część większego projektu, a jeszcze inne to nagłe i pilne zdarzenia wymagające naszej reakcji.

W pracy asystentki znacznie częściej niż na innych stanowiskach pojawiają się te nagłe i pilne sprawy, które zmuszają nas do porzucenia akurat wykonywanego zadania. Podobny temat poruszałam w poprzednim wpisie - jak się lepiej skoncentrować. Aby go przeczytać kliknij TUTAJ. 
Jeśli chcesz więcej przeczytać o multitaskingu lub inaczej wielozadaniowości - kliknij w TEN LINK.

Kluczem jak zwykle jest planowanie:

via: Pixabay

Plan dnia

Łatwiej Ci będzie się zorganizować jeśli wszystko wcześniej zaplanujesz. Ja każdego dnia przeglądam listę rzeczy do zrobienia (robię to często popołudniu poprzedniego dnia). Sprawdzając swoją listę zadań mogę: 

• zacząć dzień od najważniejszego zadania, tak aby wykonać jego największą jego część; 
• jeśli zdarzy się coś nagłego, co wymaga przerwania moich obowiązków, mogę do nich wrócić bez długiego zastanawiania się nad tym co powinnam zrobić  - wystarczy, że zerknę na listę zadań. 

Ustalanie priorytetów

Dla asystentki priorytetowe zadania to zadania, które są priorytetowe dla ich przełożonych. Jednak jeśli jesteś świadoma tego, co dzieje się w firmie, co jest ważne dla firmy, będziesz sama umiała nadawać odpowiednie priorytety. Znajomość specyfiki działalności firmy pozwoli Ci świadomie i samodzielnie dokonywać wyboru priorytetowych obowiązków. 

Jeśli Twoja firma produkuje wyposażenie na zamówienia klientów, to oferta dla klienta, którą trzeba dostarczyć dziś do godziny 12:00 będzie dla Ciebie priorytetem. Zostawisz inne zadania i podstemplujesz, oprawisz, dasz do podpisu szefowi i szybko poprosisz kolegów o wyjazd do klienta.  

W tym względzie proaktywność jest istotna - zainteresuj się od początku pracy w nowej firmie - co produkuje, jak działa, co jest dla niej ważne, jakie działania są priorytetowe. Wykazując taką ciekawość przyśpieszysz i ułatwisz sobie proces wdrażania się w nowe obowiązki i szybciej osiągniesz doświadczenie w nadawaniu priorytetów. 

Nie planuj 100% swojego czasu

Zostaw w planie dnia około 40 procent czasu na wydarzenia niezaplanowane. Jeśli jesteś asystentką lub sekretarką, lub jeśli masz ciągły kontakt z klientem, to zostaw jeszcze więcej czasu na te nagłe sytuacje.

Jeśli przytrafi Ci się dzień kiedy nie będziesz mieć dodatkowych nagłych zadań możesz go poświęcić na jakieś dodatkowe doszkolenie się - ja sobie powtarzam słówka z angielskiego, albo porządkuję dokumenty (zawsze jest co zrobić w biurze).

Komunikacja

Prawidłowa komunikacja i przepływ informacji jest kluczowy w każdej pracy i na każdym stanowisku.

• Jeśli nie powiesz, że masz dużo pracy to nikt o tym nie będzie wiedział i wiele osób będzie Cię obciążać dodatkowymi zadaniami zakładając z góry, że masz dużo czasu na pomoc im w ich obowiązkach. 
• Jeśli ktoś prosi Cię o pomoc - dopytaj jak pilne to jest, na kiedy musi to być zrobione. Wtedy często się okazuje, że nie jest to takie pilne jak było w pierwszej chwili. Dzięki temu odsiewasz zadania priorytetowe od mniej pilnych.  
• Powiedz jasno - teraz zajmuję się inną sprawą, mogę się tym zająć za godzinę i będę nad tym pracować przez kolejne dwie godziny, czy to dla Ciebie jest wystarczające? W ten sposób druga osoba będzie wiedziała, kiedy może się spodziewać wyników pracy. Może zdecydować, że zajmie się tym sama, przekaże sprawę komuś innemu lub poczeka, aż Ty będziesz mogła jej pomóc.
• Rozmawiaj też z przełożonym - dopytuj o zadania na dziś, sprawy priorytetowe. Przypomnij mu o spotkaniach na dziś i najbliższych zobowiązaniach, bo może to zmieni Wasz plan dnia. 

Napisz, czy zdarzają Ci się zadania wymagające zarządzania priorytetami i planowania? Jak sobie z tym radzisz? Pisz w komentarzach, zarówno ja jak i inni chętnie przeczytają o Twoich doświadczeniach. Jeśli nie chcesz pisać w komentarzu, to napisz do mnie na adres fiszermonika@interia.pl