Co jest potrzebne w sali konferencyjnej?

Jako asystentka lub sekretarka na pewno organizujesz mnóstwo spotkań, a wiele z nich w sali konferencyjnej. Poniżej przeczytasz o tym, co powinno się znaleźć w sali konferencyjnej, aby spotkanie przebiegało sprawnie i bez zakłóceń. 

via: Pixabay

Mogą Cię także zainteresować moje inne wpisy:

1. Jak zorganizować spotkanie - link TUTAJ 
2. Jak oszacować ilość przekąsek na spotkanie - link TUTAJ. 

1. Stół i krzesła

   To oczywista oczywistość.
   Jest taka strategia, która sugeruje, aby w sali konferencyjnej były niewygodne krzesła, żeby ludzie się nie rozsiadali i szybciej kończyli spotkanie. Moim zdaniem nie jest to dobre rozwiązanie.

2. Dobre oświetlenie

   Dobre oświetlenie i możliwość wyłączenia częściowo światła - na przykład przy ekranie projektora, aby widoczność była lepsza. W tym samym celu przydadzą się dobrze zaciemniające żaluzje w oknach, przy bardzo słonecznym dniu trzeba dobrze zaciemnić salę, żeby było widać obraz z rzutnika.

3. Projektor i ekran do wyświetlania

   Dobrej jakości i niezawodny projektor, a także ekran do wyświetlania (specjalne ekrany lub specjalna farba pozwalają uzyskać lepiej skontrastowany obraz z rzutnika).

4. Pilot ze wskaźnikiem

   Taki pilot bardzo się przydaje podczas prezentacji - nie dość, że jednym kliknięciem pozwala przerzucać slajdy w prezentacji, to ma jeszcze wskaźnik laserowy, który ułatwia wskazanie omawianych szczegółów. 

5. Zapasowe kable

   Wszelkie możliwe kable:
   Przedłużacz - zawsze się przyda, warto mieć ich więcej.
   Kabel sieciowy - podłączenie do internetu po kablu przydaje się, jeśli zamierzamy korzystać z dysków sieciowych. Takie łącze jest z reguły szybsze od wi -fi.
   Przełączniki z VGA na HDMI - niektóre komputery mają wyjścia HDMI inne VGA, taki kabelek pozwala wszystkim modelom komputerów podłączyć się bez problemu do projektora.

6. Hasło do wi-fi

   Ja mam pod ręką wydrukowanych kilkanaście kartek z nazwą sieci i hasłem dla gości. W sali konferencyjnej też uzupełniam ich zapas.
   Takie gotowe do wypełnienia karteczki do druku, w atrakcyjnej stylistyce, możecie pobrać z genialnej strony My Pink Plum - zupełnie za darmo - bezpośredni link TUTAJ.

7. Urządzenie do wideo i telekonferencji

   Czasem się zdarza, że należy przeprowadzić spotkanie na odległość. W tym celu przyda się właśnie odpowiednie urządzenie, a także oprogramowanie na komputerze. O tym jak zorganizować telekonferencję pisałam TUTAJ.

8. Flipchart (z zapasem kart) lub tablica suchościeralna z kompletem mazaków (działających mazaków, a nie wyschniętych) oraz gąbką.

9. Kartki do notowania i długopisy

   Zawsze ktoś zapomni wziąć coś do notowania - więc zapas czystych kartek i kilka długopisów schowanych w szafce przyda się na pewno. 

10. Soki i wody wraz ze szklankami

    Wyznacz sobie jakiś dzień w tygodniu aby sprawdzać zapas wody i soków, tak żeby Cię nie zaskoczył nagły brak tuż przed spotkaniem. Ja kupuję soki i wodę (gazowaną i niegazowaną) w butelkach szklanych o pojemności szklanki (czyli 0,33l) - są zdecydowanie bardziej eleganckie niż te w plastikowych butelkach.
    Soki w szklanych butelkach kupuję głównie firmy Tarczyn, bo są dostępne niemal wszędzie i w bardzo dużej ilości różnych smaków.
    Wodę w szklanych butelkach kupuję ostatnio firmy Kinga Pienińska albo Ostromecko, bo takie dostępne są ostatnio w sklepach, w których kupujemy artykuły spożywcze. Ponadto, jedna i druga firma ma bardzo gustowne butelki z zielonego szkła, które elegancko wyglądają na spotkaniach.
    Wpis nie jest sponsorowany przez żadną firmę - piszę o produktach, których sama używam i są sprawdzone.
    Jeśli chodzi o szklanki - warto podać je tuż przed spotkaniem, żeby się niepotrzebnie nie kurzyły w sali. 

11. Ekspres do kawy i czajnik

    W niektórych firmach spotyka się ekspres do kawy i czajnik z zapasem herbaty i kawy. Pozwala to nie przerywać spotkania, żeby prosić o kawę, tylko w każdej chwili zrobić sobie szybko napój.

12. Serwetki

    Serwetki w serwetniku, zadbaj o to, aby był ich zapas przed każdym spotkaniem.

13. Cukier

    Cukier w cukierniczce - najlepiej w kostkach ze szczypczykami, ewentualnie cukier sypki z łyżeczką (zarówno szczypczyki i łyżeczka muszą być czyste - warto sprawdzić przed spotkaniem, czy ktoś nie umoczył ich w herbacie).

14. Słodycze lub słone przekąski

    W niektórych firmach podaje się w trakcie spotkań takie drobne przekąski - powinny to być takie przekąski, które łatwo wziąć pojedynczo do ręki i nie ubrudzić się. Powinny to być na przykład: cukierki pakowane pojedynczo, ciastka kruche lub paluszki
    Najlepsze są kruche ciastka, bez czekolady i kremów (takie ciastka z czekoladą i kremami szybciej się psują, krem lub czekolada może się rozpłynąć i ubrudzić dłonie podczas spotkania). Słone przekąski - tu chodzi mi o paluszki lub krakersy. 

Kiedy to wszystko jest w sali - ja jestem spokojniejsza. Mam wtedy większą szansę, że goście nie będą co chwilę przerywać mi pracy i prosić o przyniesienie brakujących rzeczy. 

Może masz pomysły, co jeszcze powinno się znaleźć w sali konferencyjnej? Napisz w komentarzu!