Jak zorganizować spotkanie - cz. 5.1 konferencja

Jak zorganizować konferencję

Zorganizowanie udanej profesjonalnej konferencji wymaga drobiazgowych przygotowań i zaangażowania wielu sił i środków. W kolejnych tygodniach zaplanowałam poradnik w odcinkach. Odcinki będą zorganizowane nie tematycznie, ale chronologicznie. Jeśli chodzi o tematy, o których należy pamiętać przy organizacji każdej konferencji - znajdziesz je poniżej. Każdemu z tych tematów należy w różnych okresach przed konferencją poświęcić uwagę w inny sposób.
To mój plan działania, oczywiście możesz dopracować szczegóły według własnego uznania.

1. 30 listopada przeczytasz: Co zaplanować na początku: na miesiąc i wcześniej przed konferencją?
2. 7 grudnia dowiesz się: Czego dopilnować w tygodniu przed konferencją?
3. 14 grudnia przeczytasz: Co należy zrobić na dzień przed konferencją?
4. 21 grudnia dowiesz się: Co zrobić w dniu konferencji?
5. 11 stycznia dowiesz się: Co zrobić po konferencji?

Poniżej lista tematów, o których napiszę w kolejnych poniedziałkowych wpisach:

1. Idea konferencji - prawdopodobnie jest narzucona z góry, jeśli nie - trzeba dobrze przemyśleć dla kogo i w jakim celu organizujesz konferencję.
2. Tytuł i temat konferencji - konferencja musi mieć czytelny dla uczestników temat. Tak jak punkt pierwszy - zwykle jest odgórnie określony.
3. Termin konferencji - trzeba dobrze przemyśleć pod kilkoma względami:
   - inne wydarzenia; 
   - zaproszonych gości (jeśli goście są z innych miast, może nie warto zaczynać wcześnie rano, żeby mieli szansę dojechać na miejsce). 
4. Miejsce konferencji - miejsce konferencji musi być odpowiednie pod następującymi względami:
   - liczby uczestników - sale konferencyjne muszą pomieścić zaproszonych gości;
   - standardu i charakteru (charakter konferencji może zasugerować konkretne miejsce);
   - odległości od innych atrakcji;
   - ceny.
   Pamiętaj - jest wiele miejsc, które mogą gościć Twoją konferencję: kino, teatr, hotel, aula studencka - zastanów się czego potrzebujesz, co jest dla Ciebie ważne.
5. Prelegenci - muszą zostać zaproszeni, poproszeni o konkretne prezentację, należy dopilnować terminowego nadsyłania materiałów.
6. Budżet konferencji - możesz go określić, lub możesz mieć narzucony z góry. 
7. Produkcja konferencji - zakres tematyczny wystąpień prelegentów, pomoc w przygotowaniu prezentacji.
8. Przygotowanie wizualnej identyfikacji konferencji - logo, plakaty, strona www.
9. Uczestnicy -zaproszenie, zawiadomienie, zarządzanie listami obecności.
10. Archiwizacja konferencji - zdjęcia, film.
11. Ocena konferencji.

*zdjęcie via MorgueFile