Jak ułatwić sobie pracę?

via: Pexels

Nie chcesz przychodzić do pracy ze zniechęceniem, apatią, czy przerażeniem? Może moich kilka wskazówek okaże się dla Ciebie przydatne?

Kiedyś napisałam o tym, jak wykonać 3 kroki do łatwiejszej pracy - LINK

Dzisiejszy tekst będzie nie tylko dla asystentek, ale dla każdego pracującego. 

1. Plan

Dobry plan to podstawa efektywnego dnia pracy. Pomaga zaprojektować sobie dzień i jednocześnie zweryfikować na koniec dnia jego wykonanie. 

Ja taką listę robię albo popołudniu, na koniec każdego dnia pracy, albo (częściej) z samego rana - kiedy jeszcze popijam kawę i jem śniadanie. 

Musisz sprawdzić, kiedy Tobie jest wygodniej robić harmonogram dnia. 

Na tej liście powinny się znaleźć maksymalnie 3 duże zadania - takie, które musisz dziś wykonać, które są bardzo ważne i kluczowe. 

Poza tymi dużymi zadaniami, wpisz na listę wszystkie mniejsze rzeczy, które powinny być wykonane. 

Mnie taka lista, wykonana rano pomaga ustrukturyzować dzień. Wiem, jak rozplanować dzień, przypominam sobie o wielu sprawach i nastawiam odpowiednio na ich wykonanie. 

via: Max Pixel

Wykonanie zadań zacznij od tych dużych i ważnych - masz na początku więcej energii i zapału, kreatywności i mniej osób Ci przeszkadza. W ciągu dnia pojawiają się nowe zlecenia, maile, telefony, które mogą zaburzyć plan dnia. Dlatego - im wcześniej się zajmiesz ważnymi rzeczami, tym większe prawdopodobieństwo, że je wykonasz szybko i w całości. 

Jeśli w ciągu dnia pojawiają się nowe rzeczy - także dopisuj je do listy. Są osoby, które mają świetną pamięć, ale co zapisane - nie będzie nigdy zapomniane. 

Bądź niezłomny i nie traktuj planu, jako czegoś fakultatywnego. Niech to będzie dla Ciebie coś nieuchronnego, czego bezwzględnie się trzymasz. 

Osoby na etacie, które mają nad sobą szefa, mają w tej kwestii łatwiejsze zadanie, ponieważ nad wykonaniem ich zadań czuwa jakiś nadzorca. 

Osoby pracujące jako freelancerzy muszą same sobie wyrobić taki nawyk obowiązkowości i konieczności wykonywania zadań z listy. 

Mnie często się zdarzało traktować plan dość lekceważąco - w końcu sama sobie go zrobiłam, więc mogę go zmodyfikować, czy przełożyć jego wykonanie na kiedy indziej. Jednak to droga do krainy prokrastynacji. 

Dlatego traktuj plan zadań obligatoryjnie, a dzień zaliczysz do efektywnych. 

I jeszcze istotna sprawa - nie planuj sobie dnia w stu procentach, zawsze zostaw sobie choćby mały bufor na nagłe i niespodziewane wydarzenia. Pisałam o tym TUTAJ, jeśli masz ochotę - przeczytaj. 

2. Porządek

Zachowuj porządek w miejscu pracy. Bezwzględnie!

via: Pexels

O tym, jak to zrobić - pisałam już TUTAJ. 

Są osoby, które się odnajdują w artystycznym nieładzie, ale jednak porządek ma same zalety:

• nie szukasz dokumentów, potrzebnych akcesoriów - wszystko jest w wyznaczonym miejscu; 
• nic nie rozprasza Twojej uwagi; 
• to dobrze i profesjonalnie wygląda z punktu widzenia ewentualnych klientów / gości; 

Dlatego: 

• utrzymuj porządek na biurku, w warsztacie, czy gdziekolwiek pracujesz; 
• w biurze stwórz czytelny i prosty system przechowywania umów, dokumentów; 
• staraj się mieć zawsze zapas akcesoriów, z których korzystasz (papier do drukarki, tusz, zszywki, farby, gwoździe) - dzięki temu zapobiegasz przestojom w pracy spowodowanym brakiem niezbędników; 

3. Pozytywne nastawienie

Dobre nastawienie do pracy jest kluczowym czynnikiem do bycia efektywnym. Dobry plan, porządek i super gadżety ułatwiające pracę przydają się, ale na dłuższą metę to nastawienie ma bardzo ważne znaczenie. 

Możesz być świetny w wykonywaniu jakichś obowiązków, nawet jeśli ich nie lubisz, ale jest to męczące, im dłużej trwa. Staraj się więc zmienić swoją pracę, na taką jaką lubisz, albo polubić aktualną. 

via: Pexels

Poza tym: 

• staraj się odpowiednio dużo wypoczywać - dobry sen (każdy ma swoje preferencje dotyczące długości snu, więc długość dopasuj do swoich potrzeb), odpoczynki w ciągu dnia pracy (wstanie od komputera, krótki spacer wokół budynku, rozciągnięcie mięśni) pomagają utrzymać higienę fizyczną i umysłową; 
• bądź fizycznie aktywny - udowodniono naukowo (LINK do artykułu), że sport poprawia nastrój i zwiększa efektywność pracy; 
• dbaj o relacje w pracy - od czasu do czasu porozmawiaj z kolegami, pośmiej się, wyślij zabawnego maila, przynieś pączki do pracy i poczęstuj współpracowników; 
• umilaj sobie pracę na sposoby, które sprawiają Ci przyjemność (i są dozwolone) - postaw kwiatki na biurku, słuchaj przyjemnej muzyki, ustaw ładną tapetę na komputerze. 

Masz jakieś swoje triki ułatwiające bycie efektywnym w pracy? Napisz w komentarzu tutaj, napisz na facebooku lub do mnie na maila - fiszermonika@interia.pl